Software für Hausverwaltungen: Die Profi-Systeme im Überblick
Der Softwarevergleich auf dieser Seite richtet sich an private Vermieter mit dem eigenen Bestand. Wer für Dritte verwaltet, bewegt sich in einem anderen Markt: andere Anbieter, andere Größenordnungen, andere Preislogik — und fast durchgehend Preise erst nach einem Demo-Termin. Diese Seite ordnet die Profi-Systeme und sagt, wo die Grenze zwischen beiden Welten verläuft.
Die zwei Schichten des Marktes
Wer zum ersten Mal Angebote einholt, stolpert über eine Eigenheit dieses Marktes: Die Anbieter konkurrieren oft gar nicht miteinander, sondern ergänzen sich. Es hilft, zwei Schichten zu unterscheiden.
Die ERP-Schicht führt die Bücher. Doppelte Buchführung, Hausgeld- und Betriebskostenabrechnung, Wirtschaftsplan, Mandantentrennung, Bankanbindung mit automatischer Verbuchung, Anbindung an DATEV. Ohne dieses System läuft keine Verwaltung — hier liegen die Daten, und hier entsteht der Aufwand bei einem Wechsel.
Die Aufsatz-Schicht liegt darüber und übernimmt, was das ERP traditionell schlecht kann: Mieter- und Eigentümerkommunikation, Vorgangs- und Handwerkersteuerung, Portale und Apps, digitale Eigentümerversammlungen, zunehmend KI-gestützte Bearbeitung eingehender Anfragen. casavi formuliert das ausdrücklich: Das eigene Produkt ersetze das ERP-System nicht.
Praktisch heißt das: Eine Verwaltung mit casavi hat auch ein ERP, und wer heytalo einführt, führt Impower mit ein. Wer Angebote vergleicht, muss deshalb zuerst klären, welche Schicht überhaupt zur Debatte steht.
Die Anbieter im Überblick
| Anbieter | Schicht | Zielgruppe | Preis öffentlich |
|---|---|---|---|
| Immoware24 | ERP (Cloud) | Gewerbliche Verwaltungen, gemischte Bestände | Nein |
| Impower | ERP (Cloud) | Verwaltungen von der Ein-Personen-Firma aufwärts | Nein |
| Haufe PowerHaus | ERP | Mittlere bis große Verwaltungen, DATEV-Anbindung | Nein |
| Domus 1000 | ERP (lokal) | Kleine und mittlere Verwaltungen bis ca. 500 Einheiten | Nein |
| Win-CASA | ERP (lokal, Cloud-Option) | Kleine und mittlere Verwaltungen, Eigentümer mit größerem Bestand | Ja |
| Aareon Wodis / Yuneo | ERP | Wohnungsunternehmen mit eigener Bilanzbuchhaltung | Nein |
| DATEV | Buchhaltung / Kanzlei | Steuerkanzlei und Rechnungswesen hinter dem ERP | Nein |
| casavi | Aufsatz | Verwaltungen jeder Größe, Schwerpunkt Kommunikation | Nein |
| facilioo | Aufsatz | Verwaltungen mit Vorgangs- und Handwerkersteuerung | Nein |
| etg24 | Aufsatz | WEG-Verwaltungen und Selbstverwalter | Ja |
| heytalo | Aufsatz (auf Impower) | Verwaltungen ab ca. 200 Einheiten | Nein |
Die Einordnung folgt den Angaben der Anbieter auf ihren eigenen Produkt- und Preisseiten, abgerufen im September 2026. Wo ein Anbieter keine Größenangabe macht, steht keine.
Nicht in der Tabelle steht Fairwalter, obwohl der Name im Zusammenhang mit casavi häufig fällt: Der Anbieter sitzt in Zürich, hostet in der Schweiz, rechnet in Franken ab und ist auf das Schweizer Mietrecht ausgelegt. Für einen deutschen Bestand ist das die falsche Rechtsordnung — die Details im Vergleich casavi vs. Fairwalter.
Die ERP-Systeme
Impower — Cloud-ERP mit Automatisierungsanspruch
Impower ist ein cloudbasiertes ERP für WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung: doppelte Buchführung, Stammdaten, Bankanbindung mit automatisierter Verbuchung, Versammlungsorganisation, Dokumentenmanagement. Gehostet in Deutschland. Bemerkenswert ist die Offenheit nach oben — Impower nennt bidirektionale Verbindungen unter anderem zu casavi und ePost, und sowohl casavi als auch facilioo und heytalo führen Impower als angebundenes ERP.
