Funkzähler-Pflicht bis 31. Dezember 2026: Was Vermieter jetzt erledigen müssen

Zum 31. Dezember 2026 endet eine Frist, die viele Vermieter noch vor sich herschieben: Heizkostenverteiler und Zähler, die nicht fernablesbar sind, müssen bis dahin nachgerüstet oder ausgetauscht sein. Wer es nicht schafft, verliert kein Bußgeld-Verfahren — sondern 3 Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten, Jahr für Jahr, bei jedem Mieter.

Was das Gesetz verlangt

Die Heizkostenverordnung kennt seit der Reform von 2021 drei Stufen, und es lohnt sich, sie auseinanderzuhalten — je nachdem, wann die Geräte in Ihr Haus gekommen sind.

Neugeräte seit dem 1. Dezember 2021 müssen fernablesbar sein. Was das bedeutet, definiert das Gesetz selbst: Fernablesbar ist eine Ausstattung, „wenn sie ohne Zugang zu einzelnen Nutzeinheiten abgelesen werden kann” (§ 5 Abs. 2 HeizkostenV). Der Ablesetermin in der Wohnung ist damit kein Maßstab mehr.

Seit dem 1. Dezember 2022 dürfen nur noch Geräte installiert werden, die sich sicher an ein Smart-Meter-Gateway nach dem Messstellenbetriebsgesetz anbinden lassen — und die interoperabel mit Geräten anderer Hersteller sind. Dazu gehört ein Detail, das in der Praxis mehr wert ist als es klingt: Das Schlüsselmaterial der Geräte ist dem Gebäudeeigentümer kostenfrei zur Verfügung zu stellen (§ 5 Abs. 5). Genau das entscheidet, ob Sie den Messdienstleister später wechseln können, ohne die Technik noch einmal zu bezahlen.

Altgeräte — alles, was bis zum 1. Dezember 2021 installiert wurde — müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden (§ 5 Abs. 3). Das ist die Frist, um die es dieses Jahr geht.

Die Fristen im Überblick

Die letzte Zeile wird gern überlesen: Wer 2022 in Funkzähler investiert hat, ist für diese Runde durch — aber nicht dauerhaft. Fünf Jahre später kommt die nächste Anforderung.

Was passiert, wenn die Frist verstreicht

Es gibt kein Bußgeld und keine Behörde, die prüft. Die Sanktion liegt beim Mieter, und sie ist dauerhaft: Nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV darf er den auf ihn entfallenden Anteil der Heiz- und Warmwasserkosten um 3 Prozent kürzen, wenn der Gebäudeeigentümer

• entgegen § 5 Abs. 2 oder 3 keine fernablesbare Ausstattung installiert hat oder
• die Informationen nach § 6a nicht oder nicht vollständig mitteilt.

Drei Prozent klingen harmlos. Bei einem Mehrfamilienhaus mit acht Wohnungen und 12.000 € Heiz- und Warmwasserkosten im Jahr sind das 360 €, wenn alle Mieter kürzen — und zwar in jeder Abrechnung, solange der Zustand anhält. Rechnet man die Restnutzungsdauer eines Zählersatzes gegen, ist die Nachrüstung regelmäßig die günstigere Variante.

Diese Kürzung ist etwas anderes als die bekannten 15 Prozent: Die stehen im Raum, wenn überhaupt nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird. Beides kann zusammentreffen, und beides prüfen Mieter inzwischen routiniert — worauf sie dabei achten, steht unter Nebenkostenabrechnung prüfen.

Eine Einschränkung gilt in der WEG: Zwischen einem Wohnungseigentümer und seiner Gemeinschaft greift das Kürzungsrecht nicht. Dort gelten die allgemeinen Vorschriften — die Verwaltung kann sich also nicht auf 3 Prozent Rabatt einstellen, sondern schuldet der Gemeinschaft eine ordnungsgemäße Umsetzung.

Die zweite Pflicht: monatliche Verbrauchsinformation

Sie hängt unmittelbar an der ersten. Sobald in einem Gebäude fernablesbare Geräte verbaut sind, schuldet der Eigentümer seit dem 1. Januar 2022 monatlich eine Verbrauchsinformation (§ 6a HeizkostenV). Sie muss enthalten:

• den Verbrauch des letzten Monats in Kilowattstunden,
• den Vergleich mit dem Vormonat,
• den Vergleich mit dem gleichen Monat des Vorjahres,
• den Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer derselben Nutzerkategorie.

Das ist der Punkt, an dem die Nachrüstung für viele Vermieter unangenehm wird: Mit dem Funkzähler entsteht eine laufende monatliche Pflicht, die es vorher nicht gab. Sie darf elektronisch erfüllt werden, etwa über ein Mieterportal — und genau daran scheitert es in der Praxis häufiger als an der Technik am Heizkörper.

Ausnahmen — und die eine, die viele betrifft

Die Nachrüstpflicht entfällt, „wenn dies im Einzelfall wegen besonderer Umstände technisch nicht möglich ist oder durch einen unangemessenen Aufwand oder in sonstiger Weise zu einer unbilligen Härte führen würde” (§ 5 Abs. 3 Satz 2). Das ist eine Einzelfallprüfung, kein Freibrief für ältere Bestände — und die Beweislast liegt beim Eigentümer. Dokumentieren Sie deshalb, was Sie geprüft haben, nicht nur das Ergebnis.

