„Hausverwaltung“ ist kein Beruf mit einem festen Aufgabenkatalog, sondern ein Sammelbegriff für drei unterschiedliche Aufträge mit unterschiedlichen Auftraggebern. Wer sie verwechselt, wundert sich später, warum der Verwalter für die eigene Wohnung nicht zuständig ist — oder zahlt zweimal.
Die drei Verwaltungsarten
| WEG-Verwaltung | Sondereigentumsverwaltung (SEV) | Mietverwaltung | |
|---|---|---|---|
| Auftraggeber | die Eigentümergemeinschaft | ein einzelner Eigentümer | der Eigentümer eines Hauses |
| Gegenstand | Gemeinschaftseigentum | die einzelne vermietete Wohnung | alle Mietverhältnisse im Objekt |
| Typische Leistungen | Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Eigentümerversammlung, Erhaltung des Gebäudes | Mieterauswahl, Mieteinzug, Betriebskostenabrechnung, Mängelbearbeitung | dasselbe, aber für das gesamte Objekt |
| Rechtsgrundlage | Wohnungseigentumsgesetz (§§ 9b, 26 ff. WEG) | Geschäftsbesorgungsvertrag | Geschäftsbesorgungsvertrag |
| Wer bezahlt | die Gemeinschaft über das Hausgeld | der Eigentümer | der Eigentümer |
| Ansprechpartner für Mieter | keiner, Mieter stehen nicht im Vertrag | der Verwalter, im Auftrag des Vermieters | der Verwalter, im Auftrag des Vermieters |
Die häufigste Konstellation bei vermieteten Eigentumswohnungen: Die WEG hat einen Verwalter für das Haus, und der vermietende Eigentümer beauftragt daneben — oder eben nicht — eine Sondereigentumsverwaltung für seine Wohnung. Wer nur die erste hat, verwaltet sein Mietverhältnis selbst. Was dabei anfällt, steht unter Wohnung vermieten: der Ablauf in neun Schritten.
Was eine Hausverwaltung tatsächlich tut
Kaufmännisch: Mieten und Hausgelder einziehen, Mahnwesen, Zahlungsverkehr, Betriebskostenabrechnung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht, Belegführung. In der WEG gehört dazu auch die Beschluss-Sammlung.
Technisch: Zustand des Objekts überwachen, Wartungsverträge und Prüffristen führen (Heizung, Trinkwasser, Rauchmelder, Aufzug), Handwerker beauftragen, Mängel aufnehmen und Gewährleistung verfolgen.
Rechtlich und organisatorisch: Versammlungen vorbereiten und Beschlüsse umsetzen, Mietverträge abschließen, Übergaben durchführen, Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern und Versorgern.
Grenzen: Ein Verwalter führt das Mietverhältnis, berät aber nicht umfassend rechtlich. Eine Kündigung kann er mit Originalvollmacht aussprechen, ob sie begründet ist, entscheidet der Vermieter. Räumungsverfahren laufen in der Praxis über Anwälte.
Was beim Vermieter bleibt: Die Verantwortung für die Mietkaution. Sie muss nach § 551 Abs. 3 BGB getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden. Ein Konto der Verwaltung, auf dem mehrere Kautionen zusammenliegen, erfüllt das nur als offenes Treuhandkonto mit Zuordnung je Mietverhältnis. Siehe Kautionssammelkonto und Vermieterkonto.
