Software für Hausverwaltungen: Die Profi-Systeme im Überblick
Der Softwarevergleich auf dieser Seite richtet sich an private Vermieter mit dem eigenen Bestand. Wer für Dritte verwaltet, bewegt sich in einem anderen Markt: andere Anbieter, andere Größenordnungen, andere Preislogik — und fast durchgehend Preise erst nach einem Demo-Termin. Diese Seite ordnet die Profi-Systeme und sagt, wo die Grenze zwischen beiden Welten verläuft.
Die zwei Schichten des Marktes
Wer zum ersten Mal Angebote einholt, stolpert über eine Eigenheit dieses Marktes: Die Anbieter konkurrieren oft gar nicht miteinander, sondern ergänzen sich. Es hilft, zwei Schichten zu unterscheiden.
Die ERP-Schicht führt die Bücher. Doppelte Buchführung, Hausgeld- und Betriebskostenabrechnung, Wirtschaftsplan, Mandantentrennung, Bankanbindung mit automatischer Verbuchung, Anbindung an DATEV. Ohne dieses System läuft keine Verwaltung — hier liegen die Daten, und hier entsteht der Aufwand bei einem Wechsel.
Die Aufsatz-Schicht liegt darüber und übernimmt, was das ERP traditionell schlecht kann: Mieter- und Eigentümerkommunikation, Vorgangs- und Handwerkersteuerung, Portale und Apps, digitale Eigentümerversammlungen, zunehmend KI-gestützte Bearbeitung eingehender Anfragen. casavi formuliert das ausdrücklich: Das eigene Produkt ersetze das ERP-System nicht.
Praktisch heißt das: Eine Verwaltung mit casavi hat auch ein ERP, und wer heytalo einführt, führt Impower mit ein. Wer Angebote vergleicht, muss deshalb zuerst klären, welche Schicht überhaupt zur Debatte steht.
Die Anbieter im Überblick
| Anbieter | Schicht | Zielgruppe | Preis öffentlich |
|---|---|---|---|
| Immoware24 | ERP (Cloud) | Gewerbliche Verwaltungen, gemischte Bestände | Nein |
| Impower | ERP (Cloud) | Verwaltungen von der Ein-Personen-Firma aufwärts | Nein |
| Haufe PowerHaus | ERP | Mittlere bis große Verwaltungen, DATEV-Anbindung | Nein |
| Domus 1000 | ERP (lokal) | Kleine und mittlere Verwaltungen bis ca. 500 Einheiten | Nein |
| Win-CASA | ERP (lokal) | Gewerbliche Verwaltungen mit lokaler Installation | Nein |
| Aareon Wodis / Yuneo | ERP | Wohnungsunternehmen mit eigener Bilanzbuchhaltung | Nein |
| casavi | Aufsatz | Verwaltungen jeder Größe, Schwerpunkt Kommunikation | Nein |
| facilioo | Aufsatz | Verwaltungen mit Vorgangs- und Handwerkersteuerung | Nein |
| etg24 | Aufsatz | WEG-Verwaltungen und Selbstverwalter | Ja |
| heytalo | Aufsatz (auf Impower) | Verwaltungen ab ca. 200 Einheiten | Nein |
Die Einordnung folgt den Angaben der Anbieter auf ihren eigenen Produkt- und Preisseiten, abgerufen im September 2026. Wo ein Anbieter keine Größenangabe macht, steht keine.
Nicht in der Tabelle steht Fairwalter, obwohl der Name im Zusammenhang mit casavi häufig fällt: Der Anbieter sitzt in Zürich, hostet in der Schweiz, rechnet in Franken ab und ist auf das Schweizer Mietrecht ausgelegt. Für einen deutschen Bestand ist das die falsche Rechtsordnung — die Details im Vergleich casavi vs. Fairwalter.
Die ERP-Systeme
Impower — Cloud-ERP mit Automatisierungsanspruch
Impower ist ein cloudbasiertes ERP für WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung: doppelte Buchführung, Stammdaten, Bankanbindung mit automatisierter Verbuchung, Versammlungsorganisation, Dokumentenmanagement. Gehostet in Deutschland. Bemerkenswert ist die Offenheit nach oben — Impower nennt bidirektionale Verbindungen unter anderem zu casavi und ePost, und sowohl casavi als auch facilioo und heytalo führen Impower als angebundenes ERP.
Ein Testzugang ist 30 Tage kostenlos. Preise nennt der Anbieter nicht; laut FAQ gilt je nach Unternehmensgröße ein monatlicher Mindestumsatz.
Haufe PowerHaus, Domus und Win-CASA — die etablierten Systeme
Haufe PowerHaus gehört zur Aareon-Gruppe und ist vor allem bei WEG-Abrechnung und DATEV-Integration stark verbreitet; die Zielgruppe sind mittlere bis große Verwaltungen. Domus 1000 der DOMUS Software AG deckt kleine und mittlere Verwaltungen bis etwa 500 Einheiten ab, oberhalb davon setzt die Produktfamilie mit Domus 4000 an. Win-CASA und Domus 1000 stehen mit ihrer lokalen Installation auch im Hauptvergleich — dort allerdings als Randnotiz, weil sie für einen Privatbestand überdimensioniert sind.