Ein Testzugang ist 30 Tage kostenlos. Preise nennt der Anbieter nicht; laut FAQ gilt je nach Unternehmensgröße ein monatlicher Mindestumsatz. Der Anbieter verweist auf eine neue DATEV-Schnittstelle. Einzelheiten stehen auf der Seite Impower im Detail.
Haufe PowerHaus, Domus und Win-CASA — die etablierten Systeme
Haufe PowerHaus hat eine GoBD-zertifizierte Buchhaltung als Kern und nennt Schnittstellen zu DATEV, EBICS und Outlook; die Zielgruppe sind mittlere bis große Verwaltungen. Für Klein- und Kleinstverwaltungen gibt es seit Oktober 2023 die Einstiegsvariante PowerHaus smart im Mietmodell. Als Konzern nennt die Produktseite die Aareon-Gruppe. Preise stehen nicht im Netz.
Domus 1000 der DOMUS Software AG deckt nach den zugänglichen Angaben kleine und mittlere Verwaltungen bis etwa 500 Einheiten ab, oberhalb davon setzt die Produktfamilie mit Domus 4000 an. Es ist eine lokale Desktop-Anwendung; die DATEV-Schnittstelle ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.
Win-CASA von Software24 ist eine seit 1998 angebotene Windows-Software mit lokaler Installation und Cloud-Option auf Anfrage. Der Hersteller veröffentlicht seine Preise: Starter, Professional und Premium kosten je nach Einheitenstufe (bis 100, 300, 600, 1.000 oder unbegrenzt) zwischen 29 und 699 € im Monat, ein DATEV-Export gehört ab Professional dazu. 30 Tage Testversion.
Win-CASA und Domus 1000 stehen wegen ihrer lokalen Installation auch im Hauptvergleich — dort allerdings als Randnotiz, weil sie für einen Privatbestand überdimensioniert sind.
DATEV — nicht das ERP, sondern die Buchhaltung dahinter
DATEV taucht in fast jedem Angebot auf, ist aber kein Verwaltungssystem. Das Unternehmen stellt die Buchführung und das Branchenpaket Wohnungsunternehmen (SKR03/SKR04, Formblattverordnung); Mietverwaltung und Abrechnung liefern Partner über den DATEV-Marktplatz, etwa Capitol Classic von Sommer Informatik. Für die Auswahl zählt, wie die Übergabe funktioniert: Dateiexport im DATEV-Format oder bidirektionaler Abgleich, nur Buchungssätze oder auch Belege. Die Prüffragen und die Einordnung stehen auf der Seite DATEV und Hausverwaltung.
Aareon Wodis — für Wohnungsunternehmen
Wodis bildet Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anlagevermögen ab und richtet sich damit nicht an Dienstleister, sondern an Wohnungsunternehmen mit eigener Buchhaltung. Wodis Yuneo ist die reine Cloud-Variante. Für eine Verwaltung mit Fremdmandaten ist das die falsche Produktfamilie.
Die Aufsätze
casavi — der Marktführer in der Kommunikationsschicht
casavi nennt über 2.200 Kunden und 3,8 Millionen verwaltete Einheiten. Der Funktionsumfang liegt bei Vorgangsmanagement, Kommunikation über mehrere Kanäle bis hin zu Post und WhatsApp, Dokumentenmanagement, Handwerkersteuerung und Kunden-Apps; dazu KI-Module für Beantwortung und Automatisierung eingehender Anfragen. Schnittstellen bestehen unter anderem zu Aareon, CREM Solutions, EverReal, Impower, ista, Win-CASA und WOWIPORT. Preise sind nicht öffentlich.
facilioo — Plattform mit vielen Schnittstellen
facilioo bündelt Vorgänge, Dokumente, Handwerkersteuerung, Zeiterfassung, Versicherungsschäden und digitale Protokolle und bringt ein Kunden-Portal samt App mit. Der Anbieter wirbt mit über 75 Schnittstellen, darunter die ERP-Systeme Aareon, Domus Cloud, Fluks, Scalara, Impower und GFAD Haussoft sowie DocuWare und SharePoint für die Dokumentenablage. Ein kostenloser Test ist möglich, eine Preisliste gibt es nicht.
