In einer Minute: Fünf Warnzeichen
- Die Abrechnung kam mehr als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.
- Es fehlt die CO2-Aufteilung oder der Verbrauchsanteil liegt außerhalb von 50 bis 70 Prozent.
- Die Nachzahlung ist ungewöhnlich hoch, obwohl Verbrauch und Preise kaum gestiegen sind.
- Es wurde ganz oder teilweise nach Fläche abgerechnet, obwohl Messgeräte vorhanden sind.
- Es sind Reparaturen oder Rücklagen unter den Heizkosten aufgeführt.
Trifft mindestens ein Punkt zu, lohnt sich der Rechner oben — und die Belegeinsicht.
Für die gesamte Nebenkostenabrechnung ist der Nebenkostenabrechnungs-Rechner zuständig, für die Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Mieter und Vermieter der CO2-Kosten-Rechner.
Die Heizkostenabrechnung in sechs Schritten prüfen
1. Frist und Zugang
Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Datum auf dem Schreiben. Kam sie später, sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen, ein Guthaben bleibt auszuzahlen.
2. Formale Mindestangaben
Eine nachvollziehbare Abrechnung nennt Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und die abgezogenen Vorauszahlungen. Bei Heizkosten kommen der Verbrauchsanteil, die Einheiten und die CO2-Angaben hinzu.
3. Ausgangswerte
Wohnfläche, Gesamtfläche des Hauses, Zählerstände und Abrechnungszeitraum müssen stimmen. Ein Fehler bei der Wohnfläche wirkt jedes Jahr — prüfen Sie ihn mit dem Wohnflächenrechner.
4. Verteilerschlüssel
Zwischen 50 und 70 Prozent der Kosten müssen nach Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Der Rechner oben rechnet Ihren Anteil damit nach.
5. Einzelne Kostenpositionen
Umlagefähig sind Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Reinigung, Messungen und die Kosten der Verbrauchserfassung (§ 2 Nr. 4 BetrKV). Nicht umlagefähig sind Reparaturen und die Instandhaltungsrücklage. Heizung und Warmwasser sind getrennt zu verteilen. Die Heizkosten im Zusammenhang der ganzen Abrechnung prüft der Nebenkostenabrechnung-Überblick.
6. Kürzungsrechte
Fehlen Verbrauchserfassung, Funkzähler, Verbrauchsinformation oder CO2-Aufteilung, gibt es Kürzungsrechte von 15 oder 3 Prozent — der Rechner oben zeigt, welche greifen.
Die vier Kürzungsrechte im Überblick
Alle vier setzen an derselben Stelle an: am Anteil, der nach der Abrechnung auf den Nutzer entfällt. Sie müssen nicht eingeklagt werden — der Nutzer kürzt und zahlt den Rest.
| Verstoß | Kürzung | Grundlage |
|---|---|---|
| Nicht verbrauchsabhängig abgerechnet | 15 % | § 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV |
| Keine fernablesbare Ausstattung installiert | 3 % | § 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV |
| Verbrauchsinformationen nach § 6a fehlen oder sind unvollständig | 3 % | § 12 Abs. 1 Satz 3 HeizkostenV |
| CO2-Aufteilung oder Pflichtangaben fehlen | 3 % | § 7 Abs. 4 CO2KostAufG |
Ob sich die drei 3-Prozent-Rechte nebeneinander geltend machen lassen, ist nicht ausdrücklich geregelt. Der Rechner weist die Summe deshalb als Obergrenze aus. Wer sicher gehen will, kürzt zunächst um den unstreitigen Teil und benennt die weiteren Verstöße im Widerspruchsschreiben.
Wie die Verteilung funktioniert
Die Kosten der zentralen Heizungsanlage werden in zwei Töpfe geteilt. Der eine folgt dem gemessenen Verbrauch, der andere der Fläche — weil auch eine ungenutzte Wohnung von der beheizten Nachbarwohnung profitiert und Leitungsverluste nicht verursachungsgerecht zuzuordnen sind.
- Verbrauchsanteil: mindestens 50, höchstens 70 Prozent (§ 7 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV).