Praktisch wichtiger ist eine andere Regel: Ein einzelnes Gerät, das ersetzt oder ergänzt wird, darf weiterhin nicht fernablesbar sein, wenn es Teil eines Gesamtsystems ist, dessen übrige Geräte es auch nicht sind (§ 5 Abs. 2 Satz 4). Wer also 2025 einen defekten Heizkostenverteiler getauscht hat, hat damit nichts falsch gemacht — die Frist zum Jahresende gilt trotzdem für das gesamte System.

Was es kostet — und was davon der Mieter trägt

Hier liegt die eigentliche Entscheidung, und sie fällt nicht zwischen Herstellern, sondern zwischen Mieten und Kaufen.

Umlagefähig sind nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV die Kosten

• der Anmietung oder einer anderen Art der Gebrauchsüberlassung der Geräte,
• der Verwendung einschließlich der Eichung,
• der Berechnung, Aufteilung sowie der Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen.

Nicht genannt ist der Kaufpreis. Er ist eine Investition in das Gebäude und gehört nicht in die Betriebskostenabrechnung. Weitergeben lässt er sich allenfalls über eine Modernisierungsmieterhöhung nach § 559 BGB — mit allem, was dazugehört: Ankündigung, Fristen, Kappungsgrenzen.

Daraus folgt eine Rechnung, die viele überrascht: Die Miete der Geräte ist für den Vermieter oft das günstigere Modell, obwohl sie über zehn Jahre teurer ist als der Kauf. Denn die Mietkosten wandern vollständig in die umlagefähigen Betriebskosten, der Kaufpreis bleibt hängen. Wer kauft, entscheidet sich also für niedrigere Gesamtkosten des Gebäudes und höhere eigene Kosten. Welche Positionen überhaupt umlagefähig sind, ordnet der Beitrag zu den umlagefähigen Nebenkosten ein.

Nicht vergessen: Die CO₂-Kosten müssen seit 2023 zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden, und zwar nach dem Zehn-Stufen-Modell. Wie viel davon am Vermieter hängen bleibt, rechnet der CO₂-Kostenrechner aus.

Was jetzt zu tun ist

1. Bestand aufnehmen. Welche Geräte hängen in welcher Wohnung, seit wann, und sind sie fernablesbar? Der Rechnung des Messdienstleisters ist das meist zu entnehmen.
2. Beim Messdienst nachfragen — schriftlich, mit Frist. Viele Unternehmen sind bis Jahresende ausgebucht; wer im Dezember anfragt, bekommt keinen Termin mehr.
3. Miete oder Kauf entscheiden, mit der Umlagefähigkeit im Blick (siehe oben).
4. Interoperabilität und Schlüsselmaterial zusichern lassen. Der Anspruch steht im Gesetz — er muss aber in den Vertrag, sonst sitzt man beim nächsten Anbieterwechsel fest.
5. Die monatliche Verbrauchsinformation organisieren, bevor die Geräte hängen. Sie beginnt nicht irgendwann, sondern sobald fernablesbar gemessen wird.
6. Mieter informieren. Für den Austausch braucht es Zugang zur Wohnung; eine frühzeitige Ankündigung erspart die zweite Terminrunde.

Wer die monatliche Information verschickt, entscheidet über den Aufwand

Für den Weg zum Mieter gibt es drei Möglichkeiten, und sie unterscheiden sich vor allem im Preis.

Der Messdienstleister übernimmt sie. Bequem, und die Kosten sind als Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen umlagefähig. Dafür zahlt man je Wohnung und Jahr — bei kleinen Beständen der teuerste Weg pro Einheit.

Ein Portal beim Energiedienstleister. Funktioniert, bindet aber an einen weiteren Anbieter.

Die eigene Verwaltungssoftware. Mehrere Programme für private Vermieter nehmen Zählerdaten entgegen und stellen Verbräuche im Mieterportal bereit. Wie weit das reicht, ist allerdings sehr unterschiedlich: Die Heizkostenabrechnung selbst beherrschen inzwischen viele Anbieter, die automatische Übernahme von Funkzählerdaten über ein Gateway samt monatlicher Verbrauchsinformation bislang nur einer. Im Vergleich der Hausverwaltungssoftware sind alle vierzehn Anbieter entlang derselben sechs Funktionen gegenübergestellt — mit dem Preis, der bei der eigenen Einheitenzahl anfällt. Wer gezielt nach dieser Funktion sucht, findet sie bei hellohousing ab 19,50 € im Monat; wer nur abrechnen und kein Portal betreiben will, ist mit WISO Vermieter 365 für 34,99 € im Jahr deutlich günstiger dran — muss die monatliche Information dann aber anders lösen.

Für einen Bestand mit einer einzigen Wohnung reicht auch eine monatliche E-Mail mit vier Zahlen. Die Pflicht schreibt kein Portal vor, nur den Inhalt.

Für Mieter: was Sie verlangen können

• Die monatliche Information einfordern. Sind fernablesbare Geräte verbaut, steht sie Ihnen zu — auch rückwirkend für den laufenden Abrechnungszeitraum.
• Die Abrechnung prüfen. Fehlen fernablesbare Geräte oder die monatlichen Informationen, dürfen Sie 3 Prozent Ihres Anteils kürzen. Wird gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, sind es 15 Prozent. Wie man eine Abrechnung nachrechnet, zeigt der Nebenkostenabrechnungs-Rechner.
• Zugang gewähren. Für den Austausch müssen Sie den Handwerker in die Wohnung lassen — das ist eine Erhaltungsmaßnahme, für die eine Duldungspflicht besteht.
• Auf die Kaution achten. Steht beim Auszug noch eine Heizkostenabrechnung aus, darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution zurückhalten, bis abgerechnet ist — mehr dazu unter Mietkaution und Nebenkostenabrechnung.

Häufige Fragen

Weiterführende Themen

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