Nebenkosten abrechnen – als Vermieter den Umlageschlüssel und Fristen richtig erfüllen

Betriebskosten werden als solche Kosten definiert, welche dem Eigentümer eines Hauses durch das Eigentum oder die bestimmungsmäßige Nutzung des Gebäudes und der Nebengebäude, des Grundstücks und den Anlagen stetig entstehen. Es handelt sich hierbei um regelmäßige und wiederkehrende Kosten.

Einmal pro Jahr müssen die Vermieter die Betriebskostenabrechnung für alle Mieter erstellen. Hierbei gibt es bestimmte Anforderungen zu beachten, um eventuelle Fehler zu vermeiden. Vor allem Vermieter von kleinen Immobilien, die diese allein verwalten, können hierbei vor große Herausforderungen gestellt werden.

Was gehört alles zu den Nebenkosten?

Generell handelt es sich bei allen Nebenkosten um jene Kosten, welche neben einem Hauptaufwand bestehen. Im Mietrecht sind dies jene Posten, die außer der eigentlichen Mietzahlung zu zahlen sind. Zu solchen Kosten können zum Beispiel Heizung, Wasser, Müllabfuhr oder Hausmeisterkosten gehören.

Lediglich bei gewerblich genutzten Gebäuden wird in aller Regel von allgemeinen Nebenkosten gesprochen. Da sich dieser Begriff jedoch in sämtlichen Bereichen des Mietrechts durchgesetzt hat, sind in aller Regel umgangssprachlich auch Betriebskosten die Nebenkosten, welche mit der Miete gezahlt werden.

Neben der Betriebskostenverordnung ist zugleich das Bürgerliche Gesetzbuch eine bedeutende gesetzliche Grundlage für die Vereinbarung und den Umgang mit den Nebenkosten. Vor allem § 556 BGB ist dabei von Bedeutung, da er definiert, was die Kosten eigentlich sind und wie Betriebs- bzw. Nebenkosten zwischen den Mietvertragsparteien ausgemacht werden können.

Wer weniger heizt, zahlt auch weniger Nebenkosten

Bei der Vorauszahlung der Nebenkosten kann, wenn die tatsächlichen Kosten niedriger ausfallen, nach der aktuellen Abrechnung eine Rückzahlung erfolgen. Wenn die Kosten allerdings höher liegen, müssen die Mieter mit einer Nachzahlung rechnen. Eine Erhöhung der Nebenkosten kann bei einer Vorauszahlung zugleich der Anpassung dienen, was im Rahmen einer Abrechnung zur geringeren Nachzahlung oder einer Erstattung führen kann. Eine Nachzahlung kann auch noch nach dem Auszug erfolgen, hierfür ist die Mietkaution bspw. ein Mittel des Vermieters um die Kosten zu decken.

Beides ist bei der Nebenkostenpauschale nicht möglich, weil hier ein fester Geldbetrag unabhängig von den eigentlichen Kosten vereinbart worden ist und weder der Vermieter noch der Mieter Rück- oder Nachzahlungen verlangen können.

Sind die Nebenkosten für ein Haus oder für die Wohnung vereinbart, stellt sich zunächst die Frage welche Kosten dazuzählen und welche lediglich ein Vermieter zu zahlen hat. Ob es sich dabei um umlegbare Nebenkosten handelt, sorgt oft zwischen den Parteien für Unstimmigkeiten.

Die Betriebskostenverordnung legt allerdings genau fest, welche Aspekte bei einer Wohnung oder einem Haus als Nebenkosten gelten. Im § 1 wird hier definiert was nicht als Betriebskosten amtlich gemacht werden kann. Der § 2 bestimmt, welche Beträge umgelegt werden können.

Diese Regelungen gelten für Nebenkosten bei Eigentumswohnungen ebenso wie Mietwohnungen oder einem Haus. Durchschnittliche Kosten können sich örtlich je nach anfallenden Ausgaben für das Haus sehr unterscheiden. Ein Betriebskostenspiegel kann Vermietern und Mietern und einen Überblick geben, welche Kosten zu erwarten und angemessen sind.

Alles, was dem Unterhalt des jeweiligen Objektes dient, muss der Vermieter allein bezahlen. Dies betrifft vor allem sämtliche Reparatur- und Renovierungsarbeiten und den Ersatz von Installationen. Eine neue Heizung oder neue Stromleitungen beispielsweise gehen stets zulasten des Eigentümers.

