Software für Vermieter: die acht Bausteine im Überblick
1. Inserat und Vermietung
Was Software leistet: Exposé erstellen, auf mehrere Portale gleichzeitig ausspielen, Anfragen bündeln, Besichtigungstermine als Serie vergeben. Bei mehreren Bewerbern auf eine Wohnung ist die Terminvergabe der Punkt, an dem manuelle Verwaltung zuerst kippt.
Wo die Grenze liegt: Die Reichweite kommt vom Portal, nicht vom Werkzeug. Ein Vermietungstool ersetzt keine Anzeige, es verwaltet sie nur. Und die Auswahlentscheidung bleibt in jedem Fall beim Vermieter — schon weil eine automatisierte Vorsortierung nach Merkmalen wie Herkunft oder Familienstand diskriminierungsrechtlich heikel ist.
Ein Beispiel für ein reines Vermietungstool: Nunc aus Berlin übernimmt nur diesen Schritt. Das Tool schreibt den Inseratstext, bearbeitet die Fotos, stellt das Inserat auf ImmoScout24 (im größten Paket auch auf immowelt und Kleinanzeigen) und vergibt die Besichtigungstermine. Bezahlt wird einmal pro Vermietung statt im Abo: 149 bis 249 Euro je nach Paket (Stand September 2026). Nach dem Einzug endet die Zuständigkeit: Nebenkosten, Zahlungen und Kaution laufen anderswo. Die eingebaute Sterne-Bewertung der Bewerber ist ein Hilfsmittel zum Sortieren. Welche Unterlagen wann angefordert werden und wer absagt, entscheidet weiterhin der Vermieter, und dafür gelten die Grenzen aus dem nächsten Abschnitt.
Unsere Werkzeuge dazu: der Exposé-Generator für ein fertiges Exposé mit Fotos und den Pflichtangaben aus dem Energieausweis, Wie viel Miete kann ich verlangen? für den Ansatz, KI-gestützte Mietpreisfindung für die Frage, was algorithmische Preisvorschläge taugen.
2. Bewerberauswahl und Bonität
Was Software leistet: Selbstauskunft digital einholen, Nachweise strukturiert anfordern, Bonitätsauskünfte direkt einbinden. Der Vorteil ist weniger die Geschwindigkeit als die Vollständigkeit: Ein Formular vergisst kein Feld.
Wo die Grenze liegt: Zulässig ist nur, was zum Zeitpunkt der Abfrage erforderlich ist. Fragen nach Schwangerschaft, Religion oder Parteizugehörigkeit sind unzulässig, und eine Bonitätsauskunft darf erst eingeholt werden, wenn die Vermietung an diesen Bewerber ernsthaft in Betracht kommt — nicht schon bei der Massenbesichtigung.
Unsere Werkzeuge dazu: Mieterselbstauskunft, SCHUFA-Auskunft für Vermieter, Einkommensnachweis prüfen, Mietschuldenfreiheitsbescheinigung.
3. Mietvertrag
Was Software leistet: Vertragsvorlagen mit geführter Klauselauswahl, automatisch befüllten Stammdaten und einem Prüflauf gegen die häufigsten unwirksamen Formulierungen.
Wo die Grenze liegt: Eine Vorlage kennt den Einzelfall nicht. Klauseln zu Schönheitsreparaturen, Kleinreparaturen und Tierhaltung sind seit Jahren in Bewegung, und eine Vorlage, die zwei Jahre alt ist, kann eine inzwischen gekippte Klausel enthalten. Wer eine Vorlage nutzt, sollte wissen, welche Punkte strittig sind.
Unsere Werkzeuge dazu: Mietvertrags-Checkliste für Vermieter mit den zwölf Punkten, die jeder Vertrag enthalten sollte.
4. Kaution
Dies ist der Schritt, an dem jede Software an eine rechtliche Grenze stößt — und der Grund, warum in unserer Anbietertabelle bei der Funktion „Kaution” bei den meisten Programmen nichts steht.
Was Software leistet: Fristen überwachen, den vereinbarten Betrag hinterlegen, an die Abrechnung nach Auszug erinnern. Manche Anbieter binden ein Konto eines Partners an oder vermitteln es.
