In der Artikelreihe zu Software und Tools für moderne Vermieter wird in diesem Artikel auf die Digitalisierung von Briefpost eingegangen. Wenn man bereits als Vermieter in Onlinekonto führt, wie das DKB Vermieterpaket um die Mieteingänge, Hausgeld und die Mietkaution zu organisieren, sowie eine Hausverwaltungs-Software wie objego oder Immocloud, dann ist es lediglich ein weitere logischer Schritt ebenfalls die Briefpost zu digitalisieren und sich dadurch ebenfalls ortsunabhängiger zu machen.
Welche Tools braucht man als erfolgreicher Vermieter?
Grundsätzlich sind Werkzeuge und Tools erst einmal nicht notwendig um erfolgreich zu sein als Vermieter – allerdings machen Sie das Leben deutlich einfacher und man hat eine Aufgabe weniger an die man denken muss. Aufgaben die automatisiert wurden, benötigen keine manuelle Erinnerung als Serientermin mehr. Der Fokus kann auf andere Dinge gelegt werden, wenn die wiederkehrenden Aufgaben größtenteils wegfallen.
Eine immer wiederkehrende Aufgabe ist der tägliche Gang zum Briefkasten, sei es zu Hause oder im Büro, um die Post zu sichten, zu sortieren und anschließend zu bearbeiten. Als Vermieter kennt man das, seine es Rechnungen, Post welche die WEG betreffen oder aber der Austausch mit den Mietern – sofern dieser nicht per E-Mail oder Messeneger stattfindet.
Ein Werkzeug, um dies zu vereinfachen ist relativ einfach und schnell erklärt: Caya digitalisiert die tägliche Briefpost, bietet mit einer Document Cloud ein smartes Dokumenten-Management-System an, welches nahtlos in die eigenen Prozesse integriert werden kann.
Wie funktioniert die Digitalisierung der Briefpost?
Seinen es Mietvertrag, Mieterpost oder das Kündigungsschreiben, es gibt noch genügend Gründe dokumentenecht und rechtssicher per Briefpost zu kommunizieren. Trotzdem kann die Post einfach und unkompliziert mit Caya digitalisiert werde.
Die Einrichtung von Caya ist einfach, es gibt verschiedene Arten die Software zu nutzen:
- Entweder wird ein Nachsendeauftrag automatisch innerhalb von Caya eingerichtet, sodass Post der Deutsche Post direkt in das Scan-Zentrum von Caya geschickt wird
- Oder aber eine dedizierte Adresse wird dem Vermieter mitgeteilt, die er seinen Partnern und Mietern kommunizieren kann, um zukünftig darüber die Post zu erhalten
- Ein Kurierdienst ist ebenfalls denkbar, der die Post abholt, scannt und anschließend wie bei den anderen Methoden digital zur Verfügung stellt
Als Nutzer von der Digitalisierung kann man sich entscheiden wie mit den Originalen der Post verfahren werden soll: Die Dokumente werden 90 Tage lang kostenlos im Kurzzeitarchiv aufbewahrt. Sollten Dokumente innerhalb dieses Zeitraums om Original benötigt werden (bspw. Notarurkunden), kann man diese jederzeit via Sofortsendung anfordern.
Auf Wunsch werden auch regelmäßig (monatlich, zweiwöchentlich, wöchentlich) alle Dokumente als Sammelsendung zugesandt oder aber die Dokumente werden dauerhaft in unserem Langzeitarchiv archiviert.
Warum sollte man die Post digitalisieren?
Die Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand:
- Ortsunabhängig auf den eigenen Briefkasten zugreifen
- Alle Dokumente an einem Ort
- Zeit sparen für das Digitalisieren von Briefen und Schriftstücken
Immer mehr Vermieter möchten ortsunabhängig sein oder aber Ihr Büro digitalisieren, sodass eine Anwesenheit vor Ort nicht zwingend erforderlich ist. Der Briefkasten ist häufiger einer der wenigen Gründe wieso der Weg zum Büro gemacht wird.