Aareon Wodis — für Wohnungsunternehmen
Wodis bildet Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anlagevermögen ab und richtet sich damit nicht an Dienstleister, sondern an Wohnungsunternehmen mit eigener Buchhaltung. Wodis Yuneo ist die reine Cloud-Variante. Für eine Verwaltung mit Fremdmandaten ist das die falsche Produktfamilie.
Die Aufsätze
casavi — der Marktführer in der Kommunikationsschicht
casavi nennt über 2.200 Kunden und 3,8 Millionen verwaltete Einheiten. Der Funktionsumfang liegt bei Vorgangsmanagement, Kommunikation über mehrere Kanäle bis hin zu Post und WhatsApp, Dokumentenmanagement, Handwerkersteuerung und Kunden-Apps; dazu KI-Module für Beantwortung und Automatisierung eingehender Anfragen. Schnittstellen bestehen unter anderem zu Aareon, CREM Solutions, EverReal, Impower, ista, Win-CASA und WOWIPORT. Preise sind nicht öffentlich.
facilioo — Plattform mit vielen Schnittstellen
facilioo bündelt Vorgänge, Dokumente, Handwerkersteuerung, Zeiterfassung, Versicherungsschäden und digitale Protokolle und bringt ein Kunden-Portal samt App mit. Der Anbieter wirbt mit über 75 Schnittstellen, darunter die ERP-Systeme Aareon, Domus Cloud, Fluks, Scalara, Impower und GFAD Haussoft sowie DocuWare und SharePoint für die Dokumentenablage. Ein kostenloser Test ist möglich, eine Preisliste gibt es nicht.
etg24 — der einzige mit veröffentlichten Preisen
etg24 ist in diesem Feld die Ausnahme: Der Anbieter stellt seine Tarife offen ins Netz.
| Tarif | Preis (netto, monatlich) | Schwerpunkt |
|---|---|---|
| Basis | 90 € | Stammdaten, Portal, Dokumentenarchiv, Kommunikation |
| Pro | ab 175,50 € | zusätzlich Vorgänge, Aufgaben, Versammlungen, Anrufmanagement |
| Enterprise | ab 400,50 € | zusätzlich E-Mail-Integration, eigenes Branding, Zeiterfassung, unbegrenzte Integrationen |
Der Basis-Tarif ist drei Monate kostenlos. Für Selbstverwalter — also Eigentümergemeinschaften ohne externen Verwalter — gibt es eigene Tarife ab 29 € im Monat. Dass ausgerechnet der Anbieter mit den offenen Preisen sich auch an Selbstverwalter richtet, ist kein Zufall: Wer keine Vertriebsstrecke mit Demo-Termin durchläuft, muss vorher wissen, was es kostet.
heytalo — Portal und Vorgangsmanagement auf Impower
heytalo der vono GmbH bündelt Kommunikation, Vorgänge und Dokumente und bringt Portal und App für Eigentümer, Mieter und Beiräte mit; ein Anliegen wird einmal verfasst und über den jeweils passenden Kanal zugestellt, digital oder per Post. Der Anbieter ist Kooperationspartner des VDIV Hessen im Bereich Software und Digitalisierung und nennt als Größenordnung 200 bis 20.000 Einheiten.
Entscheidend für die Einordnung: heytalo setzt Impower als ERP-Grundlage voraus und liefert die Integration im Basispaket mit. Abgerechnet wird ein Preis je verwalteter Einheit, Zusatzmodule wie Makler-Funktion oder KI-Telefonie kommen obendrauf. Die konkrete Zahl gibt es erst im Demo-Termin.
Warum kaum ein Anbieter Preise nennt
Drei Gründe, die sich in Angeboten immer wieder zeigen:
- Der Stückpreis fällt mit der Bestandsgröße. Wer nach Einheiten abrechnet, will für 500 und für 15.000 Einheiten nicht denselben Satz aufrufen — ein Listenpreis würde die Staffel offenlegen.
- Einführung und Migration sind ein eigener Posten. Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulung, Schnittstellen: Das kann im ersten Jahr die Lizenzkosten übersteigen und lässt sich nicht listen.
- Der Vergleich soll schwerfallen. Solange nur etg24 Zahlen nennt, führt jede Auswahl über mehrere Demo-Termine — und über Vertriebsgespräche statt über eine Tabelle.
Für die Praxis heißt das: Angebote nur mit identischer Einheitenzahl und identischem Modulzuschnitt vergleichen, und die einmaligen Kosten getrennt ausweisen lassen. Sonst vergleicht man Jahresbeträge, die unterschiedliche Dinge enthalten.
Wo die Grenze zum Vermieter-Tool verläuft
Nicht die Anzahl der Einheiten entscheidet, sondern die Frage, wessen Geld verwaltet wird.