etg24 — offene Preise in einem verschlossenen Markt
etg24 war in diesem Feld lange die einzige Ausnahme: Der Anbieter stellt seine Tarife offen ins Netz.
| Tarif | Preis (netto, monatlich) | Schwerpunkt |
|---|---|---|
| Basis | 90 € | Stammdaten, Portal, Dokumentenarchiv, Kommunikation |
| Pro | ab 175,50 € | zusätzlich Vorgänge, Aufgaben, Versammlungen, Anrufmanagement |
| Enterprise | ab 400,50 € | zusätzlich E-Mail-Integration, eigenes Branding, Zeiterfassung, unbegrenzte Integrationen |
Der Basis-Tarif ist drei Monate kostenlos. Für Selbstverwalter — also Eigentümergemeinschaften ohne externen Verwalter — gibt es eigene Tarife ab 29 € im Monat. Dass ausgerechnet der Anbieter mit den offenen Preisen sich auch an Selbstverwalter richtet, ist kein Zufall: Wer keine Vertriebsstrecke mit Demo-Termin durchläuft, muss vorher wissen, was es kostet.
Inzwischen hat etg24 Gesellschaft. nahaus nennt 100 € netto im Monat für bis zu 50 Einheiten und einen Nutzer, 250 € für die Enterprise-Stufe mit 50 inklusiven Einheiten und 1 € je weiterer Einheit; die Custom-Stufe beginnt bei 1.000 Einheiten und 3.000 € im Monat plus 5.000 € Einrichtung. Und vermieter1.de, eigentlich eine Vermieterlösung, veröffentlicht Verwaltertarife ab 39,90 € netto im Monat für bis zu 50 Einheiten mit WEG-Verwaltung ohne Aufpreis. Auch hausify nennt Preise: Das Kundenportal mit Ticketsystem ist bis zehn Einheiten kostenlos und kostet danach 19 bis 79 € im Monat — allerdings ohne Versammlungs- und Beschlussfunktionen. Das bleibt die Minderheit — aber die Behauptung, in diesem Markt gehe es nicht ohne Vertriebsgespräch, hält nicht mehr.
heytalo — Portal und Vorgangsmanagement auf Impower
heytalo der vono GmbH bündelt Kommunikation, Vorgänge und Dokumente und bringt Portal und App für Eigentümer, Mieter und Beiräte mit; ein Anliegen wird einmal verfasst und über den jeweils passenden Kanal zugestellt, digital oder per Post. Der Anbieter ist Kooperationspartner des VDIV Hessen im Bereich Software und Digitalisierung und nennt als Größenordnung 200 bis 20.000 Einheiten.
Entscheidend für die Einordnung: heytalo setzt Impower als ERP-Grundlage voraus und liefert die Integration im Basispaket mit. Abgerechnet wird ein Preis je verwalteter Einheit, Zusatzmodule wie Makler-Funktion oder KI-Telefonie kommen obendrauf. Die konkrete Zahl gibt es erst im Demo-Termin.
Warum kaum ein Anbieter Preise nennt
Drei Gründe, die sich in Angeboten immer wieder zeigen:
- Der Stückpreis fällt mit der Bestandsgröße. Wer nach Einheiten abrechnet, will für 500 und für 15.000 Einheiten nicht denselben Satz aufrufen — ein Listenpreis würde die Staffel offenlegen.
- Einführung und Migration sind ein eigener Posten. Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulung, Schnittstellen: Das kann im ersten Jahr die Lizenzkosten übersteigen und lässt sich nicht listen.
- Der Vergleich soll schwerfallen. Solange die großen ERP keine Zahlen nennen, führt jede Auswahl über mehrere Demo-Termine — und über Vertriebsgespräche statt über eine Tabelle. Dass es auch anders geht, zeigen Win-CASA mit einer Preisliste bis zu 1.000 Einheiten und die Aufsatz-Anbieter etg24 und nahaus.
Für die Praxis heißt das: Angebote nur mit identischer Einheitenzahl und identischem Modulzuschnitt vergleichen, und die einmaligen Kosten getrennt ausweisen lassen. Sonst vergleicht man Jahresbeträge, die unterschiedliche Dinge enthalten.
