In Deutschland leben laut statistischem Bundesamt 53,5% der Menschen zur Miete – das sind rund 44,5 Millionen Menschen. Jährlich ziehen ca. 9 Millionen Menschen in Deutschland um, das bedeutet dass viele Vermieter regelmäßig die Wohnung neu vermieten und dabei auch eine Mietkaution in der Regel verlangen und einrichten.

Vor Zeiten der Digitalisierung war das Kautionssparbuch das Maß aller Dinge: Der Mieter oder Vermieter ist zur Bankfiliale gegangen, hat ein neues Sparbuch eröffnet, die Mietkaution eingezahlt oder überweisen lassen und dieses anschließend mit einem Sperrvermerk versehen lassen. Der Vermieter hat dieses Sparbuch für die Dauer des Mietverhältnisses übergeben bekommen und im besten Fall im Bankschließfach oder im Tresor aufbewahrt – schließlich war das Sparbuch bares Geld wert.

Nach Ende des Mietverhältnisses wurde das Sparbuch wieder dem Mieter übergeben, der nun wieder Zugriff auf die Kaution hatte.

Wie funktioniert die Mietkaution heute?

Seit der Mietrechtsreform 2001 ist es ebenfalls möglich alternative Kautionsformen zu nutzen, seine es Bankbürgschaften, Mietkautionsversicherungen oder aber auch in Zeiten von niedrigen Zinsen und Inflation das Mietkautionsdepot. Als Vermieter besteht daher ein wesentlich höherer Verwaltungsaufwand, wenn die Mietkaution organisiert werden soll.

Die meisten privaten Vermieter haben in Deutschland 3-4 Mietobjekte, wodurch sich der Aufwand in der Verwaltung in Grenzen hält. Sobald jedoch die Anzahl der Mietobjekte steigen, bedarf es Prozessen und Strategien um den Aufwand klein und effizient zu halten. Wie schon zu Zeiten der Römer funktioniert dies einwandfrei durch das Prinzip „Divide et impera“.

Es werden demnach für jeden Mieter ein Mietkautionskonto getrennt vom sonstigen Vermögen des Vermieters benötigt – entweder durch den Mieter oder durch den Vermieter angelegt. Grundsätzlich benötigt man als Mieter oder Vermieter eine Bank, die zuverlässig heute und noch in naher Zukunft Mietkautionskonten zu fairen Konditionen anbietet.

Nachdem die Postbank sowie die Deutsche Bank die Mietkautionskonten in 2020 und 2021 eingestellt haben und die Commerzbank seit 2021 eine Gebühr von 59€ die Einrichtung eingeführt hat, weiß man als Vermieter umso mehr zu schätzen, dass es Direktbanken wie die DKB gibt, die weiterhin kostenfreie Mietkautionskonten anbietet.

Um die Mietkautionen effizient zu verwalten gibt es verschiedene Ansätze:

  1. Entweder nähert man sich als Vermieter einer Organisation der Mieteinheiten durch eine Hausverwaltungssoftware, die an das Bankkonto angeschlossen wird
  2. Oder aber man nutzt als Vermieter ein Bankkonto mit einer angeschlossenen Verwaltungssoftware

Was zunächst als das gleiche Prinzip klingt, hat tatsächlich unterschiedliche Auswirkungen in der Handhabung und regelmäßigen Arbeit, daher zeigen wir dies anhand von einem Beispiel:

Objego Mietkautionsverwaltung

Mietkaution Objego verwalten

Bei der Objego Hausverwaltung, einer der besten Hausverwaltungen für private Vermieter im deutschen Raum, ist der Prozess zum Einrichten einer Mietkaution zunächst über das intuitive User-Interface möglich. Nach Eingabe der Mieterdaten, sowie der Zuweisung zum Mietobjekt wird ebenfalls definiert welche Art der Kaution verwendet wird, wie hoch der Kautionsbetrag ist und ob diese als Einmalzahlung oder in 3 gleichen Raten erfolgt.

Nach der Anlage in der Hausverwaltungssoftware erfolgt die Verbindung mit dem Bankkonto – denn bis zu diesem Schritt hat die Software keine Kenntnisse der Finanzflüsse. Über eine finAPI Schnittstelle kann zu nahezu allen deutschen Konten eine Verbindung hergestellt werden, um die Kontobewegungen abzurufen.

Dadurch hat man stets einen ordentlichen Überblick aller Immobilienbestände, der aktuellen Vermietung, der Art der hinterlegten Kaution und separat über das Bankkonto die Möglichkeit die Kautionen auszuzahlen.

