Instandsetzungskosten und die Mietkaution

Instandsetzungskosten entstehen, wenn tatsächliche Schäden an einer Immobilie behoben werden müssen — sie können den Mietpreis und den Wiederverkaufswert erheblich beeinflussen.

Bedeutung für die Mietkaution

Vermieter behalten oft Teile der Kaution ein, um die Wohnung nach Auszug in den ursprünglichen Zustand zu versetzen. Vermieter streben dabei eine möglichst hohe Werterhaltung und Rendite für ihre Immobilie an.

Nach § 535 BGB dürfen Mietern nur Kosten für die „Beseitigung aller Mängel und Schäden, die die Nutzung der Mietsache beeinträchtigen oder verhindern” in Rechnung gestellt werden.

Abgrenzung: Schönheitsreparaturen vs. Instandsetzung

• Schönheitsreparaturen: Behebung oberflächlicher Schäden und ästhetische Auffrischungen durch normale Abnutzung.
• Instandsetzungskosten: Reparaturen, die die weitere Nutzbarkeit der Immobilie überhaupt erst ermöglichen.

In der Praxis geraten allerdings vier Begriffe durcheinander, die jeweils einen anderen Kostenträger haben. Diese Übersicht ordnet sie:

Wichtig für beide Seiten ist der Fall der kombinierten Maßnahme: Wird eine 30 Jahre alte, defekte Heizung gegen ein modernes Gerät getauscht, steckt darin sowohl eine fällige Instandsetzung als auch eine Modernisierung. Umlagefähig ist nur der Modernisierungsanteil — der ersparte Reparaturaufwand muss herausgerechnet werden. Für die Kaution spielt das keine Rolle: Altersbedingter Heizungsverschleiß ist nie ein Kautionsabzug.

Optionen für die teilweise Kautionsfreigabe

1. Der Vermieter reicht mit Zustimmung des Mieters eine Teil-Freigabeerklärung ein und zahlt den Rest aus.
2. Der Mieter löst die Kaution auf und zahlt die vereinbarten Instandsetzungskosten direkt.

Typische Beispiele aus der Praxis

Wer zahlt Instandsetzungen während der laufenden Mietzeit?

Die genannten Abgrenzungen betreffen vor allem die Endabrechnung bei Auszug — während der laufenden Mietzeit gilt zunächst ein anderer Grundsatz: Die Erhaltungspflicht liegt beim Vermieter (§ 535 Abs. 1 Satz 2 BGB). Er muss die Mietsache in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten — Mieter müssen defekte Heizungen, undichte Fenster oder kaputte Rohrleitungen also grundsätzlich nicht selbst bezahlen, sondern nur melden.

Eine Ausnahme bildet die Kleinreparaturklausel, die viele Mietverträge enthalten: Sie verpflichtet Mieter, Bagatellschäden an Gegenständen zu übernehmen, die ihrem häufigen und direktem Zugriff unterliegen (z. B. Fenstergriffe, Wasserhähne, Lichtschalter) — begrenzt auf meist rund 100 bis 120 € pro Einzelfall und eine jährliche Obergrenze von üblicherweise 6 bis 8 % der Jahresmiete. Fehlt eine solche Klausel oder ist sie unwirksam formuliert (z. B. ohne Betragsobergrenze), bleibt es bei der vollen Erhaltungspflicht des Vermieters.

Wer trägt die Beweislast?

Der Vermieter muss den Schaden konkret dokumentieren und belegen, dass er über die normale Abnutzung hinausgeht — pauschale Abzüge ohne Nachweis sind unzulässig. Ein sorgfältig geführtes Wohnungsübergabeprotokoll bei Ein- und Auszug ist dabei das wichtigste Beweismittel für beide Seiten. Wie weit die Rückgabepflicht reicht und was „besenrein” konkret bedeutet, ist unter Besenreine Wohnungsübergabe beschrieben.

Sechs Monate: Die Frist, die viele Vermieter übersehen

Instandsetzungskosten lassen sich nicht unbegrenzt lange gegen die Kaution aufrechnen. Nach § 548 Abs. 1 BGB verjähren Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache in sechs Monaten ab Rückgabe der Wohnung — also ab dem Tag, an dem der Vermieter die Schlüssel zurückerhält, nicht ab dem formalen Vertragsende. Die Frist ist kurz und wird durch die Kautionsabrechnung nicht automatisch gewahrt: Wer erst nach acht Monaten einen Malerbetrieb beauftragt und die Rechnung dann abzieht, hat den Anspruch in der Regel verloren.