So wählen Sie ein ERP aus
Fünf Fragen, die vor dem ersten Demo-Termin geklärt sein sollten:
- Cloud oder lokal? Cloud-Systeme wie Impower nehmen Betrieb und Updates ab; lokale Programme wie Domus 1000 und Win-CASA verlangen Datensicherung und Zugriffsschutz im eigenen Haus.
- Welche Bestandsgröße? Domus 1000 zielt auf bis etwa 500 Einheiten, Win-CASA staffelt bis 1.000 und darüber, heytalo nennt 200 als Untergrenze.
- Wie kommen die Daten zur Steuerkanzlei? Format, Richtung und Zusatzkosten der DATEV-Schnittstelle erfragen.
- Wie läuft die Kaution? Buchhalterisch im System, aber die Anlage auf einem Konto je Vermieter: mehr dazu beim Kautionssammelkonto.
- Was kostet der Umzug? Datenübernahme, Schulung und Schnittstellen getrennt ausweisen lassen.
Wo die Grenze zum Vermieter-Tool verläuft
Nicht die Anzahl der Einheiten entscheidet, sondern die Frage, wessen Geld verwaltet wird.
Wer den eigenen Bestand verwaltet, braucht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, eine Betriebskostenabrechnung und eine Vorbereitung der Anlage V. Das leisten die Anbieter im Hauptvergleich zu Preisen zwischen null und rund 75 Euro im Monat — drei davon kostenlos.
Wer für Dritte verwaltet, führt fremdes Geld. Dann braucht es Mandantentrennung, doppelte Buchführung, Hausgeldabrechnung mit Wirtschaftsplan und eine Belegprüfung, die einer Jahresabrechnung standhält. Kein Vermieter-Tool aus dem Hauptvergleich bildet das vollständig ab; umgekehrt ist ein Profi-ERP für fünf eigene Wohnungen weder bezahlbar noch bedienbar.
Der Zwischenfall, in dem die Entscheidung wirklich schwerfällt, ist die WEG-Selbstverwaltung: eine Gemeinschaft ohne externen Verwalter. Dafür kommen von den Vermieter-Tools nur wenige infrage — im Hauptvergleich decken WEG-Verwaltung lediglich der WISO Hausverwalter 365 und Immoware24 ab, Immocloud eingeschränkt. Auf der Profi-Seite ist etg24 der naheliegende Einstieg, weil es Selbstverwalter-Tarife ausweist. Mehr dazu unter Digitale WEG-Verwaltung.
Und die Mietkautionen?
Auch ein Profi-System legt keine Kaution an. Es führt sie buchhalterisch — als Verbindlichkeit gegenüber dem Mieter, mit Zinsabgrenzung und Schlussabrechnung beim Auszug. Die Anlage selbst muss nach § 551 BGB getrennt vom Vermögen des Vermieters erfolgen, und das leistet ein Konto.
Für Verwaltungen mit vielen Mandaten führt der Weg in der Regel über ein offenes Treuhandkonto je Mandat oder über ein Sammelkonto mit Unterkonten. Maßgeblich ist, dass die Kautionen je Vermieter getrennt bleiben und jede Kaution einem Mietverhältnis zugeordnet werden kann — das Kautionssammelkonto erklärt die Anforderungen samt Abschnitt für Verwaltungen:
- Kautionssammelkonto für mehrere Mietobjekte — wann es zulässig ist und wie die Zuordnung je Mieter gelingt
- Konten für die Immobilienverwaltung — Verwalter- und Treuhandkonten mit Buchungsimport
- Treuhandkonto — Funktionsweise und Abgrenzung zum eigenen Konto
Speziell auf Verwaltungen zugeschnitten ist Getmomo — technisch ein Omnibuskonto mit virtuellen Unterkonten: keine Bank, sondern eine Banking-Plattform mit Konten bei der Hamburg Commercial Bank. Das Treuhand-Sammelkonto für Mietkautionen ist kostenfrei, bestehende Kautionsbestände werden per Umzugsservice übernommen. Dazu kommen Mietkonten mit virtueller IBAN je Eigentümer und WEG-Konten für Hausgeld und Rücklage. Für diese Seite entscheidend: Getmomo bindet sich direkt an DOMUS/fluks, EverReal und Villa an, per EBICS an gängige Bankingsoftware und über eine offene API an eigene Systeme — die Kaution läuft also im Konto, gebucht wird weiter im ERP. Empfohlen ist das ab rund 50 Einheiten oder 50.000 € Kautionsvolumen.
