Die Vermietung der eigenen Immobilien bringt immer wiederkehrende Aufgaben mit sich, das Vermieten der Wohnung ist hierbei der Anfang, was in der Regel alle paar Jahre ggf. neu organisiert werden muss, die Nebenkostenabrechnung erfolgt jährlich, Dokumenten Management und Verträge sind Themen, die jeden Vermieter beschäftigen. Bei einer Wohnung lässt sich dies ggf. noch analog regeln, spätestens jedoch wenn es die Anzahl der zu verwaltenden Immobilien steigt es um 2 oder mehr Wohnungen geht, gilt es den Überblick zu bewahren. Da ist ein naheliegender Schritt eine Software einzusetzen und die Prozesse zu digitalisieren.

Welches Programm eignet sich für die Hausverwaltung?

Grundsätzlich lässt sich hierbei nicht ein einziges Programm als die Lösung für Jeden empfehlen, es kommt immer darauf an, welchen Grad der Digitalisierung und Unterstützung der Vermieter sich wünscht und wieviele Immobilien gemanaged werden sollen – ebenso, welche Programme ggf. bereits zum Einsatz kommen. Viele Anbieter auf dem Markt positionieren sich mit unterschiedlichen Stärken, so gibt es bspw. Banken, welche das Thema rund um die Zahlungseingänge aufziehen, bspw. das DKB Vermieterpaket oder für gewerbliche Nutzer das DKB Verwalterpaket. Andere Anbieter wie immoware24 sind schon seit 2008 im Markt und bieten eine umfassende Lösung inklusive Dokumentenmanagement und dem Schalten von Immobilienanzeigen auf verschiedenen Portalen, alles über den Browser online machbar. Wiederum andere Anbieter setzen auf die App, welche man auf dem Tablet oder Smartphone einrichtet und dort die Immobilien verwaltet. Da sich sehr viele Aufgaben rund um die Buchhaltung drehen, ist eine Integration der Hausverwaltungssoftware in das Onlinebanking nahezu unabdingbar.

Wenn man an eine Automatisierung denkt, so sollte man grundsätzlich noch unterschieden zwischen der Dienstleistung der Hausverwaltung, also einer Firma oder ein Hausverwalter welcher die Aufgaben übernimmt und dafür eine Rechnung stellt – oder aber eine Software oder Software as a Service, bei der der Immobilien Inhaber die Software lediglich als Unterstützung nutzt.

Was ist die beste Hausverwaltungssoftware?

Zum Zeitpunkt dieses Artikel gibt es folgende Softwares, welche im Detail betrachtet wurde:

Möchte man eine Hausverwaltung Software bewerten, so sind hierbei hauptsächlich die funktionalen Kriterien entscheidend, aber auch die Erfahrungen und Empfehlungen, welche mit der Software gemacht wurde. Die folgenden Funktionen sind auf unserer Sicht sinnvoll, wenn es darum geht die Funktionen der einzelnen Anbieter objektiv zu vergleichen:

  • Automatische Überwachung der Mieteingänge
  • Kostenlose Schätzung des Immobilienwertes
  • Automatische Benachrichtigungen bei Mietverzug oder Fehlbeträgen
  • Verwalten von Wohneinheiten, Mietern und Verträgen
  • Überwachung von Einnahmen und Ausgaben
  • Zentrales Ablegen von Dokumenten, bspw. Verträge oder Handwerker Angebote und Rechnungen
  • Identifikation von Kostentreibern
  • Einfaches Erstellen von Nebenkostenabrechnungen
  • Vorschlagen wertsteigernder Maßnahmen

Neben diesen Funktionen sollte die Software für Immobilien sowohl Mietern und Eigentümern einen Mehrwert bieten, bspw. durch die vereinfachte Mietkautionsverwaltung oder einer intuitiven Nebenkostenabrechnung.

DKB Vermieterpaket

Das DKB Vermieterpaket oder die DKB Verwalterplattform kommen eigentlich aus dem Online Banking, sind eng damit verbunden und bieten daher nicht alle Funktionen einer klassischen Hausverwaltung, punktet dabei jedoch bei den direkten operativen monatlichen Aufgaben und unterstützt zudem noch bei dem Thema Mietkaution, wie dies vermutlich wenige andere Hausverwaltungen leisten können.