Wo die Grenze liegt: § 551 Abs. 3 BGB verlangt, dass die Kaution getrennt vom Vermögen des Vermieters und insolvenzsicher angelegt wird. Das ist eine Eigenschaft eines Kontos, keine Funktion einer Software. Ein Programm kann den Betrag noch so sauber führen — liegt das Geld auf dem privaten Girokonto des Vermieters, ist die Anlage fehlerhaft. Genau deshalb ist „Kautionsverwaltung” als Softwarefunktion fast immer eine Kontoanbindung und keine eigene Leistung.
Unsere Werkzeuge dazu: Anbietervergleich für Kautionskonten, Kautionssammelkonto für mehrere Mietverhältnisse, Vermieterkonto, Mietkautionsrechner für die zulässige Höhe.
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5. Übergabe und Dokumentation
Was Software leistet: Geführte Protokolle mit Raumliste, Zählerständen und Fotos, die direkt am Mängelpunkt hängen. Ein fotografiertes Protokoll auf Papier leistet das nicht — dort steht „Kratzer im Parkett”, aber nicht, wie groß.
Wo die Grenze liegt: Das Ergebnis muss beiden Seiten gehören. Wer das Protokoll ausschließlich im Konto eines Anbieters liegen hat, steht ohne Nachweis da, sobald der Zugang wegfällt. Entscheidend ist der PDF-Export an beide Parteien.
Unsere Werkzeuge dazu: Wohnungsübergabeprotokoll inklusive eines kostenlosen Protokoll-Tools, Zeitwert-Rechner für Abnutzung und der Kaution-Schäden-Simulator für die Frage, was am Ende abgezogen werden darf.
6. Laufende Verwaltung und Zahlungen
Was Software leistet: Der eigentliche Kern der Hausverwaltungssoftware. Stammdaten, Dokumente, Mieteingänge und offene Posten an einem Ort, meist mit Bankanbindung über PSD2 oder FinTS, die Zahlungseingänge automatisch den Mietverhältnissen zuordnet.
So sieht die Bankanbindung in der Praxis aus: Bank auswählen, Online-Banking-Zugang bestätigen, fertig — der Zugriff ist auf das Lesen der Umsätze beschränkt. Das Beispiel stammt aus Immocloud; bei den meisten Anbietern läuft es ähnlich.
Wo die Grenze liegt: Jede Zuordnungsautomatik scheitert an denselben Fällen — Teilzahlungen, Sammelüberweisungen, Zahlungen durch Dritte, fehlende Verwendungszwecke. Und bei einem tatsächlichen Zahlungsrückstand endet die Zuständigkeit der Software: Mahnung, Kündigung und Räumung sind rechtliche Schritte mit eigenen Fristen.
Unsere Werkzeuge dazu: Hausverwaltungssoftware im Vergleich mit Anbietertabelle und Testkriterien, der Software-Finder für die Auswahl nach Einheitenzahl und Funktionsbedarf, Verwaltung per Excel als bewusste Alternative bei kleinen Beständen und selbst verwalten oder Hausverwaltung für die Frage davor. Bei Zahlungsrückständen: Was tun bei Mietrückstand?
7. Nebenkosten und Mietanpassung
Was Software leistet: Betriebs- und Heizkosten auf die Nutzer verteilen, Umlageschlüssel dauerhaft speichern, Abrechnungen als Serienbrief erzeugen. Das ist der Punkt, an dem sich eine Software für viele zum ersten Mal rechnet: Die Abrechnung ist jährlich, fristgebunden und fehleranfällig.
Wo die Grenze liegt: Die Software rechnet, was man ihr an Schlüsseln vorgibt. Ob eine Kostenart überhaupt umlagefähig ist und ob der gewählte Schlüssel zum Vertrag passt, prüft sie nicht.
Unsere Werkzeuge dazu: Nebenkostenabrechnungs-Rechner, Umlagefähigkeits-Check, Wohnflächenrechner als Grundlage des häufigsten Umlageschlüssels, CO₂-Kostenrechner für die Aufteilung nach dem Stufenmodell. Für die Miete selbst: Kappungsgrenze-Rechner, Indexmietvertrag-Rechner und der Mieterhöhungsschreiben-Generator.