Umbauten und Renovierungsarbeiten können allerdings zu einer Mieterhöhung führen, wenn der Mieter durch die neuen Leistungen von einem zusätzlichen Komfort profitieren kann. Hierzu zählen beispielsweise eine neue Küche, neue Fenster, ein neues Bad oder eine neue Wärmedämmung.

Nicht zulässige Nebenkosten sind zudem: Steuern und Abgaben, Gebäudeversicherungsprämien sowie Erschließungs- und Anschlussgebühren.

Wie werden die Nebenkosten abgerechnet?

Gemäß dem Mietrecht hat ein Vermieter stets die Wahl, zu welchem Anteil und ob er die anfallenden Betriebskosten auf sämtliche Mieter umlegen will. Im Mietvertrag wird zwischen einer Nebenkostenpauschale oder einer Nebenkostenvorauszahlung unterschieden.

Die am häufigsten angewendete Variante ist in der Praxis die Nebenkostenvorauszahlung. Hierbei leistet der Mieter pro Monat eine vertraglich vereinbarte Vorauszahlung. In einem solchen Fall muss der Vermieter die Nebenkosten einmal pro Jahr abrechnen. Stellt sich dann heraus, dass die tatsächlichen Kosten niedriger waren als die geleistete Vorauszahlung, bekommt der Mieter eine Rückzahlung. Im umgekehrten Fall steht der Mieter in der Pflicht eine entsprechende Nachzahlung zu leisten.

Eine Nebenkostenpauschale ist eher unüblich. Dabei bezahlt der Mieter an den Vermieter einen festen monatlichen Betrag, unabhängig von den tatsächlich anfallenden Nebenkosten. Durch eine solche Zahlung der Pauschale sind alle laufenden Nebenkosten bezahlt. Bei der Variante ist keine separate Nebenkostenabrechnung nötig.

Bestenfalls sind gleich im Mietvertrag die Betriebskosten sowie der Verteilerschlüssel bereits ausgewiesen. Ein Verteilerschlüssel bestimmt, wie die Betriebskosten des Objektes auf die Mietereinheiten umgelegt werden. Auf eine Frist muss hierbei nicht geachtet werden.

Die rechtlichen Grundlagen für die Nebenkostenabrechnung

Das Bürgerliche Gesetzbuch erlaubt im § 556, dass der Mieter bei der Bewirtschaftung des Objektes die anfallenden Betriebskosten trägt. Diese müssen allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllen. So sollten diese regelmäßig anfallen, dem Gebot der Ökonomie entsprechen und für die bestimmungsgemäße Nutzung des Objektes erforderlich sein.

Obwohl im Alltag die Begriffe Neben- und Betriebskosten oftmals synonym verwendet werden, besteht hier ein Unterschied: Vor allem zwischen den Begriffen Nebenkostenpauschale und Nebenkostenvorauszahlung und gibt es einen wichtigen Gegensatz.

Die Nebenkostenvorauszahlung ist jene Abschlagszahlung, die der Mieter zusätzlich zu seiner Miete jeden Monat im Voraus zahl. Wenn im Mietvertrag eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart ist, dann muss der Vermieter jedes Jahr eine Nebenkostenabrechnung anfertigen. Hieraus ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Der Mieter kann die Abrechnung beim Ausbleiben der Zahlungen verlangen und bis zur Abgabe der Abrechnung sogar die Nebenkostenvorauszahlungen verweigern.

Die Nebenkostenpauschale ist ein spezieller pauschalierter Betrag, welchen der Mieter in aller Regel monatlich zahlt. Hiermit sind sämtliche Betriebskosten unabhängig von der eigentlichen Höhe abgegolten. Der Vermieter erstellt in diesem Fall keine Betriebskostenabrechnung. Ausgenommen von dieser pauschalen Leistung sind Kosten für Warmwasser und Heizung, da der Vermieter solche Kosten gemäß Heizkostenverordnung zu wenigstens 50 Prozent verbrauchsabhängig bestimmen und umlegen muss.

Eine Betriebskostenverordnung listet in § 2 BetrKV jene als Nebenkosten umlegbaren Kosten auf. Diese kann ein Vermieter abrechnen. Wichtig ist jedoch, dass diese im Mietvertrag genau vereinbart sind. So darf die Nebenkostenabrechnung keinerlei Kosten enthalten, welche nicht im Mietvertrag benannt sind. Eine Ausnahme gilt, wenn der Mietvertrag eine Öffnungsklausel enthält. Darin können die Parteien jene Umlage von Betriebskosten vereinbaren, die künftig zusätzlich anfallen. Beispiele hierfür sind Ausgaben für die Wartung von Rauchmeldeanlagen, die in den meisten Bundesländern erst seit einigen Jahren vorgeschrieben sind.