Ebenfalls auf Verwaltungen ausgerichtet ist die BfW-Kautionsplattform der BfW Bank: eine Browserlösung zur digitalen Verwaltung von Mietkautionen, die auf virtuellen Konten eines Treuhandsammelkontos aufsetzt. Sie wendet sich nach Angabe der Bank an „professionelle Verwaltungen und Unternehmen aus der Immobilien- und Wohnungswirtschaft”; eine Installation ist nicht nötig. Zu Verzinsung, Gebühren, Mindestbeträgen und Einlagensicherung macht die Produktseite keine Angaben, sie sind im Vertrieb zu erfragen (vertrieb@bfw-bank.de). Für Privatvermieter ist das Angebot nicht gedacht.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Verwaltersoftware von Software für private Vermieter?
Drei Dinge: die Buchhaltung, die Mandantenfähigkeit und der Preis. Profi-Systeme führen eine doppelte Buchführung über fremdes Geld, trennen Mandanten sauber voneinander und rechnen nach verwalteten Einheiten ab. Vermieter-Tools verwalten den eigenen Bestand mit einer Einnahmen-Überschuss-Logik und kosten pauschal zwischen null und rund 75 Euro im Monat — nachzulesen im Hauptvergleich.
Warum nennen die Anbieter von Verwaltersoftware keine Preise?
Weil der Preis je verwalteter Einheit berechnet wird und mit der Bestandsgröße fällt, und weil Migration, Schulung und Schnittstellen einen erheblichen Teil der Kosten ausmachen. Preislisten veröffentlichen nur wenige, etwa etg24, nahaus, vermieter1, hausify und Win-CASA; die übrigen kalkulieren nach Demo-Termin. Ein Nebeneffekt ist, dass sich Angebote schlecht vergleichen lassen.
Ist heytalo eine eigenständige Hausverwaltungssoftware?
Nein. heytalo setzt Impower als ERP-Grundlage voraus und ergänzt es um Kommunikation, Vorgangsmanagement und ein Portal für Eigentümer und Mieter. Buchhaltung und Abrechnung liegen weiterhin in Impower. Wer heytalo einführt, entscheidet sich damit zugleich für Impower.
Ab wie vielen Einheiten lohnt sich ein Profi-System?
Die Anbieter selbst ziehen die Grenze bei einigen Hundert Einheiten: heytalo nennt 200 als Untergrenze, Domus 1000 deckt bis etwa 500 Einheiten ab, Win-CASA staffelt bis 1.000 und mehr. Entscheidend ist aber nicht die Zahl, sondern ob fremdes Geld verwaltet wird. Wer für Dritte abrechnet, braucht Mandantentrennung und doppelte Buchführung — unabhängig von der Bestandsgröße.
Ersetzt DATEV eine Hausverwaltungssoftware?
Nein. DATEV ist das Buchhaltungssystem der Steuerkanzleien. Mietverwaltung, Nebenkosten- und Hausgeldabrechnung liefern Verwaltungssysteme wie Impower, Domus oder Win-CASA, die ihre Buchungsdaten über eine Schnittstelle an DATEV übergeben. Worauf es dabei ankommt, steht unter DATEV und Hausverwaltung.
Verwalten Profi-Systeme auch die Mietkautionen?
Sie führen die Kautionen buchhalterisch, legen sie aber nicht an. Die Anlage getrennt vom Vermögen des Vermieters nach § 551 BGB leistet ein Konto — bei mehreren Mandaten typischerweise ein Kautionssammelkonto oder je Mandat ein offenes Treuhandkonto. Die Software bildet das ab, ersetzt es nicht.
Angaben aus den öffentlichen Produkt-, Preis- und FAQ-Seiten der Anbieter, abgerufen im September 2026. Diese Seite ordnet den Markt ein und ersetzt keine Ausschreibung; Preise und Funktionsumfang können sich ändern. Wie wir vorgehen, steht unter Wie wir Hausverwaltungssoftware bewerten.