8. Steuer und Wirtschaftlichkeit
Was Software leistet: Einnahmen und Ausgaben so aufbereiten, dass sie in die Anlage V übertragbar sind — bei einigen Anbietern als eigener Export, bei anderen als reine Summenliste.
Wo die Grenze liegt: Die Abgrenzung zwischen sofort abziehbarem Erhaltungsaufwand und abschreibungspflichtigen Herstellungskosten trifft keine Buchungslogik automatisch. Sie ist die folgenreichste Einzelentscheidung der Vermietungsbesteuerung und gehört geprüft, nicht gebucht.
Unsere Werkzeuge dazu: Kaufnebenkosten-Rechner für die Gesamtinvestition, Mietrendite-Rechner, Cashflow-Rechner, AfA-Rechner und Anlage V ausfüllen.
Wie viel Software bei welcher Bestandsgröße?
Die ehrlichste Antwort auf die Frage nach der richtigen Software ist eine Gegenfrage: wie viele Einheiten? Der Bedarf springt nicht gleichmäßig, sondern an wenigen Schwellen.
| Bestand | Was sich rechnet | Was noch nicht |
|---|---|---|
| 1 Einheit | Kautionskonto, Tabelle, Ordner, Einzelrechner | Verwaltungssoftware — der Einrichtungsaufwand übersteigt die Ersparnis |
| 2–4 Einheiten | zusätzlich getrennte Kostenerfassung je Objekt, feste Umlageschlüssel | automatisierter Zahlungsabgleich |
| 5–19 Einheiten | Verwaltungssoftware mit Nebenkostenmodul und Bankanbindung | eigene Buchhaltung, ERP |
| ab 20 Einheiten | getrennte Buchhaltung, automatisierter Mietabgleich, Dokumentenmanagement | — |
Der statistische Durchschnitt eines Mehrfamilienhauses in Deutschland liegt bei 6,7 Wohnungen. Die typische Konstellation privater Vermieter liegt damit genau in der Zone, in der die Tabelle kippt und Software je Einheit bepreist wird — das ist kein Zufall, sondern der Grund, warum sich die Preismodelle der Anbieter dort so ähneln.
Stack-Check: Drei Fragen, eine Empfehlung — welche Bausteine sich in Ihrer Situation rechnen.
Wie viele Einheiten vermieten Sie?
Was kostet Sie heute die meiste Zeit?
Wie verwalten Sie heute?
All-in-One oder Best of Breed?
Die Bestandsgröße beantwortet, wie viel Software sinnvoll ist. Die zweite Frage ist, ob sie aus einer Hand kommen soll — ein Programm für alles — oder ob für jeden Schritt das jeweils beste Werkzeug eingesetzt wird.
| All-in-One | Best of Breed | |
|---|---|---|
| Stärke | ein Datenbestand, keine doppelte Pflege, eine Rechnung | je Schritt die bessere Funktion, einzeln austauschbar |
| Schwäche | einzelne Module bleiben oberflächlich, Wechsel ist teuer | die Übergänge zwischen den Werkzeugen |
| Kosten | ein Abo, planbar | summiert sich, oft unbemerkt |
| Ausstieg | Export selten vollständig | jedes Werkzeug einzeln kündbar |
Die Entscheidung fällt nicht an den Funktionen, sondern an den Nahtstellen. Vier davon gibt es, und an ihnen entsteht der Aufwand, den keine Preisliste ausweist:
- Kontoumsätze → Mieteingänge. Ohne Bankanbindung wird jeder Zahlungseingang von Hand zugeordnet. Das ist die Naht, die sich am frühesten rechnet — und die in günstigen Tarifen zuerst fehlt.
- Belege → Nebenkostenabrechnung. Rechnungen müssen dort landen, wo später abgerechnet wird. Getrennte Ablage und Abrechnung bedeutet, jeden Beleg zweimal anzufassen.
- Jahresergebnis → Steuererklärung. Wer unterjährig sauber kontiert, schreibt die Anlage V am Jahresende nur noch ab. Wer nicht, sortiert im Mai einen Schuhkarton.
- Kommunikation → Vorgang. Mängelmeldungen per WhatsApp sind später weder auffindbar noch belegbar.
Ein Werkzeug, das zwei dieser Nahten schließt, ist mehr wert als zwei Werkzeuge, die je eine Funktion besser können.