Die Bedeutung des Umlageschlüssels

Wie hoch eine Nebenkostenabrechnung für den Mieter ausfällt, hängt immer vom Verteiler- bzw. Umlageschlüssel ab, welcher bei der Erstellung der Abrechnung benutzt wird. Ein Umlageschlüssel bestimmt, welchen Anteil an der Summe der Nebenkosten eine Mietpartei zahlen muss. Der persönliche Verbrauch des Mieters kommt hingegen nur zum Tragen, wenn dieser ermittelt werden kann.

Leider wird der Umlageschlüssel von Vermieter nicht immer richtig angewandt, wodurch Fehler in der Abrechnung entstehen.

Dem Umlageschlüssel „Wohn- und Nutzfläche“ ist die Gesamtwohnfläche nach Quadratmetern des Objektes zu ermitteln. Hierbei wird die Wohnflächenverordnung angewandt, in welcher auch Schrägen, Balkone oder Terrassen sowie Wintergärten berücksichtigt werden:

• Terassen zählen zu einem Viertel und bei guter Nutzbarkeit jeweils zur Hälfte als Wohnfläche.
• Wintergärten zählen bei fehlender Beheizbarkeit stets zur Hälfte und bei Beheizbarkeit vollständig zur Wohnfläche.

Die Betriebskosten werden dann durch die bestimmte Gesamtwohnfläche dividiert und mit der Wohnfläche der einzelnen Wohnungen multipliziert. Außerdem kann auch die Wohnfläche der Wohnungen prozentual in eine Beziehung zur Gesamtwohnfläche gesetzt werden.

Die Art des Umlageschlüssels gibt vor, wie der Vermieter die Summe der Nebenkosten auf die Mietparteien aufteilt. Mögliche Umlageschlüssel sind die Größe des Haushalts mit der Anzahl der Personen, die Wohnfläche oder die Zahl der Wohneinheiten. Ist vertraglich kein Umlageschlüssel festgelegt, muss der Vermieter die Nebenkosten anhand der Wohnfläche berechnen. Welchen der möglichen Verteilerschlüssel ein Vermieter bei seiner Abrechnung der Nebenkosten anwenden muss, ist in aller Regel stets im Mietvertrag vereinbart.

Es können unterschiedliche Umlageschlüssel für die verschiedenen Betriebskostenarten benutzt werden. So kann es zum Beispiel Sinn ergeben, verbrauchsabhängige Betriebskosten wie Abwasser- oder Müllgebühren anhand der Personenzahl zu berechnen, während Schornsteinfeger, Gartenpflege oder Hauswart mittels der Wohnfläche als Umlageschlüssel aufgeteilt werden. Entscheidend ist aber, dass der Mieter vorher weiß, welche Kosten sein Vermieter mit welchem Umlageschlüssel berechnen wird.

Ist im Mietvertrag kein Umlageschlüssel für Nebenkosten vorgegeben, dann schreibt das Bundesgesetzbuch die Abrechnung durch die Wohnfläche vor. Dieser Umlageschlüssel erscheint gerecht. Mieter, welche mehr Anteil am Haus bewohnen, müssen auch mehr Anteile an den Gesamtkosten zahlen, welche auf das Haus entfallen. Ein eher sparsamer Verbrauch der Mietparteien oder jener Umstand, dass unterschiedlich viele Familienmitglieder in der Wohnung mit derselben Fläche leben, kommen bei dem Verteilerschlüssel allerdings nicht zum Tragen.

Bei einer Umlage über die Wohnfläche wird berechnet, welcher Anteil der Kosten auf einen Quadratmeter anfällt. Dieser Faktor wird mit der Fläche der betreffenden Wohnung multipliziert.

Bis wann muss ein Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Für eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung müssen die Vermieter seinem Mieter die Abrechnung bis längstens ein Jahr nach Ende des Zeitraums der Abrechnung zukommen lassen. Bei einem Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2018 muss der Mieter seine Nebenkostenabrechnung spätestens zum 31. Dezember 2019 erhalten haben.

