Instandhaltungsrücklage für Vermieter: Wie viel zurücklegen?
Ob Dachreparatur, defekte Heizung oder marode Fenster — größere Instandhaltungskosten kommen für Vermieter selten überraschend, sondern mit etwas Weitblick planbar. Wie viel sollte dafür zurückgelegt werden?
Gesetzliche Pflicht nur bei Eigentumswohnungen
Nur Eigentümergemeinschaften sind gesetzlich zur Bildung einer Rücklage verpflichtet: Nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG muss eine Instandhaltungsrückstellung gebildet werden, über deren Höhe die Eigentümerversammlung jährlich beschließt. Einzelvermieter eines ganzen Hauses unterliegen dieser Pflicht nicht — die Rücklage ist hier freiwillig, aber dringend zu empfehlen, um bei größeren Reparaturen nicht in Liquiditätsengpässe zu geraten.
Wie viel sollte zurückgelegt werden?
Es gibt keine gesetzliche Formel, aber gängige Faustregeln:
- Peters’sche Formel: Herstellungskosten je Quadratmeter mal 1,5, geteilt durch 80 (angenommene Nutzungsdauer in Jahren), ergibt die jährliche Rücklage je Quadratmeter. Bei einer Eigentumswohnung gilt das nur für das Gemeinschaftseigentum, also etwa 70 % des Ergebnisses. Die Formel liefert bei heutigen Baukosten hohe Werte.
- Sätze der II. BV: 7,10 € je Quadratmeter und Jahr unter 22 Jahren Gebäudealter, 9,00 € ab 22 Jahren und 11,50 € ab 32 Jahren, 1 € mehr mit Aufzug (§ 28 Abs. 2 II. BV, Höchstansätze der Kostenmiete im geförderten Wohnungsbau, hier als Orientierung).
- Pauschale pro Quadratmeter: Häufig genannte Richtwerte liegen bei etwa 0,70 € bis 1,50 € pro Quadratmeter Wohnfläche und Monat, abhängig von Alter und Zustand des Gebäudes — ältere, unsanierte Gebäude tendenziell am oberen Ende.
Die Faustregeln und einen Bauteilplan für das eigene Gebäude rechnet der Instandhaltungsrücklage-Rechner nebeneinander durch, samt Rücklagenquote an der Jahresmiete.
Beispiel: Bei einem Mehrfamilienhaus mit 300 m² Wohnfläche und einem Richtwert von 1,00 €/m²/Monat ergibt sich eine jährliche Rücklage von 3.600 €. Nach dem Satz der II. BV für ein 30 Jahre altes Gebäude (9,00 €/m²) wären es 2.700 €, nach der Petersschen Formel bei 1.800 € Herstellungskosten je m² gut 10.000 €. Die Spanne zeigt, warum ein Bauteilplan die bessere Grundlage ist.
Was zählt zur Instandhaltung?
- Dach-, Fassaden- und Fensterreparaturen
- Erneuerung von Heizungs-, Sanitär- und Elektroinstallationen
- Beseitigung von Feuchtigkeits- oder Schimmelschäden
- Erhalt der allgemeinen Betriebssicherheit (z. B. Aufzug, Treppenhaus)
Nicht dazu zählen Maßnahmen, die über den ursprünglichen Zustand hinaus verbessern (Modernisierung) — diese unterliegen einer anderen steuerlichen Behandlung.
Steuerliche Behandlung
Das bloße Zurücklegen von Geld auf ein Rücklagenkonto hat keine steuerliche Wirkung — erst die tatsächlich entstandenen Erhaltungsaufwendungen sind als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung absetzbar, im Jahr der Zahlung. Größere Erhaltungsaufwendungen können auf Antrag auch auf zwei bis fünf Jahre verteilt abgesetzt werden (§ 82b EStDV).
Unterschied zur Instandhaltungsrückstellung bei Eigentumswohnungen
Wer eine einzelne Eigentumswohnung vermietet, zahlt über das Hausgeld ohnehin anteilig in die gemeinschaftliche Instandhaltungsrückstellung der Eigentümergemeinschaft ein — diese deckt aber nur das Gemeinschaftseigentum (Dach, Fassade, Treppenhaus). Für Instandhaltung am Sondereigentum (z. B. die eigene Wohnungseinrichtung) bleibt eine zusätzliche eigene Rücklage sinnvoll.
Häufige Fragen
Ist eine Instandhaltungsrücklage für private Vermieter gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, nur für Eigentümergemeinschaften bei Eigentumswohnungen (Instandhaltungsrückstellung nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Einzelvermieter eines ganzen Hauses legen freiwillig zurück — dringend empfohlen, aber nicht gesetzlich erzwungen.
Kann ich die Instandhaltungsrücklage steuerlich absetzen?
Die Rücklage selbst nicht — erst wenn das Geld tatsächlich für Erhaltungsaufwendungen ausgegeben wird, sind die entstandenen Kosten als Werbungskosten absetzbar. Das bloße Zurücklegen auf ein Rücklagenkonto hat keine steuerliche Wirkung.
Was ist der Unterschied zwischen Instandhaltung und Modernisierung bei der Rücklage?
Instandhaltung erhält den bestehenden Zustand (z. B. Dachreparatur), Modernisierung verbessert ihn über den ursprünglichen Standard hinaus (z. B. neue Heizungstechnik). Nur Instandhaltungskosten sind sofort als Werbungskosten absetzbar — Modernisierungskosten werden meist über die Nutzungsdauer abgeschrieben.