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Digitale WEG-Verwaltung: Was Software leistet und was das WEG vorgibt

Veröffentlicht am Aktualisiert am 10 Min. Lesezeit
Digitale WEG-Verwaltung: Software für Hausgeld, Abrechnung und Eigentümerversammlung

Aktenordner, E-Mail-Verteiler und Excel-Listen prägen die Verwaltung vieler Eigentümergemeinschaften bis heute. Digitale Plattformen übernehmen Hausgeld, Abrechnung, Kommunikation, Dokumente und Abstimmungen in einem System. Wie weit das trägt, bestimmt allerdings nicht die Software, sondern das Wohnungseigentumsgesetz — und das ist seit der Reform 2020 und der Zulassung virtueller Versammlungen 2024 deutlich digitaler geworden.

Was digitale WEG-Verwaltung umfasst

Eine Hausverwaltung für eine Eigentümergemeinschaft hat andere Aufgaben als eine Mietverwaltung: Sie arbeitet für die Gemeinschaft, verwaltet das Gemeinschaftseigentum und führt fremdes Geld. Die Kosten werden nach Miteigentumsanteilen oder nach dem Schlüssel der Teilungserklärung verteilt, nicht nach Mietverträgen. Eine WEG-Software muss genau das abbilden:

BereichTypische FunktionenRechtlicher Bezug
Buchhaltung & HausgeldBankanbindung, automatischer Zahlungsabgleich, Mahnwesen, SollstellungenWirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 WEG)
AbrechnungJahresabrechnung je Eigentümer, Rücklagenentwicklung, VermögensberichtJahresabrechnung und Vermögensbericht (§ 28 Abs. 2 und 4 WEG)
VersammlungEinladung, Tagesordnung, Online-Teilnahme, Abstimmung, Protokoll§ 23, § 24 WEG
BeschlüsseBeschluss-Sammlung, Umlaufbeschlüsse, UmsetzungsstandBeschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG)
DokumenteTeilungserklärung, Protokolle, Verträge, Belege, VersicherungspolicenEinsichtsrecht (§ 18 Abs. 4 WEG)
InstandhaltungSchadensmeldungen, Handwerkersteuerung, Wartungs- und PrüffristenErhaltung des Gemeinschaftseigentums (§ 19 Abs. 2 WEG)

Die letzte Spalte ist kein Selbstzweck: An ihr lässt sich prüfen, ob eine Software die gesetzlichen Pflichten der Verwaltung tatsächlich unterstützt oder nur Nachrichten und Dateien sammelt.

Was das WEG digital erlaubt

Einladung und Kommunikation

Die Einberufung der Eigentümerversammlung muss in Textform erfolgen, mit einer Frist von mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG). Eine E-Mail oder eine Nachricht über ein Eigentümerportal genügt damit — sofern alle Eigentümer die Einladung auch nachweisbar erreicht. Wer einzelne Eigentümer ohne Portalzugang hat, braucht für sie weiter den Postweg. Gute Plattformen versenden deshalb je Empfänger digital oder per Brief aus demselben Vorgang.

Hybride und virtuelle Eigentümerversammlung

Seit der WEG-Reform 2020 kann die Gemeinschaft mit einfacher Mehrheit beschließen, dass Eigentümer sich zu einer Präsenzversammlung online zuschalten und dort abstimmen dürfen (§ 23 Abs. 1a WEG). Seit Oktober 2024 geht es einen Schritt weiter: Mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen kann die Gemeinschaft beschließen, dass Versammlungen für höchstens drei Jahre rein virtuell stattfinden. Die virtuelle Versammlung muss bei Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Bis Ende 2028 muss grundsätzlich weiterhin mindestens eine Präsenzversammlung im Jahr stattfinden.

Für die Software heißt das: Videokonferenz allein reicht nicht. Gebraucht werden eine verlässliche Prüfung, wer abstimmungsberechtigt ist, Stimmgewichtung nach der Gemeinschaftsordnung, Vollmachten und ein Weg für Eigentümer, die technisch nicht mitkommen.

