In der Artikelreihe zur Digitalisierung der Vermietung soll nun der Bereich der Buchhaltung betrachtet werden. Nachdem Lösungen wie Immocloud und objego für die regelmäßige digitalisierte Verwaltung, das DKB Vermieterpaket für die Nutzung der Online-Kautionskonten und Caya für das Digitalisieren der Briefpost im Detail betrachtet wurde, ist nun der Schritt des automatisches Rechnungsmanagements und Anbindung der Buchhaltung im Fokus.
Inhalt
Was macht eine Rechnungsmanagement-Software?
Es gibt keine genaue Abgrenzung des Leistungsspektrums einer Rechnungsmanagement Software, allerdings gibt es einige Kernfunktionen, welche den Alltag wesentlich vereinfachen:
- Rechnungen aus Portalen und von Firmen automatisch abholen
- App für das Smartphone bereitstellen zum Abfotografieren von analogen Rechnungen
- Rechnungen scannen und mittels Schrifterkennung (OCR) die wichtigsten Daten und Kennzahlen extrahieren
- Verbindung mit der Software des Steuerberaters herstellen und Daten für die Buchhaltung bereitstellen
Darüber hinaus gibt es noch weitere Funktionen wie bspw. die Auswertung der Rechnungen und eine Klassifizierung der Dokumententypen (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Belege, Bestellbestätigung, Gutschrift, Lohnabrechnung, etc. …) und die Zuweisung zu den entsprechenden Kontobewegungen.
Die Kernfunktionalität besteht jedoch darin, Zeit dadurch einzusparen dass Rechnungen automatisch abgeholt und gesammelt werden und anschließend an den Steuerberater für die Buchhaltung weitergegeben werden, ohne dass Ordner oder Rechnungen analog per Post geschickt werden müssen. Ein manuelles Einloggen in Rechnungs-Portale und Herunterladen der Rechnungen entfällt ebenfalls.
Durch die Automatisierung der Rechnungsabholung werden zudem lästige Korrekturschleifen vermieden, wenn der Steuerberater noch nach fehlenden Belegen nachfragt.
Alle diese praktischen Funktionen und noch weitere, die auch für Vermieter nützlich sind bietet bspw. eine der führenden Rechnungsmanagement Softwares GetMyInvoices.
Wie kann eine Buchhaltungssoftware für Vermieter sinnvoll genutzt werden?
Vermieter erhalten für Ihre Immobilie häufig Rechnungen, bspw. die Abrechnungen für Wasser, Gas, Wärme oder die Müllgebühren. Jegliche Kosten, welche für die Nebenkostenabrechnung relevant sind, also bspw. Grundsteuer, Hauswart/Hausmeister, Straßenreinigung, Winterdienst, Gebäudereinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Allgemeinstrom, Gartenpflege oder Wartungskosten für die Heizung oder Rauchmelder und Feuerlöscher – es kommen innerhalb eines Jahres sehr viele Rechnungen und Belege zusammen. Immer mehr Dienstleister verschicken Ihre Rechnungen digital, Versorger bieten Onlineportale um die Rechnungen herunterzuladen.
Genau hier setzt die Rechnungsmanagement Software an. Für alle Rechnungen, die der Vermieter unterjährig erhält können Regeln eingerichtet werden, entweder zur automatischen Abholung im Onlineportal, oder aber durch das Weiterleiten per E-Mail an einen digitalen Postfach. Außerdem können mit einer App und dem Smartphone einfach Rechnungen abfotografiert werden, die dann dadurch digitalisiert sind. Die Software fügt diese Rechnung zu den weiteren Rechnungen hinzu und extrahiert automatisch die Daten.
Nicht nur, dass die Rechnungen alle digitalisiert und automatisch gesammelt werden, die Anbindung und Schnittstellen an die Steuerkanzlei sind genauso wichtig und hilfreich. Steuerberater nutzen hierbei wiederum eigene Lösungen wie Addison OneClick, Datev, Agenda, Vertec oder sevDesk. Die Schnittstellen zu diesen Programmen ermöglicht die schnelle automatische Weiterleitung an den Steuerberater für die Buchhaltung. Alle Rechnungen sind zum Quartalsende bereits für den Steuerberater verfügbar.
Anbindung Caya an Rechnungsmanagement Software
Wenn digitale Dienstleistungen, die das Leben vereinfachen, zudem noch Schnittstellen zu weiteren Diensten bieten, so werden Mehrwerte geschaffen. In einem vorherigen Artikel zum Thema digitaler Vermieter wurde bereits Caya als Lösung zur Digitalisierung der Briefpost vorgestellt.
Und hier schließt sich ein Kreis: Eingehende Rechnungen, die noch per Post geschickt werden, können automatisch mit der Rechnungsmanagement Software GetMyInvoices geteilt werden. Hierfür dient die Integration, welche man in GetMyInvoices für Caya einrichtet:
Die Rechnungsmanagement Software ist somit keine Insellösung mehr, sondern fügt sich in den kompletten Prozess der digitalen Buchhaltung ein.
Ein manuelles Öffnen und Abfotografieren der Briefpost entfällt durch Caya, die Anbindung an GetMyInvoices sorgt dafür, dass Rechnungen automatisch erfasst werden.
Anbindung Bankkonto an Rechnungsmanagement-Software
Ein weiterer Schritt zur vollen Integration der einzelnen Dienstleistungen bietet ebenfalls die Anbindung des Bankkontos, bzw. Vermieterkontos. Insbesondere bei vielen Buchungen auf einem Konto kann man schnell den Überblick verlieren, für welche Buchungen bereits eine Rechnung erfasst wurde, und welche Belege noch fehlen. Genau an diesem Punkt setzt das Banking-Modul von GetMyInvoices an, so gibt es die Möglichkeit Einzelne oder eine ganze Reihe von Konten anzubinden und ähnlich wie bei Immocloud die Buchungen im Lesezugriff abrufen zu lassen.
Selbstverständlich ist dies auch mit dem DKB Girokonto möglich, welches zuvor aufgrund der ausgezeichneten Nutzungsmöglichkeiten als Vermieter mit dem DKB Vermieterpaket bereits beschrieben wurde:
Aufgrund von bestimmten Merkmalen wie bspw. dem Buchungsbetrag und dem Datum werden die Buchungen den jeweiligen vorhandenen Belegen automatisch zugewiesen. Aber auch individuelle Transaktionsregeln werden mit der Integration ermöglicht.
Auch wenn man nicht bereit ist den Lesezugriff auf das Konto zu ermöglichen, so ist grundsätzlich ebenfalls wie bei Immocloud ein manueller CSV Upload möglich, sodass man die Daten auch ohne Verbindung nutzen kann um fehlende Belege zu identifizieren.
Fazit zum Rechnungsmanagement für Vermieter
Ein modernes digitales Rechnungsmanagement ist neben der Hausverwaltung für jeden Vermieter im Grunde genommen das Herzstück der Buchhaltung. Langfristig werden nahezu alle Dienstleister auf digitale Rechnungen umstellen.
Den Prozess des Rechnungsmanagements zu digitalisieren und bereits früh einzuführen ist sinnvoll und zeitsparend. Hierbei auf Software zu setzen, die Schnittstellen zu weiteren Dienstleistungen und eine tiefe Integration in weitere Services bietet ist dabei enorm wichtig.
Dadurch kann auch langfristig sichergestellt werden, die Arbeitslast der Routine durch Automatisierung zu reduzieren.