Zwei Beispiel-Stacks
1 bis 4 Einheiten — bewusst Best of Breed, weil jedes Teil kostenlos oder ohnehin vorhanden ist: Tabellenkalkulation für Einnahmen und Ausgaben, getrenntes Vermieterkonto für den Zahlungsverkehr, je Mietverhältnis ein Kautionskonto, die Einzelrechner für Miethöhe, Nebenkosten und Abschreibung, ein Cloud-Ordner für Belege. Eine Verwaltungssoftware kostet hier mehr Einrichtungszeit, als sie im Jahr spart.
5 bis 19 Einheiten — All-in-One als Kern, zwei Dinge daneben: eine Verwaltungssoftware mit Nebenkostenmodul und Bankanbindung als Zentrum, daneben die Kautionskonten (gesetzlich nicht integrierbar) und die Steuererklärung beim Steuerberater oder in einer eigenen Software. Welche Programme das Nebenkostenmodul und die Bankanbindung tatsächlich mitbringen, steht im Anbietervergleich; der Finder filtert nach genau diesen Funktionen.
Ein Teil ist immer Best of Breed — auch ohne Entscheidung
Die Kaution lässt sich nicht integrieren. § 551 Abs. 3 BGB verlangt ein vom Vermietervermögen getrenntes, insolvenzfestes Konto; eine Datenbankzeile in der Verwaltungssoftware erfüllt das nicht. Jede Software kann die Kaution höchstens abbilden und das Konto anbinden. Wer einen vollständig integrierten Stack sucht, stößt an dieser Stelle auf eine rechtliche Grenze, nicht auf eine technische.
Software wechseln: wann es sich lohnt und wie es gelingt
Ein Wechsel kostet mehr als die Einrichtung des neuen Programms. Er lohnt sich deshalb nur aus einem der folgenden Gründe — nicht, weil ein anderer Anbieter eine Funktion mehr auf der Preisliste hat:
- Der Bestand ist gewachsen. Aus drei Einheiten wurden acht, und die Nebenkostenabrechnung entsteht weiterhin in einer Tabelle neben der Software.
- Eine Nahtstelle bleibt offen. Typisch ist die fehlende Bankanbindung: Jeder Mieteingang wird von Hand zugeordnet, obwohl dafür bezahlt wird.
- Der Anbieter ändert die Bedingungen. Deutliche Preiserhöhung, Wegfall eines kostenlosen Tarifs, Einstellung eines Moduls oder des ganzen Produkts.
Was bei einem Wechsel verloren gehen kann
Stammdaten lassen sich fast immer exportieren. Heikel ist, was zwischen den Daten liegt: die Verknüpfung eines Belegs mit einer Kostenart, die Historie früherer Abrechnungen, hinterlegte Umlageschlüssel und Vorauszahlungen, der Schriftverkehr mit Mietern. Diese Zusammenhänge stecken in der Datenbank des Anbieters und kommen im Export oft nur als lose Liste an.
Unberührt bleibt dagegen die Kaution. Weil sie auf einem eigenen Konto liegt und nicht in der Software, wechselt sie nicht mit — der Mietvertrag und das Kautionskonto laufen einfach weiter.
Der Wechsel in fünf Schritten
- Vollständig exportieren, bevor gekündigt wird. Stammdaten als Tabelle, alle Belege als Dateien, jede bereits erstellte Nebenkostenabrechnung als PDF. Nach Vertragsende ist der Zugang oft nur noch kurz oder gar nicht mehr möglich.
- Zum Beginn eines Abrechnungsjahres wechseln. Wer mitten im Jahr umzieht, verteilt die Kosten eines Abrechnungszeitraums auf zwei Systeme — und rechnet am Ende aus beiden zusammen. Der beste Zeitpunkt liegt kurz nach Versand der letzten Abrechnung im alten Programm.
- Stammdaten zuerst, dann die Schlüssel. Objekte, Einheiten, Wohnflächen und Mietverhältnisse übernehmen; anschließend Umlageschlüssel und Vorauszahlungen gegen die Mietverträge prüfen, statt sie blind zu importieren. Offene Posten werden als Anfangsbestand erfasst.
- Ein bis zwei Monate parallel laufen lassen. Mieteingänge in beiden Systemen abgleichen, bis die Zuordnung im neuen Programm stimmt.