Umlaufbeschlüsse

Außerhalb der Versammlung kann die Gemeinschaft im Umlaufverfahren beschließen. Seit 2020 genügt dafür die Textform (§ 23 Abs. 3 WEG) — also E-Mail oder eine Zustimmung über die Plattform. Grundsätzlich müssen allerdings alle Eigentümer zustimmen. Die Eigentümer können beschließen, dass für einen bestimmten einzelnen Gegenstand die Mehrheit genügt, etwa für die Auftragsvergabe einer bereits grundsätzlich beschlossenen Maßnahme.

Beschluss-Sammlung und Einsicht

Der Verwalter muss eine Beschluss-Sammlung führen (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG), und jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Ein Eigentümerportal, in dem Protokolle, Beschlüsse und Abrechnungen ohnehin liegen, erfüllt diesen Anspruch nebenbei — und erspart die Terminvereinbarung im Verwalterbüro. Wichtig bleibt, dass die Sammlung vollständig und chronologisch geführt wird; ein Dateiordner mit Protokollen ersetzt sie nicht.

Welche Punkte der Reform darüber hinaus für Eigentümer und Vermieter wichtig sind, steht unter Wohnungseigentumsgesetz: die 7 wichtigsten Punkte.

Die Vorteile im Alltag

Weniger Handarbeit bei Hausgeld und Abrechnung. Bankanbindung und automatischer Zahlungsabgleich zeigen sofort, wer im Rückstand ist. Die Jahresabrechnung entsteht aus den laufenden Buchungen statt aus einem Stapel Kontoauszüge am Jahresende.

Transparenz für Eigentümer. Wer Abrechnungen, Wirtschaftsplan und Beschlüsse jederzeit selbst einsehen kann, fragt seltener nach — und misstraut seltener. Fehlende Transparenz ist in vielen Gemeinschaften die eigentliche Ursache für Streit, nicht die Höhe der Kosten.

Nachvollziehbare Instandhaltung. Schadensmeldungen mit Fotos, Handwerkeraufträge und Angebote hängen am selben Vorgang. Das hilft später bei der Abgrenzung, ob eine Maßnahme als Erhaltung oder als bauliche Veränderung zu behandeln ist, und bei der Frage, was davon als Instandsetzungskosten anfällt.

Fristen im Blick. Wartungs- und Prüffristen für Heizung, Trinkwasser, Rauchmelder oder Aufzug lassen sich hinterlegen, statt im Gedächtnis des Verwalters oder Beirats zu stecken.

Sauberer Verwalterwechsel. Liegen Daten, Belege und Beschluss-Sammlung strukturiert in einem System, muss ein neuer Verwalter nicht bei null anfangen — vorausgesetzt, die Gemeinschaft kommt an ihre Daten heran (dazu unten mehr).

Für wen sich welche Lösung eignet

Selbstverwaltete WEG

Eine Gemeinschaft ohne externen Verwalter fällt zwischen die Stühle: Die meisten Programme für private Vermieter können keine Eigentümerabrechnung, die Profi-Systeme sind zu teuer und zu komplex. Im Hausverwaltung-Software-Vergleich bilden nur wenige Anbieter WEG-Verwaltung mit Wirtschaftsplan und Rücklagen ab:

Auf der Profi-Seite ist etg24 der naheliegende Einstieg, weil der Anbieter eigene Tarife für Selbstverwalter veröffentlicht. Welches Programm zur Größe der Gemeinschaft passt, grenzt der Software-Finder ein. Wann die Tabellenkalkulation noch reicht, steht unter Verwaltung mit Excel.

Eine Hürde bleibt unabhängig von der Software: Ohne Verwalter wird die Gemeinschaft von allen Eigentümern gemeinsam vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG). Für Bankkonto, Handwerkerverträge und Versicherungen sollte die Gemeinschaft deshalb per Beschluss einen Eigentümer zur Vertretung ermächtigen. Ob sich die Selbstverwaltung überhaupt lohnt, behandelt der Beitrag Selbst verwalten oder Hausverwaltung?.

