Als Vermieter effizient die eigenen Immobilien digital verwalten

In der Zeitschrift Finanztest 01/2022 wurde im Artikel „Mieten und Preise in den Top-7 Städten“ eines deutlich – die Preise steigen und sind gerade in städtischen Gebieten bereits auf einem sehr hohen Niveau. Auch wenn die Kaufpreise von Immobilien in den letzten Jahren gestiegen sind, so werden weiterhin Immobilien von Immopreneuren gekauft und vermietet. Ein weiterer Anstieg der Preise scheint ebenso in Sicht, denn erst kürzlich hat die Bafin einen höhere Kapitalpuffers und eines Systemrisikopuffers bis 2023 für die deutschen Banken verordnet. BaFin-Chef Branson begründet dies mit besonders schnell steigenden Preisen und Kreditvolumina bei Wohnimmobilien.

Als Vermieter kennt man die Möglichkeiten Immobilien zu kaufen und zu vermieten und kann Märkte in der Regel gut einschätzen, da man ja bereits Immobilien gekauft und finanziert hat. Vielleicht haben Sie sich als Vermieter für das Jahr 2022 gute Vorsätze gemacht um Ihre Immobilien zukünftig besser zu verwalten und ggf. sogar den Bestand zu skalieren?

Mitte 2021 hatte Alexander Raue vom Vermietertagebuch 74 Immobilien, er sprach davon dass man spätestens ab der 2. oder 3. Immobilie als Vermieter ein System schaffen sollte, dies effizient zu verwalten. Im Interview kam Immocloud als Immobilienverwaltungssoftware zur Sprache. Wenn also mehr Einheiten dazu kommen, so braucht es Werkzeuge um dies entsprechend verwalten zu können.

Wie kann man die eigenen Immobilien besser digital verwalten?

Als Vermieter kennen Sie die Situation, wenn der bisherige Mieter gekündigt hat und ein neuer Mieter für die Immobilie gefunden werden soll. Die Abwicklung der alten Kaution, Inserat der Wohnung, die Wohnungsbesichtigung sowie die Erstellung des neuen Mietvertrages und die Einrichtung der neuen Mietkaution müssen organisiert werden. Nicht zuletzt die Nebenkostenabrechnung und ggf. eine Teilauszahlung der Kaution des bisherigen Mieters.

Viele der Punkte sind manuelle Schritte für die man ggf. auf Daten zugreifen muss, welche in der Vergangenheit liegen und bestenfalls in einem Ordner gesammelt wurden. Gerade wenn es sich nicht nur um eine Immobilie handelt, die vermietet wird, braucht man eine gute Organisation. Sowohl für die finanzielle Seite als auch für alle weiteren Bereiche, welche die Wohneinheiten betreffen.

Genau hierfür eignet sich eine Hausverwaltung Software – idealerweise von überall erreichbar. Gab es früher Programme wie den Wiso Hausverwalter, den Hausverwalter 365 Plus oder Domus 1000, so hat sich diese Art von Software wie viele weitere Programme zur Dienstleistung, bzw. Software as a Service gewandelt. Immocloud ist ein Anbieter, der die Verwaltung der einzelnen Wohneinheiten vereinfacht und dabei auch eine sichere Anbindung an Bankkonten ermöglicht.

Die DKB Bank bietet zudem für private Vermieter das DKB Vermieterpaket und für gewerbliche Vermieter die DKB Verwalterplattform auf der es eine der einfachsten Möglichkeiten gibt die Mietkautionen zu verwalten.

Um den Überblick nicht zu verlieren und die eigenen Immobilienanzahl skalieren zu können sind zwei Werkzeuge enorm hilfreich und helfen dabei effizienter und organisierter die eigenen Immobilien zu verwalten: Die DKB Bank als Basis für die Kontobewegungen (selbst wenn nicht über die DKB die Immobilie finanziert wurde) und Mietkaution und Immocloud für die einfache digitale Verwaltung der Wohneinheiten.

