Immobilienverwaltung Konto: Treuhand, Verwalterkonto & Kontointegration

Hausverwalter und private Vermieter mit mehreren Objekten müssen bei der Kontowahl sorgfältig vorgehen: Rechtskonforme Trennung von Kautionen, Mieteinnahmen und Betriebskostenvorauszahlungen sowie eine reibungslose Integration in die Verwaltungsabläufe sparen Zeit, vermeiden Fehler und erleichtern Übergaben.

Welches Konto passt zu welcher Situation?

Die Kontofrage hängt weniger an der Objektzahl als daran, wessen Geld verwaltet wird. Daraus ergeben sich drei grundverschiedene Ausgangslagen:

Wer diese Zuordnung überspringt, baut sich Probleme ein, die später kaum noch zu heilen sind — von der Insolvenzfestigkeit bis zur Entlastung in der Eigentümerversammlung.

Die vier gängigen Kontomodelle

1. Treuhandkonto/Anderkonto (z. B. Smartmiete) — schnelle Online-Einrichtung, gesetzeskonforme Kautionsanlage, geeignet für mehrere Mietverhältnisse. Das Guthaben ist rechtlich vom Vermögen des Kontoinhabers getrennt. Details im Ratgeber Treuhandkonto.
2. Verwalterkonten großer Banken (z. B. Deutsche Bank, DKB) — objektbezogene Kontonummern, kostenfreie Einzelabrechnung je Unterkonto, EBICS-Anbindung und Ansprechpartner mit Branchenkenntnis.
3. Geschäftskonto mit Unterkonten — ausreichend für kleinere Vermieter mit übersichtlicher Buchhaltung, erfordert aber manuelle Zuordnung und deckt die Kautionstrennung nicht automatisch ab.
4. Spezialisierte Verwaltungsplattformen — Banken- und Drittanbieter mit Verwaltungsoberfläche, Sammelkonto und Softwareintegration, meist ab etwa 50 Einheiten wirtschaftlich.

WEG-Verwaltung: Das Konto muss auf die Gemeinschaft laufen

Seit der WEG-Reform (WEMoG, in Kraft seit 1. Dezember 2020) ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) selbst rechtsfähig — sie kann also Konten auf ihren eigenen Namen führen. Genau das ist auch verpflichtend: Das Hausgeldkonto lautet auf die Gemeinschaft, üblicherweise in der Form „Eigentümergemeinschaft Musterstraße 12, vertreten durch Hausverwaltung XY”. Der Verwalter ist lediglich verfügungsberechtigt, nicht Kontoinhaber.

Ein Treuhandkonto auf den Namen des Verwalters ist bei der WEG-Verwaltung unzulässig — unabhängig davon, ob es offen oder verdeckt geführt wird. Es verstößt gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Verwaltung und gilt als Pflichtverletzung, die im Einzelfall bis zur Abberufung führen kann (LG Berlin I, 55 S 25/21 WEG, Urteil vom 15.02.2022).

Praktisch bedeutet das für die Kontostruktur einer WEG:

• Hausgeldkonto auf den Namen der GdWE für den laufenden Zahlungsverkehr
• Rücklagenkonto für die Erhaltungsrücklage, getrennt und verzinst angelegt
• Kautionskonten für vermietete Sondereigentumseinheiten — die gehören nicht der Gemeinschaft, sondern dem jeweiligen vermietenden Eigentümer

Wechselt die Verwaltung, bleibt das Konto bei der Gemeinschaft — es wird lediglich die Vollmacht umgestellt. Das ist der entscheidende praktische Vorteil gegenüber der alten Fremdgeldkonto-Praxis, bei der eine Verwalterinsolvenz das Gemeinschaftsvermögen gefährden konnte.

Mietverwaltung für fremde Eigentümer

Verwaltet man Mietobjekte für Dritte, gibt es zwei saubere Wege: Das Konto läuft auf den Eigentümer, und der Verwalter erhält Kontovollmacht — oder der Verwalter führt ein offenes Treuhandkonto, bei dem die Treuhandbindung gegenüber der Bank offengelegt ist.

Der Unterschied wird im Insolvenzfall relevant: Nur bei einem offen geführten Treuhandkonto sind die Gelder im Verwalterinsolvenzverfahren aussonderungsfähig, gehören also nicht zur Insolvenzmasse. Ein verdecktes Treuhandkonto oder gar die Vermischung mit Betriebsmitteln kostet diesen Schutz — und begründet für den Verwalter ein persönliches Haftungsrisiko.

Mietkautionen: immer eigenständig anlegen

Unabhängig vom gewählten Kontomodell gilt § 551 Abs. 3 BGB: Der Vermieter muss die Mietkaution getrennt von seinem übrigen Vermögen und zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist anlegen. Die Zinsen stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit. Zulässig sind maximal drei Nettokaltmieten (Details zur Kautionshöhe).

Ein Sammelkonto, auf dem Kautionen mehrerer Mietverhältnisse liegen, ist zulässig — aber nur, wenn jede Kaution rechnerisch eindeutig zugeordnet und einzeln abgerechnet werden kann. Genau hier liegt der Vorteil von Verwalterplattformen mit mietergenauer Einzelabrechnung: Bei Auszug lässt sich der Anteil samt Zinsen auf Knopfdruck belegen, statt ihn aus Kontoauszügen zu rekonstruieren.