Was sie kostet — und warum das Grundhonorar wenig aussagt
| Leistung | Übliche Spanne |
|---|---|
| Mietverwaltung je Wohnung und Monat | 20–35 € |
| WEG-Verwaltung je Einheit und Monat | 20–30 € |
| Sondereigentumsverwaltung je Wohnung und Monat | 15–25 € |
| Garagen- und Stellplatz | 3–8 € |
Die Beträge sind Richtwerte, die Angebote vor Ort weichen je nach Region und Objekt ab. Kleine Bestände liegen am oberen Rand, weil der Fixaufwand je Objekt kaum von der Einheitenzahl abhängt. Entscheidend für die tatsächlichen Kosten sind die Sondervergütungen, die im Verwaltervertrag gesondert geregelt sind:
| Sondervergütung | Worauf achten |
|---|---|
| Eigentümerwechsel | Pauschale pro Verkauf, die oft der Käufer zahlt, aber vertraglich geregelt sein muss |
| Außerordentliche Versammlung | Pauschale je Termin, teils zusätzlich je Stunde |
| Begleitung von Baumaßnahmen | oft Prozentsatz der Bausumme, bei größeren Projekten schnell vierstellig |
| Mahn- und Gerichtsverfahren | Pauschalen je Mahnstufe, ob Anwaltskosten extra anfallen |
| Bescheinigungen und Auskünfte | z. B. für Steuer oder Bank, teils je Seite berechnet |
Zwei Angebote mit identischem Grundhonorar können sich dadurch um mehrere hundert Euro im Jahr unterscheiden.
Steuerlich sind die Kosten Werbungskosten und mindern die Einkünfte aus Vermietung — siehe Anlage V ausfüllen. Gegenüber dem Mieter sind sie dagegen nicht umlagefähig: § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt Verwaltungskosten ausdrücklich aus dem Betriebskostenbegriff aus. Was stattdessen umgelegt werden darf, steht unter umlagefähige Nebenkosten.
Bestellung, Vertrag und Wechsel
Bestellung (WEG): Der Verwalter wird durch Beschluss der Eigentümerversammlung bestellt, höchstens für fünf Jahre, nach der ersten Bestellung im Anschluss an die Begründung von Wohnungseigentum höchstens für drei. Die Bestellung ist der Akt, der Verwaltervertrag regelt das Entgelt — beides ist zu trennen.
Zertifizierung: Jeder Wohnungseigentümer kann verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (§ 26a WEG). Die Prüfung erfolgt vor der Industrie- und Handelskammer. Übergangsfristen gelten für Verwalter, die schon vor Dezember 2020 im Amt waren.
Abberufung: Seit der WEG-Reform 2020 kann die Gemeinschaft den Verwalter jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Das ist der wesentliche Unterschied zur alten Rechtslage, in der ein wichtiger Grund nötig war.
Worauf im Vertrag zu achten ist: Laufzeit und Kündigungsfristen, vollständige Liste der Sondervergütungen, Regelungen zur Belegeinsicht, Umgang mit Mieterkautionen, Herausgabe der Unterlagen bei Beendigung und die Frage, wer die Software und damit die Daten stellt. Der letzte Punkt wird regelmäßig unterschätzt: Beim Wechsel muss der Datenbestand vollständig übergeben werden, sonst beginnt der neue Verwalter bei null.
Einen Verwalter auswählen: Fragen vor der Unterschrift
- Erlaubnis und Absicherung: Gewerbliche Verwalter brauchen eine Erlaubnis nach § 34c GewO und eine Berufshaftpflichtversicherung. Eine Vertrauensschadenversicherung für Fremdgelder ist zusätzlich sinnvoll.
- Weiterbildung: Verwalter müssen sich regelmäßig fortbilden, üblicherweise 20 Stunden in drei Jahren.
- Betreuungsschlüssel: Wie viele Einheiten betreut ein Mitarbeiter, und wer ist im Urlaub Vertretung?
- Erreichbarkeit: Notdienst außerhalb der Bürozeiten, Reaktionszeit bei Meldungen und ein Eigentümerportal mit Zugriff auf Abrechnungen und Belege.
- Fremdgelder: Wo liegen Hausgeld, Rücklage und Mieterkautionen, und sind sie je Objekt getrennt?
- Referenzen: Mit welchen Eigentümergemeinschaften in der Nähe arbeitet der Verwalter bereits?
Selbst verwalten oder beauftragen?
Bei einer einzelnen Wohnung mit stabilem Mietverhältnis liegt der Aufwand bei wenigen Stunden im Jahr — Nebenkostenabrechnung, ein paar Mängelmeldungen, gelegentlich eine Mieterhöhung. Dem stehen 240 bis 420 Euro Vergütung im Jahr gegenüber, die nicht umlagefähig sind. Die Rechnung kippt, sobald einer dieser Punkte zutrifft:
- ab etwa fünf Einheiten — dann wird die Verwaltung zur wiederkehrenden Aufgabe statt zum Jahresritual
- große Entfernung zum Objekt — Besichtigungen, Übergaben und Handwerkertermine lassen sich nicht delegieren, wenn niemand vor Ort ist
- hohe Fluktuation, etwa bei möblierten oder studentischen Vermietungen
- ein Problemfall, der Zeit und Nerven bindet
Die ausführliche Gegenüberstellung steht unter Selbst verwalten oder Hausverwaltung?.