- 70 Prozent zwingend bei Gebäuden, die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung 1994 nicht erfüllen, die mit Öl oder Gas beheizt werden und deren freiliegende Leitungen überwiegend gedämmt sind (Satz 2).
- Sonderfall ungedämmte Leitungen: Wird dadurch ein wesentlicher Teil des Verbrauchs nicht erfasst, darf er nach anerkannten Regeln der Technik rechnerisch bestimmt werden (Satz 3).
- Grundkostenanteil: nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum — wahlweise bezogen auf die beheizten Räume.
Ein hoher Verbrauchsanteil belohnt sparsames Heizen und belastet Wohnungen in ungünstiger Lage stärker; ein hoher Grundkostenanteil wirkt umgekehrt. Der Schlüssel ist deshalb regelmäßig Streitpunkt — ändern darf ihn der Gebäudeeigentümer aber nur zu Beginn eines Abrechnungszeitraums.
Bevor Sie kürzen: drei Dinge prüfen
- Ist die Abrechnung überhaupt fristgerecht? Der Vermieter muss sie binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen — das wirkt stärker als jede Kürzung. Ein Guthaben bleibt davon unberührt und ist weiterhin auszuzahlen.
- Stimmen die Ausgangswerte? Wohnfläche, Gesamtfläche, Zählerstände und Abrechnungszeitraum. Ein Fehler hier verschiebt mehr Geld als jedes Kürzungsrecht.
- Belegeinsicht verlangen. Sie umfasst die Rechnungen des Versorgers und die Ableseprotokolle. Solange die Einsicht verweigert wird, kann die Zahlung der Nachforderung zurückgehalten werden.
Typische Fehler und woran Sie sie erkennen
| Fehler | Woran erkennbar | Folge |
|---|---|---|
| Alles nach Fläche verteilt | Kein Verbrauchsanteil ausgewiesen, obwohl Heizkostenverteiler hängen | Kürzung um 15 % |
| Verbrauchsanteil außerhalb 50–70 % | Schlüssel steht auf der Abrechnung, z. B. 30/70 oder 90/10 | Abrechnung angreifbar, Anteil neu berechnen |
| Reparaturen abgerechnet | Rechnungen von Handwerkern in der Kostenaufstellung | Position nicht umlagefähig, herausrechnen |
| Falsche Wohnfläche | Fläche weicht vom Mietvertrag oder Aufmaß ab | Jede Abrechnung zu teuer |
| Leerstand umgelegt | Gesamtfläche stimmt nicht, Wohnungen ohne Verbrauch | Kosten für leere Wohnungen trägt der Vermieter |
| CO2-Aufteilung fehlt | Kein Vermieteranteil, keine Gebäudeeinstufung | Kürzung um 3 % |
| Verspätet zugestellt | Zugang später als zwölf Monate nach Abrechnungszeitraum | Nachforderung ausgeschlossen |
Fehler gefunden: So gehen Sie vor
- Belege einsehen. Rechnungen des Versorgers und Ableseprotokolle verlangen; Kopien gegen Kostenerstattung.
- Fehler dokumentieren. Betrag, Position und Norm notieren, den Rechnerausdruck beilegen.
- Schriftlich widersprechen — innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung.
- Unstrittigen Teil zahlen, den Rest ausdrücklich unter Vorbehalt oder gar nicht.
- Bei Streit Mieterverein oder Rechtsberatung einschalten.
Formulierungshilfe für die Kürzung
Betreff: Heizkostenabrechnung für den Zeitraum [von–bis] — Ausübung des Kürzungsrechts
Sehr geehrte/r [Name],
Ihre Abrechnung vom [Datum], zugegangen am [Datum], weist aus, dass [Grund, z. B. die Kosten nicht verbrauchsabhängig verteilt wurden]. Ich kürze deshalb den auf mich entfallenden Kostenanteil von [Betrag] € nach § [12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV] um [15] Prozent, das sind [Betrag] €. Den verbleibenden Betrag von [Betrag] € zahle ich. Bitte übersenden Sie mir außerdem Kopien der Abrechnungsbelege.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Adresse, Datum]
Die Formulierungshilfe ersetzt keine Rechtsberatung; Platzhalter in eckigen Klammern anpassen.
