Mietkaution und Nebenkostenabrechnung: Wann muss zurückgezahlt werden?
Die Wohnung ist übergeben, Schäden gibt es keine — und trotzdem überweist der Vermieter die Kaution nicht vollständig zurück, weil die Nebenkostenabrechnung für das letzte Mietjahr noch aussteht. Dieser Fall ist einer der häufigsten Streitpunkte rund um die Mietkaution. Er ist rechtlich klarer geregelt, als viele Beteiligte annehmen.
Der Ausgangspunkt: zwei getrennte Fristen
Beim Auszug laufen zwei Fristen nebeneinander, die oft durcheinandergebracht werden:
- Die Abrechnungsfrist für die Nebenkosten. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss der Vermieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Endet das Mietverhältnis mitten im Jahr, ändert das nichts: Maßgeblich bleibt das Ende des regulären Abrechnungszeitraums, nicht der Auszugstermin.
- Die Prüf- und Überlegungsfrist für die Kaution. Sie ist gesetzlich nicht beziffert. Der Vermieter darf die Kaution so lange behalten, wie er zur Prüfung möglicher Ansprüche benötigt — in der Regel werden drei bis sechs Monate als angemessen betrachtet.
Der Konflikt entsteht genau dort, wo diese beiden Fristen auseinanderfallen: Die Kautionsprüfung ist längst abgeschlossen, die Nebenkostenabrechnung liegt aber noch nicht vor.
Das Zurückbehaltungsrecht — und seine Grenze
Für diesen Fall gibt es ein anerkanntes Zwischenergebnis: Der Vermieter darf einen Teil der Kaution als Sicherheit für die erwartete Nachzahlung zurückbehalten (§ 273 BGB). Der Rest ist auszuzahlen.
Entscheidend ist das Wort „Teil”. Ein Einbehalt der gesamten Kaution, nur weil irgendwo noch eine Abrechnung offen ist, ist nicht zulässig. Der zurückbehaltene Betrag muss sich an der realistisch zu erwartenden Nachforderung orientieren — und die lässt sich aus den Abrechnungen der Vorjahre gut abschätzen.
Beispiel: Die Kaution beträgt 2.400 €. Die monatliche Nebenkostenvorauszahlung lag bei 180 €, die Nachzahlungen der letzten Jahre bewegten sich zwischen 120 € und 340 €. Ein Einbehalt von etwa 500 bis 700 € ist in dieser Konstellation gut begründbar. Die restlichen rund 1.700 bis 1.900 € muss der Vermieter auszahlen, sobald seine allgemeine Prüffrist abgelaufen ist.
In der Praxis werden häufig drei bis vier monatliche Vorauszahlungen als angemessene Größenordnung herangezogen. Eine feste gesetzliche Obergrenze gibt es dafür nicht — es kommt auf den Einzelfall an.
Was gilt bei einem Auszug mitten im Jahr?
Zieht ein Mieter etwa im April aus, betrifft die letzte Abrechnung nur die Monate Januar bis April. Die Frist für diese Abrechnung beginnt trotzdem erst mit dem Ende des gesamten Abrechnungszeitraums, also zum Jahresende — die Abrechnung kann damit legitim bis zum Dezember des Folgejahres auf sich warten lassen.
Das ist für ausgezogene Mieter unbefriedigend, aber die Konsequenz der jahresbezogenen Abrechnung: Viele Kostenpositionen (Heizung, Wasser, Müllgebühren) stehen erst nach Jahresablauf fest. Genau deshalb ist der anteilige Einbehalt das Instrument der Wahl — und nicht eine Blockade der vollen Kaution über bis zu 20 Monate.
Wenn die Abrechnungsfrist verstreicht
Versäumt der Vermieter die Zwölf-Monats-Frist, ist er mit einer Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB) — es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Der praktische Effekt für die Kaution: Mit dem Fristablauf entfällt der Grund für den Einbehalt vollständig. Der zurückbehaltene Betrag ist dann auszuzahlen, ohne dass es auf den Inhalt einer später doch noch erstellten Abrechnung ankommt.
Ein Guthaben aus der Abrechnung muss der Vermieter dem Mieter übrigens auch dann auszahlen, wenn er die Frist versäumt hat. Der Ausschluss betrifft ausschließlich Nachforderungen zu Lasten des Mieters.
Verrechnung: Was der Vermieter beachten muss
Liegt die Abrechnung vor, wird der einbehaltene Betrag mit einer eventuellen Nachzahlung verrechnet. Dabei gilt:
- Die Abrechnung muss dem Mieter zugegangen und nachvollziehbar sein — eine bloße Behauptung, es bestehe eine Nachforderung, genügt für einen fortgesetzten Einbehalt nicht.
- Die auf dem Kautionskonto angefallenen Zinsen stehen dem Mieter zu und erhöhen den Rückzahlungsanspruch. Sie dürfen nicht stillschweigend beim Vermieter verbleiben.
- Übersteigt der Einbehalt die tatsächliche Nachzahlung, ist die Differenz unverzüglich zu erstatten.
Abgrenzung: andere Gründe für einen Einbehalt
Die ausstehende Nebenkostenabrechnung ist nur einer von mehreren möglichen Gründen, die Kaution nicht sofort vollständig auszuzahlen. Davon zu unterscheiden sind Ansprüche wegen Schäden an der Mietsache. Für diese gilt die kurze Verjährungsfrist von sechs Monaten ab Rückgabe der Wohnung (§ 548 Abs. 1 BGB) — deutlich knapper als der Zeitraum, den die Nebenkostenabrechnung beanspruchen darf.
Ein Vermieter, der wegen eines Schadens einbehalten möchte, muss also erheblich schneller handeln als einer, der auf die Jahresabrechnung wartet.
Häufige Fragen
Darf der Vermieter die Kaution einbehalten, bis die Nebenkostenabrechnung vorliegt?
Teilweise ja. Steht bei Auszug noch eine Nebenkostenabrechnung aus, darf der Vermieter einen Teil der Kaution als Sicherheit für eine mögliche Nachzahlung zurückbehalten. Er darf aber nicht die gesamte Kaution sperren, sondern nur einen Betrag in der Größenordnung der realistisch zu erwartenden Nachforderung.
Wie hoch darf der Einbehalt für die Nebenkostenabrechnung sein?
Es gibt keine gesetzlich festgelegte Obergrenze. Maßstab ist die voraussichtliche Nachzahlung, die sich aus den Abrechnungen der Vorjahre abschätzen lässt. In der Praxis werden häufig drei bis vier monatliche Vorauszahlungen als angemessen angesehen. Ein pauschaler Einbehalt der kompletten Kaution ist unzulässig.
Wann muss der Vermieter den einbehaltenen Rest auszahlen?
Sobald die offene Nebenkostenabrechnung erstellt und mit dem einbehaltenen Betrag verrechnet ist. Spätestens mit Ablauf der Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums entfällt der Grund für den Einbehalt, weil der Vermieter dann keine Nachforderung mehr geltend machen kann.
Bekomme ich ein Guthaben auch dann, wenn der Vermieter zu spät abrechnet?
Ja. Der Ausschluss nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist gilt nur für Nachforderungen des Vermieters. Ergibt die verspätete Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, muss dieses ausgezahlt werden.
Quellen
- Primärquelle § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten — Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle § 551 BGB – Begrenzung und Anlage von Mietsicherheiten — Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle § 273 BGB – Zurückbehaltungsrecht — Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle § 548 BGB – Verjährung der Ersatzansprüche — Bundesministerium der Justiz