Der Mittelweg: Software statt Verwalter
Zwischen „alles selbst mit einer Tabelle“ und „alles abgeben“ liegt die Verwaltungssoftware. Sie nimmt den wiederkehrenden Teil ab — Zahlungsabgleich, Betriebskostenabrechnung, Belegablage, Dokumente — und lässt die Entscheidungen beim Eigentümer.
- Hausverwaltung-Software im Vergleich — Anbieter, Funktionen, Preise
- Software-Finder — Einheitenzahl und Bedarf angeben, passende Programme sehen
- Kostenlose Hausverwaltungssoftware — was die Gratis-Tarife leisten
- Verwaltung mit Excel — wann die Tabelle noch reicht
- Software für Vermieter — die acht Bausteine über die Verwaltung hinaus
- Digitale WEG-Verwaltung — was sich in der Gemeinschaft digitalisieren lässt
Für Verwalter und Verwaltungs-Gründer
Wer selbst Verwaltungen betreut oder eine aufbauen will, steht vor der umgekehrten Frage: Wie lassen sich Prozesse, Software und Strategie so aufstellen, dass der Bestand wachsen kann? Dafür gibt es spezialisierte Beratung, teils mit staatlicher Förderung.
Hausverwaltung digitalisieren oder aufbauen
Immovise berät Hausverwalter, Makler und Gründer bei Prozessen, Software-Auswahl und Strategie
- Beratung statt Software: Prozesse, ERP- und DMS-Systeme, Workflows
- Für Verwalter, Makler mit Verwaltungsgeschäft und Gründer
- BAFA-gelistet, Förderung von 50 bis 80 % je nach Standort
- Kostenloses Vorgespräch (45–60 Minuten) vor jeder Beauftragung
Häufige Fragen
Muss eine WEG einen Verwalter haben?
Zwingend ist es nicht — eine Gemeinschaft kann sich selbst verwalten. Praktisch scheitert das ab einer gewissen Größe an Buchführung, Jahresabrechnung und Haftung. Jeder Eigentümer hat zudem Anspruch auf eine ordnungsmäßige Verwaltung, was in größeren Gemeinschaften faktisch auf einen Verwalter hinausläuft.
Kann ich als Mieter die Hausverwaltung wechseln lassen?
Nein. Der Verwalter wird von den Eigentümern bestellt, nicht von den Mietern. Mieter können sich bei Missständen an ihren Vermieter halten — der ist Vertragspartner, unabhängig davon, wer die Verwaltung erledigt.
Wer ist mein Ansprechpartner — Verwalter oder Vermieter?
Rechtlich immer der Vermieter. Der Verwalter handelt in dessen Auftrag. Für Mängelanzeigen, Mietminderung oder Kündigungen ist der Vermieter der Adressat, auch wenn die Korrespondenz über die Verwaltung läuft.
Was passiert mit der Kaution, wenn die Verwaltung wechselt?
Sie gehört weiterhin dem Mieter und muss getrennt angelegt bleiben. Beim Wechsel ist das Kautionskonto mit zu übergeben — samt Nachweis über Stand und Zinsen. Wer mehrere Kautionen führt, sollte sie ohnehin je Mietverhältnis trennen statt in einem Sammelkonto zu halten.
Kann der Verwalter Mieter kündigen?
Mit schriftlicher Vollmacht im Original ja, denn der Mieter kann die Kündigung sonst zurückweisen (§ 174 BGB). Ob eine Kündigung begründet ist, bleibt Sache des Vermieters. Räumungsklagen führt in der Praxis ein Anwalt.
Wie schnell kann man eine WEG-Verwaltung loswerden?
Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwalter seit der WEG-Reform 2020 jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).