Für andere Positionen gilt das nicht. Offene Mieten, Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung oder Nutzungsentschädigungen verjähren regulär in drei Jahren — der Vermieter darf die Kaution deshalb über die sechs Monate hinaus einbehalten, soweit eine noch nicht abgerechnete Nebenkostenperiode aussteht.

Zeitwert statt Neuwert: So wird tatsächlich gerechnet

Auch ein berechtigter Abzug wird nicht zum Neupreis abgerechnet. Maßgeblich ist der Zeitwert des beschädigten Bauteils: Ersetzt der Vermieter einen zehn Jahre alten Teppichboden, dessen übliche Nutzungsdauer bei zehn Jahren liegt, ist der Restwert praktisch null — der Mieter zahlt trotz Brandloch nichts oder nur die Entsorgung. Bei einem drei Jahre alten Bodenbelag wären dagegen rund 70 Prozent des Wertes offen.

Die Nutzungsdauern sind Erfahrungswerte aus Mietrechtstabellen, keine gesetzlich fixierten Größen — im Streitfall entscheidet das Gericht anhand des konkreten Zustands. Eine überschlägige Rechnung für den eigenen Fall liefert der Zeitwert-Rechner; wie viel von der Kaution nach den geltend gemachten Positionen überhaupt noch übrig bleibt, zeigt der Kaution-Schäden-Simulator.

Die steuerliche Seite für Vermieter

Was gegenüber dem Mieter ein Streitpunkt ist, ist gegenüber dem Finanzamt eine Chance: Instandsetzungen an einer vermieteten Wohnung sind in aller Regel sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand und mindern über die Anlage V unmittelbar die Steuerlast des laufenden Jahres. Größere Beträge dürfen wahlweise auf zwei bis fünf Jahre verteilt werden, wenn das steuerlich günstiger liegt.

Eine wichtige Ausnahme betrifft frisch gekaufte Objekte: Übersteigen Instandsetzungen innerhalb der ersten drei Jahre nach dem Erwerb 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes (ohne Grundstücksanteil), stuft das Finanzamt sie nach § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG als anschaffungsnahe Herstellungskosten ein. Sie sind dann nicht mehr sofort absetzbar, sondern nur noch über die AfA — meist mit 2 Prozent jährlich über 50 Jahre. Wer nach dem Kauf ohnehin sanieren will, sollte die Maßnahmen deshalb entweder unter der Grenze halten oder bewusst ins vierte Jahr schieben.

Wer mehrere Einheiten verwaltet, braucht dafür eine saubere Belegzuordnung je Objekt und Mietverhältnis. Genau das leisten die Programme im Hausverwaltung-Software-Vergleich — sie trennen Erhaltungsaufwand von umlagefähigen Betriebskosten und liefern die Zuordnung für die Anlage V gleich mit. Für kleine Bestände reichen oft die kostenlosen Varianten oder eine strukturierte Excel-Lösung.

Wenn der Abzug strittig ist: Vorgehen für Mieter

1. Schriftliche Aufstellung verlangen. Der Vermieter muss jede Position einzeln benennen — pauschale Abzüge „für Renovierung” sind nicht prüfbar und damit angreifbar.
2. Belege anfordern. Kostenvoranschläge reichen für eine tatsächliche Abrechnung nicht dauerhaft aus; verlangt werden können Handwerkerrechnungen oder eine nachvollziehbare Schadensschätzung.
3. Mit dem Übergabeprotokoll abgleichen. Steht der Mangel schon im Einzugsprotokoll, entfällt die Haftung. Fehlt ein Einzugsprotokoll, wird die Beweisführung für den Vermieter deutlich schwerer.
4. Zeitwert gegenrechnen. Neupreis-Rechnungen ohne Abzug „neu für alt” sind der häufigste Fehler in Kautionsabrechnungen.
5. Frist prüfen. Liegt die Rückgabe mehr als sechs Monate zurück, greift § 548 BGB.
6. Restbetrag anfordern. Bleibt der unstrittige Teil aus, gilt das Vorgehen unter Vermieter zahlt Kaution nicht zurück.

Häufige Fragen

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