Wer den eigenen Bestand verwaltet, braucht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, eine Betriebskostenabrechnung und eine Vorbereitung der Anlage V. Das leisten die Anbieter im Hauptvergleich zu Preisen zwischen null und rund 75 Euro im Monat — drei davon kostenlos.
Wer für Dritte verwaltet, führt fremdes Geld. Dann braucht es Mandantentrennung, doppelte Buchführung, Hausgeldabrechnung mit Wirtschaftsplan und eine Belegprüfung, die einer Jahresabrechnung standhält. Kein Vermieter-Tool aus dem Hauptvergleich bildet das vollständig ab; umgekehrt ist ein Profi-ERP für fünf eigene Wohnungen weder bezahlbar noch bedienbar.
Der Zwischenfall, in dem die Entscheidung wirklich schwerfällt, ist die WEG-Selbstverwaltung: eine Gemeinschaft ohne externen Verwalter. Dafür kommen von den Vermieter-Tools nur wenige infrage — im Hauptvergleich decken WEG-Verwaltung lediglich der WISO Hausverwalter 365 und Immoware24 ab, Immocloud eingeschränkt. Auf der Profi-Seite ist etg24 der naheliegende Einstieg, weil es Selbstverwalter-Tarife ausweist. Mehr dazu unter Digitale WEG-Verwaltung.
Und die Mietkautionen?
Auch ein Profi-System legt keine Kaution an. Es führt sie buchhalterisch — als Verbindlichkeit gegenüber dem Mieter, mit Zinsabgrenzung und Schlussabrechnung beim Auszug. Die Anlage selbst muss nach § 551 BGB getrennt vom Vermögen des Vermieters erfolgen, und das leistet ein Konto.
Für Verwaltungen mit vielen Mandaten führt der Weg in der Regel über ein offenes Treuhandkonto je Mandat oder über ein Sammelkonto mit Unterkonten:
- Kautionssammelkonto für mehrere Mietobjekte — wann es zulässig ist und wie die Zuordnung je Mieter gelingt
- Konten für die Immobilienverwaltung — Verwalter- und Treuhandkonten mit Buchungsimport
- Treuhandkonto — Funktionsweise und Abgrenzung zum eigenen Konto
Häufige Fragen
Was unterscheidet Verwaltersoftware von Software für private Vermieter?
Drei Dinge: die Buchhaltung, die Mandantenfähigkeit und der Preis. Profi-Systeme führen eine doppelte Buchführung über fremdes Geld, trennen Mandanten sauber voneinander und rechnen nach verwalteten Einheiten ab. Vermieter-Tools verwalten den eigenen Bestand mit einer Einnahmen-Überschuss-Logik und kosten pauschal zwischen null und rund 75 Euro im Monat — nachzulesen im Hauptvergleich.
Warum nennen die Anbieter von Verwaltersoftware keine Preise?
Weil der Preis je verwalteter Einheit berechnet wird und mit der Bestandsgröße fällt, und weil Migration, Schulung und Schnittstellen einen erheblichen Teil der Kosten ausmachen. Von den hier betrachteten Anbietern veröffentlicht nur etg24 eine Preisliste; alle anderen kalkulieren nach Demo-Termin. Ein Nebeneffekt ist, dass sich Angebote schlecht vergleichen lassen.
Ist heytalo eine eigenständige Hausverwaltungssoftware?
Nein. heytalo setzt Impower als ERP-Grundlage voraus und ergänzt es um Kommunikation, Vorgangsmanagement und ein Portal für Eigentümer und Mieter. Buchhaltung und Abrechnung liegen weiterhin in Impower. Wer heytalo einführt, entscheidet sich damit zugleich für Impower.
Ab wie vielen Einheiten lohnt sich ein Profi-System?
Die Anbieter selbst ziehen die Grenze bei einigen Hundert Einheiten: heytalo nennt 200 als Untergrenze, Domus 1000 deckt bis etwa 500 Einheiten ab. Entscheidend ist aber nicht die Zahl, sondern ob fremdes Geld verwaltet wird. Wer für Dritte abrechnet, braucht Mandantentrennung und doppelte Buchführung — unabhängig von der Bestandsgröße.
Verwalten Profi-Systeme auch die Mietkautionen?
Sie führen die Kautionen buchhalterisch, legen sie aber nicht an. Die Anlage getrennt vom Vermögen des Vermieters nach § 551 BGB leistet ein Konto — bei mehreren Mandaten typischerweise ein Kautionssammelkonto oder je Mandat ein offenes Treuhandkonto. Die Software bildet das ab, ersetzt es nicht.
Angaben aus den öffentlichen Produkt-, Preis- und FAQ-Seiten der Anbieter, abgerufen im September 2026. Diese Seite ordnet den Markt ein und ersetzt keine Ausschreibung; Preise und Funktionsumfang können sich ändern. Wie wir vorgehen, steht unter Wie wir Hausverwaltungssoftware bewerten.