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Steht bei der Objego Hausverwaltung logischerweise die Anlage und Verwaltung der einzelnen Mietobjekte inklusive Nebenkostenabrechnung im Fokus, so wird bei der DKB Mietkautionsverwaltung der Fokus auf die Finanzflüsse bei der Vermietung gelegt:

DKB Mietkautionsverwaltung

Mietkautionskonto DKB Vermieterpaket

Bei der DKB Mietkautionsverwaltung legt der Vermieter ein neues Konto für den Mieter einfach über das Onlinebanking an. Es wird eine neue IBAN erstellt, welche dem Mieter für die Überweisung mitgeteilt wird. Gleichzeitig kann man bei der Erstellung des Kautionskontos angeben, ob die Mietkaution auf einmal beglichen oder in 3 Raten überwiesen wird.

Nach der Einrichtung des Mietkautionskontos gibt es eine PDF-Datei als Bestätigung, die dem Mieter ausgehändigt werden kann als Nachweis über die rechtmäßige Hinterlegung der Kaution.

Über das Onlinebanking hat der Vermieter stets eine Übersicht aller Mieter, den zugehörigen Mietkautionskonten und es ist möglich über das Onlinebanking die Konten teilweise auszahlen zu lassen (nach dem Mietverhältnis), oder aber diese komplett aufzulösen.

Die ordentliche Mietkautionsverwaltung ist somit praktisch in das Onlinebanking bei der Bank integriert.

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Beide vorgestellten Organisationsarten für die Mietkaution haben Ihre Vorteile und Nachteile. Während bei dem DKB Vermieterpaket es lediglich die Option gibt die Kautionen über das Onlinebanking als separates Konto zu verwalten, können diese bei der Objego Hausverwaltung auch als Bürgschaft oder Kautionsdepot organisiert werden. Die Verwaltungssoftware hat jedoch ebenso den Nachteil, lediglich die Organisation zu übernehmen – ein Konto wird für die Kaution nicht bereitgestellt und auch die Ein- und Auszahlung muss bei der Bank erfolgen.

Beide Arten kann man natürlich ebenfalls miteinander verbinden – bspw. indem man das DKB Vermieterkonto über die finAPI mit der objego Hausverwaltung verbindet und dadurch das Beste aus zwei Welten hat.

Mietkautionsverwaltung für private und gewerbliche Vermieter

Häufig sind die Übergänge von einem privaten zu einem gewerblichen Vermieter fließend. Angefangen wird mit einer Wohnung oder einer Immobilie, es kommt eine zweite und dritte hinzu und nach ein paar Jahren sind es bereits über 10 oder 15 Wohneinheiten, die vermietet werden – dies ist häufig ein Vorgehen, welches bei Immopreneuren zu beobachten ist.

Die Anforderungen an die Immobilienverwaltung und Finanzverwaltung wachsen, daher ist es sinnvoll sich bereits ab der 2. oder 3. Immobilie hierzu Gedanken zu machen – sofern abzusehen ist, dass weitere Immobilien folgen werden. Ein Vorteil von Anbietern liegt darin, wenn der fließende Übergang vom privaten Vermieter zum gewerblichen Vermieter unterstützt wird.

DKB Vermieterpaket Umsatzmanager

Quelle: DKB Bank – Auflistung alle Konten innerhalb des Onlinebankings

Tipp: Die DKB Vermieterverwaltung über das Onlinebanking der Bank ist sowohl für private Vermieter als auch gewerbliche Vermieter geeignet. Diese funktioniert ab einem Mieter und hat nach oben keine Grenzen.

Fazit – Kautionen effizient verwalten

Das effiziente Verwalten von Mietsicherheiten muss nicht an einer bestimmten Methode scheitern, grundsätzlich gilt es einen Prozess als Vermieter zu finden, der übersichtlich und nachvollziehbar ist. Werkzeuge wie das DKB Vermieterpaket oder die Objego Hausverwaltung können dabei hilfreich unterstützen – letztendlich geht es darum den Arbeitsaufwand langfristig durch eine gute Organisation zu reduzieren und bei Bedarf schnell und einfach an die Information zur Mietkaution und den Mietern zu kommen.


Zuletzt aktualisiert am:

Autor: Mietkaution Redaktion

Unsere Redaktion setzt sich aus erfahrenen Finanzexperten zusammen. Damit Sie als Mieter und Vermieter auf dem neuesten Stand bleiben, sorgen unsere Redakteure regelmäßig mit aktuellen Artikeln dafür, dass Sie über alle Themen rund um die Mietkaution schnell und unkompliziert informiert werden.