- Das alte Konto erst schließen, wenn der Export geprüft ist. Belege einer Nebenkostenabrechnung muss der Mieter einsehen können, und für das Finanzamt sollten die Unterlagen verfügbar bleiben, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist.
Wer einen Wechsel noch vor sich hat, spart ihn sich am besten schon bei der Auswahl: Die Frage nach einem vollständigen Export gehört in jede Anbieterprüfung — siehe die Testkriterien.
Der teuerste Posten steht in keiner Preisliste
Der Kostenvergleich zwischen zwei Programmen dreht sich meist um wenige Euro je Einheit und Monat. Der größere Posten ist der Medienbruch: jede Stelle, an der Daten aus einem System von Hand in das nächste übertragen werden. Die Adresse aus dem Inserat in den Mietvertrag, der Zählerstand aus dem Protokoll in die Nebenkostenabrechnung, die Summe aus der Verwaltung in die Steuererklärung.
Jede dieser Übertragungen kostet Zeit und erzeugt eine eigene Fehlerquelle — und Fehler in der Nebenkostenabrechnung oder im Erhöhungsverlangen sind teurer als jedes Abo. Bei der Auswahl lohnt deshalb weniger die Frage, welches Programm die längste Funktionsliste hat, als die Frage, welche Übergänge es ohne Abtippen bedient.
Häufige Fragen
Welche Software brauche ich als privater Vermieter wirklich?
Bei einer einzelnen Wohnung: ein Kautionskonto, eine Tabelle und einen Ordner. Alles Weitere lohnt sich erst, wenn sich Vorgänge wiederholen. Ab etwa fünf Einheiten wird eine Verwaltungssoftware sinnvoll, weil Kosten je Objekt getrennt und Umlageschlüssel gepflegt werden müssen. Ab rund 20 Einheiten kommen getrennte Buchhaltung und automatisierter Zahlungsabgleich hinzu.
Kann eine Software die Mietkaution verwalten?
Nein. § 551 Abs. 3 BGB verlangt, dass die Kaution getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt wird. Das leistet ein Konto, keine Datenbanktabelle. Sinnvoll ist deshalb nur, dass eine Software ein passendes Konto anbindet oder vermittelt — verwalten im rechtlichen Sinn kann sie es nicht.
Was kostet ein vollständiger Vermieter-Software-Stack?
Bei den kostenpflichtigen Verwaltungsanbietern liegen die Kosten bei fünf Einheiten zwischen etwa 1,27 und 2,77 Euro je Einheit und Monat. Mehrere Anbieter sind inzwischen dauerhaft kostenlos. Rechner für Rendite, Nebenkosten und Mieterhöhung, ein Kautionskonto und Musterschreiben lassen sich vollständig kostenfrei abdecken.
Lohnt sich eine Software schon bei einer Wohnung?
Meist nicht. Bei einer Einheit fällt eine Nebenkostenabrechnung im Jahr an, zwölf Mieteingänge und alle paar Jahre ein Mieterwechsel. Der Einrichtungsaufwand einer Verwaltungssoftware übersteigt die Zeitersparnis. Sinnvoll ist stattdessen, die Einzelschritte mit spezialisierten kostenlosen Werkzeugen zu erledigen.
Worauf sollte ich bei der Auswahl achten?
Auf drei Punkte: Deckt das Programm die Schritte ab, die bei Ihnen tatsächlich Zeit kosten — meist Nebenkostenabrechnung und Zahlungsabgleich? Lassen sich die eigenen Daten wieder exportieren, wenn der Anbieter wechselt oder aufgibt? Und wie wird ein Anbieter finanziert, der nichts kostet? Die Testkriterien beschreiben den Prüfweg im Detail.
Weiterführend
- Hausverwaltungssoftware im Vergleich — zehn Anbieter entlang sechs Funktionen
- Software-Finder — Auswahl nach Einheitenzahl und Funktionsbedarf
- Kostenlose Hausverwaltungssoftware — welche Anbieter dauerhaft nichts kosten
- Verwaltung mit Excel — wann die Tabelle reicht und wann nicht
- Selbst verwalten oder Hausverwaltung? — die Entscheidung vor der Softwarefrage
- Mietkaution für Vermieter — die Übersicht zum Kernthema