Anbieter mit echtem Verwalterangebot

Der Markt ist überschaubar. Vier Anbieter richten sich ausdrücklich an gewerbliche Verwalter:

Getmomo ist dabei keine Bank, sondern eine Plattform, die die Konten bei der Hamburg Commercial Bank führt. Der Zuschnitt ist ein anderer als bei den beiden Banklösungen: Statt einzelner Objektkonten steht ein Treuhand-Sammelkonto im Mittelpunkt, das die Kautionen des gesamten Bestands bündelt — inklusive kostenfreiem Umzugsservice für bestehende Kautionsbestände und Objektübernahmen ab zehn Einheiten. Der Anbieter empfiehlt den Einsatz ab rund 50 verwalteten Einheiten oder 50.000 € Kautionsvolumen; für kleinere Bestände lohnt der Aufwand selten. Details zu Konditionen und Einlagensicherung stehen auf der Getmomo-Anbieterseite.

Die Hausbank München ist der Spezialfall unter den vieren: eine Genossenschaftsbank von 1908, die aus dem Haus- und Grundbesitzerverein hervorging und sich ausschließlich an Vermieter, Verwalter und Eigentümer richtet. Ihr Kautions-Service verwaltet nach eigenen Angaben rund 1,6 Milliarden Euro über mehrere hunderttausend Kautionskonten. Der Schwerpunkt liegt weniger auf Software-Schnittstellen als auf der Tiefe der Kautionsverwaltung selbst — Stammdaten, Objekt- und Kontowechsel, Freigaben im Mehr-Augen-Prinzip und ein feingliedriges Rechtekonzept. Empfohlen ab rund 50 aktiv verwalteten Kautionskonten.

Für die Einordnung wichtig: DKB und Deutsche Bank sind klassische Banken mit angeschlossener Verwalteroberfläche, Getmomo ist eine Plattform mit Partnerbank im Hintergrund, und die Hausbank München ist eine Spezialbank für die Immobilienwirtschaft. Wer bereits EBICS im Einsatz hat, findet bei DKB und Deutsche Bank den kürzesten Weg; wer enge Integration in die Verwaltersoftware sucht, bei Getmomo; wer vor allem viele Kautionskonten sauber abbilden muss, bei der Hausbank.

Nicht zu verwechseln: Das DKB-Vermieterpaket für private Vermieter wurde 2025 eingestellt (siehe DKB-Alternativen). Die Verwalterplattform für gewerbliche Immobilienverwaltungen ist davon nicht betroffen und weiterhin verfügbar — sie setzt allerdings eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO und EBICS voraus. Für Einzelvermieter und kleine Bestände lohnt stattdessen der Blick auf den Vermieterkonto-Vergleich.

Konto-Software-Integration

Moderne Hausverwaltungssoftware importiert Kontobewegungen automatisch und ordnet sie per Regelwerk den jeweiligen Objekten zu. Welcher Weg dafür zur Verfügung steht, hängt an der Bank:

• FinTS/HBCI — der Standard für kleinere Bestände, von fast jeder Bank unterstützt, in praktisch jeder Verwaltungssoftware integriert.
• EBICS — der Standard der Wohnungswirtschaft: Sammelüberweisungen, Mehr-Augen-Freigabe und verteilte elektronische Unterschrift. Verwalterplattformen setzen ihn meist voraus.
• PSD2-/XS2A-Schnittstellen — bankneutraler Kontoabruf, praktisch bei gemischten Bankverbindungen, aber mit regelmäßiger Neuauthentifizierung.
• Kontoauszugsformate — camt.053 (SEPA-Standard) und das ältere MT940 sind die Dateiformate, in denen Umsätze in die Buchhaltung laufen.

Für den Einzug von Miete oder Hausgeld per SEPA-Lastschrift brauchen Sie zusätzlich eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die kostenfrei bei der Deutschen Bundesbank beantragt wird, sowie ein schriftliches Mandat je Zahler. Für die Buchhaltung sollte das Konto außerdem einen DATEV-tauglichen Export liefern — Buchungsbelege unterliegen nach § 147 AO einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist.

Empfohlener Ablauf

1. Konten mit objektbezogener Kennzeichnung einrichten
2. Kontobewegungen automatisch in die Verwaltungssoftware importieren
3. Regelbasierte Verbuchung anwenden
4. Monatliche Abrechnungen und Eigentümerberichte automatisiert erstellen

Checkliste: Worauf achten?

• Korrekter Kontoinhaber je Mandat (Gemeinschaft, Eigentümer oder Verwalter)
• Getrennte Konten bzw. Unterkonten (IBANs) je Objekt
• Kautionsanlage nach § 551 Abs. 3 BGB mit mietergenauer Einzelabrechnung
• Kostenfreie Einzelabrechnung je Unterkonto
• Exportfunktionen (CSV, DATEV, camt.053) für die Buchhaltung
• EBICS-, FinTS- oder API-Anbindung an die Verwaltungssoftware
• Rollenbasierte Zugriffsrechte und Mehr-Augen-Freigabe bei Zahlungen
• Lückenlose Transaktionshistorie über die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren
• Geregelter Übergabeprozess bei Verwalterwechsel

Auswahl nach Portfoliogröße

• Einzelvermieter (1–5 Einheiten): einfaches Geschäftskonto mit sauberer Dokumentation, dazu ein separates Kautionskonto je Mietverhältnis
• Kleine Verwaltung (5–50 Einheiten): Treuhandkonto plus einfache Softwareintegration über FinTS
• Professionelle Verwaltung (>50 Einheiten): vollwertiges Verwalterkonto mit Unterkonten, EBICS und professionellem Support

Die Grenzen sind fließend: Wer WEG-Mandate betreut, braucht die Kontostruktur einer Gemeinschaft ab der ersten Einheit — die Portfoliogröße entscheidet dann nur noch über den Automatisierungsgrad. Welche Software dazu passt, zeigt der Vergleich der Hausverwaltungssoftware.

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