Folgende Punkte sind insbesondere interessant:

  • Überwachung der monatlichen Mieteinnahmen mit automatischer E-Mail Benachrichtigung
  • Einrichtung der Mietkautionskonten über das Online Banking
  • Instandhaltungsrücklagenkonto und Mieteinnahmen Konto separat nutzbar
  • Schufa Online Abfrage von Mieterinteressenten

Neben diesen klassischen Aufgaben, kommt noch ein WEG Verwalter hinzu, also wenn es darum geht die Wohneigentumsgemeinschaft (WEG) zu koordinieren, Rücklagen zu bilden und diese zu finanzieren. Das DKB Vermieterpaket richtet sich an private Vermieter, die DKB Verwalterplattform jedoch auch an gewerbliche Vermieter mit persönlichem Ansprechpartner, sodass dies auch bspw. als Unterstützung für Hausverwaltungen denkbar ist.

Jetzt mehr zum DKB Vermieterpaket erfahren

vermietet.de Hausverwaltung

vermietet.de Hausverwaltung

Die Software as a Service vermietet.de bietet eine Online Hausverwaltung mit Schnittstelle zum Vermieterkonto. Dadurch lassen sich Buchungen einfach zuordnen, viele Zuordnungen passieren automatisch

  • Nebenkostenabrechnung
  • Online Dokumentenverwaltung
  • Zugriff auf Konto und Bankbewegungen mit Zuordnung der Buchungen

Jetzt mehr zur Hausverwaltung von vermietet.de erfahren

Hausverwaltung Software Immoware24

Immoware24 HausverwaltungDie Hausverwaltung Software immoware24 zeichnet sich dadurch aus, dass diese bereits seit längerer Zeit am Markt ist und dadurch von vielen Vermietern bereits erfolgreich für die Immobilienverwaltung eingesetzt und genutzt wird. Als einer der führenden Anbieter deckt das System folgende Bereiche ab:

  • Kontaktverwaltung
  • KI-basierten Dokumentenerkennung & Weiterverarbeitung
  • Buchhaltung mit Integration in das Onlinebanking und Schnittstellen zu Datev
  • Exposéveröffentlichung auf Immobilienportalen

Einer der großen Vorteile von Immoware24 liegt darüber hinaus darin, dass man als Vermieter oder Hausverwalter einen kostenfreien 30 Tage Testzeitraum hat, um die Software ausgiebig zu testen. Somit kauft man nicht die Katze im Sack und kann sich selber von den Funktionen überzeugen.

Jetzt mehr zur Hausverwaltung Software Immoware24 erfahren

Hausio Hausverwaltung

Die Verwaltung von Hausio gehört genauso wie vermietet.de zu Zenhomes und nimmt Hausverwaltern nahezu die komplette Verwaltung ab. Somit ist die Hausverwaltung im Grunde genommen eine Serviceleistung, bei welcher der Vermieter aus einem von drei Paketen wählt und anschließend die Verwaltung in fremde Hände gibt.

Bei der Mietverwaltung sind folgende Leistungen inbegriffen:

  • Vertragsverwaltung, bspw. der Mietverträge, aber auch mit Behörden und Versorgern, wenn es um Wasser, Strom und Heizung geht
  • Mahnwesen und Anzeige von säumigen Zahlungen
  • Kommunikation zwischen Mieter und Vermieter
  • Rechnungswesen inklusive Nebenkostenabrechnung sowie Anlage eines Mietkautionskontos
  • Instandhaltungsmaßnahmen

Hausio unterscheidet hierbei nicht zwischen privaten Vermietungen und Gewerbeimmobilien, so kann man als Vermieter bspw. auch seine Gewerbeeinheiten über den Dienstleister Hausio verwalten lassen.

Weitere Informationen zur Immobilienverwaltung von Hausio erfahren

hausverwaltung.cloud

Die Software von Hausverwaltung.cloud zeichnet sich durch ein sehr flexibles Zahlungsmodell aus und bietet ähnlich wie die anderen Hausverwaltungen Schnittstellen zum Onlinebanking oder aber auch die manuelle Zuweisung von Zahlungen. Mit der sehr funktional gehaltenen Software lassen sich folgende Bereich abdecken:

  • Automatischer Kontoabgleich um Mieten und Nachzahlungen zu erkennen
  • Automatische Alarmierung sollte ein Mietzahlung überfällig werden
  • Kontaktdaten und Mieterverwaltung

Jetzt mehr zur Hausverwaltungssoftware von hausverwaltung.cloud erfahren

Außer Konkurrenz – Wiso Hausverwalter und Domus 1000

Fairerweise wollen wir hier auch den Hausverwalter 365 Plus erwähnen, ein Urgestein von Buhl Data Service, welches auch bereits vor den modernen Proptech Unternehmen am Markt war und eine Software für Windows anbietet, welche sich an private Vermieter und Hausverwaltungen richtet.