DKB Vermieterpaket als Immobilienkonto

Wieso eignet sich insbesondere die DKB Bank für Vermieter? Wenn man diese Frage in einem Vermieterforum stellt, so kommt ein Punkt immer und immer wieder als Antwort: Wegen der Mietkaution.

Zwar bietet das DKB Vermieterpaket auch zusätzliche Features wie die Überwachung der monatlichen Mieteinnahmen mit automatischer E-Mail Benachrichtigung, aber dadurch dass Kautionskonten kostenfrei sind und eine beliebige Anzahl an Konten parallel eröffnet werden können (seit 1. Oktober 2020 nur 1€ Gebühr/Monat für Mietkonten und Instandhaltungsrücklagenkonten) eignet sich das Vermieterpaket ideal für den selbstorganisierten Vermieter.

Immocloud für die Verwaltung der Immobilien

Gleichzeitig ist Immocloud als Software das ideale Gegenstück zu den Konten der DKB, es bietet ein individuelles Dashboard und somit sofort eine Übersicht über Cashflow, Rendite, Leerstandsquote und weitere Kennzahlen. So kommt man als Vermieter von einem Bauchgefühl über den finanziellen Stand oder Excel-Tabellen die von Zeit zu Zeit aktualisiert werden zu Echtzeit Berechnungen.

Das Digitales Dokumentenmanagement macht die Verwaltung von Mietverträge, Rechnungen, Bescheinigungen so einfach wie nie zuvor. Diese werden in immocloud gespeichert und können bei Bedarf direkt mit den Mietern geteilt werden.

Das Mieterportal bündelt auch die Kommunikation mit den Mietern. Diese erhalten Zugang zu allen wichtigen Informationen und Dokumenten und können Nachrichten mit dem Vermieter über das Portal austauschen.

Einer der wichtigsten Vorteile liegt jedoch in dem intelligenten Finanzmanagement. Als Vermieter erhält man einen Überblick über Mieteingänge, hat eine Verwaltung der Ausgaben und kann einfache und unkompliziert die Erstellung der Nebenkostenabrechnungen durchführen. Im Grunde genommen der One-Stop-Shop für Vermieter, sobald man einmal die Bankkonten mit Immocloud verbunden hat.

Wie funktioniert die Verknüpfung zwichen Immocloud und den DKB Konten?

Das Verknüpfen der Konten mit Immocloud wird denkbar einfach gemacht. Hierfür kommt ähnlich wie bei anderen Hausverwaltungen die Verbindung über finAPI zum Einsatz. Als Vermieter und Kontoinhaber muss man sich hierzu keine Sorgen um das Bankgeheimnis machen, da dies auf Basis der PSD2-Richtlinie umgesetzt wird und eine Verbindung alle 90 Tage erneuert werden muss um weiterhin den Zugriff zu erlauben.

Über die intuitive Benutzeroberfläche kann man direkt die DKB Bank auswählen und die Kontodaten hinterlegen.

Sobald das Konto mit immocloud verknüpft wurde, wird geprüft ob mögliche Mieteingänge auf dem Konto vorhanden sind. Banktransaktionen auf dem Konto werden den Mieten zugeordnet und mit dem Schlagwort „Vorschlag“ gekennzeichnet. Nun bleibt lediglich zu überprüfen und zu bestätigen ob der Vorschlag korrekt ist.

Jede Nacht werden nun die Kontostände zwischen der DKB Bank und Immocloud synchronisiert, sofern die Zustimmung gegeben wurde die PIN zu speichern. Aber auch ein manuelles Synchronisieren ist möglich.

Die Datensicherheit wird bei Immocloud groß geschrieben, die Rechenzentren liegen in
Deutschland, die Daten sind AES256-GCM verschlüsselt und DSGVO konform. Als Vermieter kann man eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für den eigenen Account einrichten.