Gleichzeitig rückt das E-Mail Postfach immer mehr in den Vordergrund und das Abholen der Post kann einfach in diesen Prozess integriert werden.
Jetzt mehr zu Digitalisierung der Briefpost mit Caya erfahren
Wie ist das mit dem Datenschutz und der Datensicherheit bei der Digitalisierung von Briefpost?
Bei jedem digitalen Werkzeug muss man sich vor der Nutzung die Frage der Datensicherheit und des Datenschutzes stellen – insbesondere bei sensiblen Unterlagen, welche per Post verschickt werden. Nicht umsonst gibt es das Postgeheimnis und gerade wenn es darum geht Dienstleistungen zu nutzen, die kritisch für das Geschäft sind sollte man auf die Einhaltung von Vorgaben und Richtlinien achten.
Wie bei Immocloud und der Übertragung der Kontovorgänge zur Erstellung von Statistiken und dem Erhalt von geschäftsrelevanten Zahlen, so gilt es abzuwägen, welche Risiken durch die Digitalisierung von Post bestehen könnten. Wenn die Vorteile der Digitalisierung und die Zeitersparnis demnach in einem gesunden Verhältnis zu dem Risiko stehen, so gilt es lediglich sicherzustellen, wie das Risiko minimiert werden kann. Caya ist in diesem Punkt vorbildlich und sich der Verantwortung bewusst. So hat das Unternehmen einen zertifiziertes IT Service
Management (ITSM), ein zertifiziertes IT-Sicherheits-Managementsystem sowie ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem.
Die Aufbewahrung der Document Management Cloud ist gemäß den Vorgaben der AO, HGB und GoBD revisionssicher und eingehende Briefpost wird durch Caya mit einem Eingangsstempel versehen. Alle Dokumente werden bei Caya automatisiert verarbeitet, sodass ein Verlust von Dokumenten ausgeschlossen wird.
Das Hosting und die Lagerung der Dokumente erfolgt in Deutschland, und auch die Scancenter sind mit höchsten Sicherheitsstandards ausgestattet wie bspw. Videoüberwachung, elektronische Zugangskontrollen und einem Sicherheitsdienst.
Welche Integrationen und Schnittstellen bietet Caya an?
Ein einzelnes Werkzeug fühlt sich häufig an wie eine Insel und die Integration in weitere Bereiche des Unternehmens wird erforderlich. Schnittstellen sind daher essentiell, um bspw. gescannte Dokumente mit anderen Programmen einfach und unkompliziert zu teilen.
Caya bietet aktuell bereits über 30 Integrationen an, welche es erlauben die gescannten Dokumente weiter zu nutzen und zu verarbeiten. Bspw. Zapier oder Ticketsysteme wie Zendesk aber auch Finanzbuchhaltungssoftware wie GetMyInvoices, Billomat oder Buchhaltungsbutler.
Durch diese Integrationen können bspw. Rechnungen direkt mit dem Steuerberater geteilt werden, der diese für die Erstellung der Buchhaltung benötigt.
Aber auch die direkte Integration mit Hausverwaltungs-Software wie Casavi oder Immocloud sind möglich.
Caya mit Immocloud verbinden
Hat man als Vermieter bereits Immocloud erfolgreich im Einsatz, so ist die Verbindung mit Caya ein weiterer Grund ebenfalls die Briefpost zu digitalisieren. Die Einbindung ist einfach über Caya möglich, es muss lediglich die Immocloud E-Mail Adresse hinterlegt werden. Anschließend hat man im Caya Posteingang die Möglichkeit Weiterleitungen einzurichten und hier ebenfalls Immocloud als Applikation auszuwählen.
Quelle: Caya – Einzelne Dokumente können per Weitereitung mit Immocloud direkt geteilt werden