Neben dieser Frist zur Abrechnung ist der Abrechnungszeitraum eine weitere bedeutende Zeitspanne, die der Vermieter beachten muss, wenn er die Nebenkostenabrechnung erstellt. Die Betriebskosten dürfen generell über einen Zeitraum von höchstens zwölf Monaten abgerechnet werden. Hierbei spielt es jedoch keinerlei Rolle, ob der Abrechnungszeitraum von Januar bis Dezember geht oder zum Beispiel vom 30. Mai bis 1. Juni, solange insgesamt zwölf Monate nicht überschritten sind.

Wird der Abrechnungszeitraum vom Besitzer überschritten, gilt die Nebenkostenabrechnung als nicht korrekt erstellt. Der formelle Fehler hat dann die Folge, dass der Mieter eine eventuelle Nachzahlung nicht tragen muss.

Die maximale Abrechnungsperiode für die Nebenkostenabrechnung beträgt zwölf Monate. Meist wird als Abrechnungsperiode das komplette Kalenderjahr gewählt (von Januar bis Dezember). Möglich sind zugleich auch vom laufenden Jahr abweichende Perioden. Sollte ein Vermieter die Nebenkostenabrechnung für einen zwölf Monate überschreitenden Zeitraum erstellen, kann der Mieter eine Nachzahlung der geforderten Nebenkosten verweigern, bis er eine einwandfreie Nebenkostenabrechnung von seinem Vermieter erhält.

Versäumt ein Vermieter die Abrechnungsfrist, kann dieser eine Nachzahlung der Nebenkosten generell nicht mehr von seinen Mietern verlangen. Dies ist die Ausschlussfrist. Ein möglicherweise zu Gunsten des Mieters bestehendes Nebenkostenguthaben bleibt auch nach Ablauf der Frist bestehen. Wenn der Vermieter jedoch nachweisen kann, dass die Fristüberschreitung nicht persönlich von ihm zu verantworten ist, dann ist eine Nebenkostenabrechnung trotz dieser Überschreitung wirksam. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn die Zustellung der Nebenkostenabrechnung nicht beizeiten erfolgen konnte, weil der Mieter unbekannt verzogen gewesen ist.

Welche formalen und inhaltlichen Anforderungen gibt es für Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung?

Damit ein Vermieter eventuelle Nachforderungen gegenüber seinem Mieter geltend machen kann, wenn die tatsächlichen Betriebskosten jene vom Mieter bezahlten Abschläge überschreiten, müssen die Vermieter einige inhaltliche und formale Anforderungen berücksichtigen. Generell gilt, dass Nebenkostenabrechnungen übersichtlich gestaltet sein müssen und Mindestangaben beinhalten.

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung so gestalten, dass der Mieter sie auch als juristischer Laie verstehen kann. Die transparente Abrechnung soll dem Mieter die Prüfung der Abrechnung zulassen. Gegen falsche Abrechnungen können die Mieter Widerspruch einlegen. Ein Vermieter ist zudem verpflichtet, die Nebenkosten in den Abrechnungen aufzulisten und den Mieter mithilfe einer Kostenübersicht zu informieren. Zahlungsbelege über entstandene Kosten müssen einer Nebenkostenabrechnung nicht unbedingt beigefügt werden, sind jedoch vom Vermieter auf Verlangen eines Mieters nachträglich anzureichen.

Die Rechtsprechung verlangt in den inhaltlichen Anforderungen, dass eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung verschiedene Angaben enthält:

1. Dies ist der Name und die Anschrift des Vermieters oder der Hausverwaltung,
2. die Anschrift und der Name des Mieters, eine genaue Benennung des Abrechnungszeitraums. Bei einem unterjährigen Wechsel der Mieter ist der Zeitraum des ausziehenden bzw. des einziehenden Mieters mit anzugeben.
3. Ebenso ist die Bezeichnung des Mietobjektes, auf welche sich die Nebenkostenabrechnung bezieht, anzugeben. Auch die Adresse und gegebenenfalls die Etage der Wohnung;
4. Die Aufführung der Kostenarten entsprechend den vertraglichen Regelungen – entweder nach dem Kostenkatalog der Betriebskostenverordnung oder nach der individuellen mietvertraglichen Vereinbarung ist ebenfalls von Bedeutung.

Zu den inhaltlichen Anforderungen gehört in jedem Fall die Angabe der „sonstigen Betriebskosten“ nach § 2 Ziffer 17 der Betriebskostenverordnung. Die Angabe jener dem Vermieter entstandenen Kosten für jede der einzelnen Kostenarten (auch wenn alle Aufwendungen nur teils umlegbar sind) sowie eine Aufteilung auf einzelne Mietwohnungen sind anzugeben. Hierbei sind vor allem die Leerstände zu berücksichtigen.