Professionelle WEG-Verwaltung

Wer Gemeinschaften für Dritte verwaltet, braucht Mandantentrennung, doppelte Buchführung und eine Jahresabrechnung, die einer Belegprüfung durch den Beirat standhält. Der Markt teilt sich hier in zwei Schichten: ERP-Systeme für Buchhaltung und Abrechnung (etwa Impower, Domus, Haufe PowerHaus, Immoware24) und Aufsätze für Kommunikation, Vorgänge und Eigentümerportal (etwa casavi, facilioo, etg24, heytalo). Die Einordnung samt Preislogik steht unter Software für Hausverwaltungen; warum ein häufig genannter Schweizer Anbieter für deutsche WEGs nicht passt, zeigt casavi vs. Fairwalter.

Vermietende Eigentümer

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, hat zwei Ebenen: die WEG, die das Haus verwaltet, und das eigene Mietverhältnis. Die WEG-Plattform liefert Hausgeldabrechnung und Beschlüsse, die Betriebskostenabrechnung für den Mieter muss der Eigentümer daraus selbst ableiten. Für diesen zweiten Teil reicht meist ein Programm aus dem Vermieter-Vergleich oder eine der kostenlosen Lösungen. Welche weiteren Werkzeuge Vermieter brauchen, listet Software für Vermieter.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

  1. Eigentümerabrechnung nach Gemeinschaftsordnung. Die Software muss abweichende Verteilerschlüssel aus Teilungserklärung und Beschlüssen abbilden können, nicht nur Miteigentumsanteile.
  2. Rücklagen getrennt führen. Die Erhaltungsrücklage gehört auf ein eigenes Konto der Gemeinschaft und muss in Abrechnung und Vermögensbericht nachvollziehbar erscheinen.
  3. Versammlungsfunktion mit Stimmrechtsprüfung. Wer online abstimmen lässt, braucht Anwesenheitsliste, Stimmgewichtung, Vollmachten und ein Protokoll, das daraus entsteht.
  4. Datenexport. Buchungen, Belege, Stammdaten und Beschluss-Sammlung müssen sich vollständig in offenen Formaten exportieren lassen — sonst bindet die Software die Gemeinschaft stärker als der Verwaltervertrag.
  5. Zugang für alle Eigentümer. Eine Plattform, die nur die Hälfte der Eigentümer nutzt, verdoppelt den Aufwand. Brief-Versand aus dem System und eine einfache Oberfläche sind wichtiger als Funktionsbreite.
  6. Serverstandort und Vertrag. Siehe den folgenden Abschnitt.

Nach welchen Kriterien wir Verwaltungssoftware bewerten, ist unter Testkriterien beschrieben.

Datenschutz, Daten und Konten

Auftragsverarbeitung. Die Plattform verarbeitet Namen, Adressen, Kontoverbindungen und Zahlungsstände der Eigentümer. Der Verwalter bzw. die Gemeinschaft bleibt dafür verantwortlich und muss mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließen. Seriöse Anbieter stellen ihn von sich aus bereit und hosten in der EU, meist in Deutschland.

Rollen und Rechte. Nicht jeder Eigentümer darf alles sehen. Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer gehören beispielsweise nicht ungefiltert in ein Portal, auf das die ganze Gemeinschaft Zugriff hat. Beirat, Verwalter und Eigentümer brauchen unterschiedliche Rechte.

Wem die Daten gehören. Der Verwaltervertrag sollte ausdrücklich regeln, wer die Software stellt und dass die Daten beim Verwalterwechsel vollständig herausgegeben werden. Stellt der Verwalter die Plattform, endet der Zugang mit seinem Mandat.

Konten. Software verbucht Hausgeld und Rücklagen, verwahrt aber kein Geld. Die Konten laufen auf die Gemeinschaft, nicht auf den Verwalter. Gewerbliche Verwalter mit vielen Gemeinschaften nutzen dafür spezialisierte Verwalterplattformen wie die DKB-Verwalterplattform; einen Überblick über die Kontomodelle gibt Konten für die Immobilienverwaltung. Die Mietkautionen vermietender Eigentümer haben mit den WEG-Konten nichts zu tun — sie gehören getrennt angelegt, bei mehreren Mietverhältnissen etwa auf ein Kautionssammelkonto.