Darüber hinaus ist Domus 1000 eine Software, welche sich auf einem Windows Rechner installieren lässt und sich für die Hausverwaltung eignet. Wieso erwähnen wir diese zwei Arten von Hausverwaltungen ebenfalls in dem Vergleich? Das Geschäft der Hausverwaltung, Facility Management und Immobilienwirtschaft ist schon wesentlich älter als das Internet, die Lösungen welche heute angeboten werden sind in der Regel online basiert, bieten daher mehr Möglichkeiten als dies bisher stationär auf einem einzelnen Rechner möglich war, wie bspw. Schnittstellen zu Onlinebanking oder ein digitales Dokumenten Management, welches es ermöglicht die gespeicherten Verträge und Dokumente auch innerhalb einer App abzurufen.

Ebenso wurde myVerwalto betrachtet, leider wurde dieser Dienst 2019 eingestellt.

Welche Software kann man für die Nebenkostenabrechnung nutzen?

63% der befragten Vermieter verwalten laut einer Statistik von immoscout Ihre Immobilie selber, 19% nutzen eine Hausverwaltung und 18% werden teilweise durch eine Hausverwaltung unterstützt. Somit kann man festhalten, dass viele Vermieter sich mit dem Thema der Nebenkostenabrechnung zumindest einmal im Jahr auseinander setzen. Eine Nebenkostenabrechnung ist hierbei nicht sonderlich kompliziert, es gilt lediglich bei einem Mehrparteienhaus die Nebenkosten aufzuschlüsseln, die Heizkosten mit den tatsächlichen Heizwerten abzurechnen und aufzuschlüssen. Hierbei reichen oftmals bereits 1-2 Excel-Tabellen um dies bspw. mit einem Faktor zu belegen oder aber schlicht und einfach die einzelnen Werte gewissenhaft zusammen zurechnen.

Sollte man jedoch mehr als eine Immobilie vermieten, so macht eine Immobilienverwaltung in Form einer Software durchaus Sinn, um die Informationen rund um die Heizkosten, Wasserkosten und Gemeinschaftskosten in den Betriebskostenabrechnungen richtig zuzuordnen und aufzuschlüsseln.

Die Software von vermietet.de bieten dies z.B. an, so kann man hier die passenden Umlageschlüssel nutzen und die umlagefähigen Kosten abrechnen.

Wie teuer ist eine Hausverwaltung pro Wohnung?

Wenn es darum geht eine Software Lösung auszuwählen, sollte man sich als Vermieter und Unternehmer stets die Frage der Kosten und Nutzen stellen, je mehr Verwaltungseinheiten vorhanden sind, desto lohnender wird in der Regel eine Software – daher ist nicht primär interessant was die Software pro Monat oder pro Jahr kostet, sondern wie teuer die Hausverwaltung pro Wohnung ist. Denn nur so kann man die Kosten gegen die Einnahmen rechnen und hat eine vergleichbare Einheit.

Häufig haben die Lösungen einen monatlichen Fixpreis für die Bereitstellung der Software as a Service über die Cloud, also als Onlinedienst und manchmal einen variablen Preis je zu verwaltender Einheit. Somit kann man mit den Fixkosten und die variablen Kosten zu einem Gesamtpreis je Wohnung kommen. Die rangiert je nach Anbieter von rund 5€/Wohnung pro Monat (hausverwaltung.cloud, vermietet.de) bis zu 15€/Monat + 0,30€ je Einheit/Monat (immoware24), wobei Hausio als Rundum-Sorglos Angebot mit 26€/Monat wirbt. Das DKB Vermieterpaket kostet 1€/Monat je Mieterkonto oder Rücklagenkonto unabhängig von der Anzahl der Verwaltungseinheiten.