Für Vermieter: Kürzungen vermeiden
- Fernablesbare Zähler bis zum 31. Dezember 2026 nachrüsten — Fristen, Kosten und Ausnahmen.
- Unterjährige Verbrauchsinformationen tatsächlich versenden und den Versand dokumentieren.
- Die CO2-Aufteilung mit Gebäudeeinstufung ausweisen — der CO2-Kosten-Rechner erzeugt die Unterlage.
- Abrechnung binnen zwölf Monaten zustellen und Fehler vor dem Versand prüfen; Hinweise in den häufigsten Abrechnungsfehlern.
Häufige Fragen
Wie lange habe ich Zeit, die Heizkostenabrechnung zu prüfen?
Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter dem Vermieter spätestens zwölf Monate nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind sie ausgeschlossen, außer der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Prüfen Sie deshalb zügig und legen Sie Widerspruch schriftlich ein.
Muss ich die Nachzahlung sofort überweisen?
Solange Sie die Belege nicht einsehen konnten, dürfen Sie die Zahlung zurückhalten. Bei einem konkreten Fehler zahlen Sie den unstrittigen Teil und widersprechen dem Rest schriftlich; wer unter Vorbehalt zahlt, sollte das ausdrücklich erklären.
Muss ich die Kürzung begründen?
Es genügt, sie auszuüben und den Grund zu benennen — ein Anspruch auf Zustimmung des Vermieters besteht nicht, weil die Kürzung von Gesetzes wegen eintritt. Schriftlich und mit Bezug auf die konkrete Abrechnung sollte es trotzdem sein, schon um den Zugang belegen zu können.
Greift die Kürzung um 3 Prozent bei fehlenden Funkzählern schon jetzt?
Für Ausstattung, die vor dem 1. Dezember 2021 eingebaut wurde, läuft die Nachrüstfrist nach § 5 Abs. 3 HeizkostenV bis zum 31. Dezember 2026. Vorher lässt sich das Recht dafür in der Regel nicht geltend machen; Details unter Funkzähler-Pflicht bis 31. Dezember 2026. Die monatliche Verbrauchsinformation ist bei fernablesbarer Ausstattung dagegen schon seit 2022 Pflicht.
Gilt das Kürzungsrecht auch bei einer Wärmepumpe?
Ja, die Verordnung stellt auf die zentrale Versorgung ab, nicht auf den Energieträger. Für die Erfassung des Verbrauchs bei Wärmepumpen gelten allerdings Übergangsregelungen, die in § 12 HeizkostenV eigens geregelt sind.
Ich bin Vermieter — wie vermeide ich die Kürzung?
Drei Dinge: fernablesbare Ausstattung vorhalten, die unterjährigen Verbrauchsinformationen tatsächlich versenden und in der Abrechnung den CO2-Anteil, die Gebäudeeinstufung und die Berechnungsgrundlagen ausweisen. Der CO2-Kosten-Rechner erzeugt für den letzten Punkt ein PDF, das sich der Abrechnung beilegen lässt.
Was ist, wenn die Abrechnung von einem Abrechnungsdienst kommt?
Das ändert nichts: Vertragspartner des Mieters bleibt der Vermieter, und er muss sich Fehler des Dienstleisters zurechnen lassen. Die Kürzung wird gegenüber dem Vermieter ausgeübt, nicht gegenüber dem Abrechnungsunternehmen.
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Zum RechnerQuellen
- Primärquelle§ 7 HeizkostenV – Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme— Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle§ 6a HeizkostenV – Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen— Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle§ 12 HeizkostenV – Kürzungsrecht— Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle§ 7 CO2KostAufG – Abrechnung, Ausweispflicht und Kürzungsrecht— Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle§ 5 HeizkostenV – Ausstattung zur Verbrauchserfassung— Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle§ 2 BetrKV – Aufstellung der Betriebskosten (Nr. 4: Heizung)— Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle§ 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten— Bundesministerium der Justiz