Herausforderungen bei der Umstellung

  • Akzeptanz: Die Umstellung gelingt nur, wenn die Mehrheit der Eigentümer mitzieht. Eine Informationsveranstaltung und ein Übergangsjahr mit parallelem Postversand senken die Hürde.
  • Datenmigration: Stammdaten, offene Posten und Rücklagenstände müssen zum Stichtag stimmen. Der Wechsel zum Beginn eines Wirtschaftsjahres ist deutlich einfacher als mittendrin.
  • Beschlusslage: Für Online-Teilnahme oder virtuelle Versammlungen braucht es einen Beschluss — vorher bleibt die Präsenzversammlung der Normalfall.
  • Kosten: Wer die Software bezahlt, sollte vorab feststehen. Stellt der Verwalter sie, steckt der Preis meist in der Verwaltervergütung; schafft die Gemeinschaft sie selbst an, wird das zu Verwaltungskosten, die über das Hausgeld verteilt werden.

Fazit

Das Wohnungseigentumsgesetz lässt inzwischen fast den gesamten Verwaltungsalltag digital zu — von der Einladung über Umlaufbeschlüsse bis zur virtuellen Versammlung. Der Engpass liegt eher bei der Software: Für Selbstverwalter gibt es nur wenige Programme, die eine Eigentümerabrechnung sauber abbilden, und professionelle Systeme verlangen meist einen Demo-Termin, bevor sie einen Preis nennen. Wer auswählt, sollte weniger auf die Funktionsliste achten als auf drei Punkte: Abrechnung nach der eigenen Gemeinschaftsordnung, vollständigen Datenexport und einen Zugang, den auch die weniger technikaffinen Eigentümer nutzen.

Häufige Fragen

Muss eine WEG einen Verwalter haben, wenn sie eine Software nutzt?

Nein. Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt keinen Verwalter vor, auch nicht ab einer bestimmten Größe. Allerdings kann jeder Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen, weil sie zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Ausgenommen sind nur kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Einheiten, in denen ein Eigentümer selbst Verwalter ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter fordert. Software ersetzt die Bestellung also nicht, sie erleichtert nur die Arbeit. Mehr dazu unter Hausverwaltung.

Darf eine Eigentümerversammlung komplett online stattfinden?

Ja, wenn die Eigentümer das mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen. Der Beschluss gilt für höchstens drei Jahre, und die virtuelle Versammlung muss bei Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Bis Ende 2028 muss grundsätzlich noch mindestens eine Präsenzversammlung im Jahr stattfinden. Hybride Versammlungen mit Online-Zuschaltung kann die Gemeinschaft mit einfacher Mehrheit beschließen.

Reicht eine Abstimmung per E-Mail oder App?

Für einen Umlaufbeschluss außerhalb der Versammlung genügt Textform, also auch E-Mail oder eine Zustimmung über eine Plattform (§ 23 Abs. 3 WEG). Grundsätzlich müssen dann aber alle Eigentümer zustimmen. Die Gemeinschaft kann beschließen, dass für einen bestimmten einzelnen Gegenstand die Mehrheit genügt.

Welche Software eignet sich für eine selbstverwaltete WEG?

Aus den Programmen für private Vermieter bilden nur wenige Eigentümerabrechnung, Wirtschaftsplan und Rücklagen ab: der WISO Hausverwalter 365, Immoware24 und vermieter1.de über ein Zusatzmodul, Immocloud eingeschränkt. Unter den Profi-Plattformen weist etg24 eigene Tarife für Selbstverwalter aus. Die Übersicht steht im Hausverwaltung-Software-Vergleich.

Was passiert mit alten Papierunterlagen bei der Umstellung?

Sie werden in der Regel eingescannt und in die Dokumentenablage übernommen. Zuerst lohnt sich das für Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Protokolle, laufende Verträge und die letzten Jahresabrechnungen. Die Originale sollten nicht vorschnell vernichtet werden, solange Aufbewahrungsfristen laufen oder Streit über einen Vorgang möglich ist.

Rechtsstand: Wohnungseigentumsgesetz in der Fassung nach der WEG-Reform 2020 und dem Gesetz zur Zulassung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen 2024, Stand September 2026. Der Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

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