Abrechnungsfrist verpasst: Wann Vermieter trotzdem noch nachfordern können
Die Zwölf-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB ist eine der wenigen Ausschlussfristen im Mietrecht, die ohne Wenn und Aber wirken. Wer sie versäumt, verliert seine Nachforderung — die Ausnahme, auf die sich Vermieter gerne berufen, ist deutlich schmaler als ihr Ruf.
Wann genau läuft die Frist ab?
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr, gilt für das Jahr 2026 also der 31. Dezember 2027.
Drei Punkte werden dabei regelmäßig falsch eingeschätzt:
Es zählt der Zugang, nicht der Versand. Eine am 30. Dezember zur Post gegebene Abrechnung, die am 3. Januar ankommt, ist verspätet. Wer knapp dran ist, sollte den Zugang nachweisbar gestalten.
Der Auszug verschiebt nichts. Endet das Mietverhältnis im April, beginnt die Frist trotzdem erst mit dem Ende des regulären Abrechnungszeitraums — also zum Jahresende. Die letzte Abrechnung darf entsprechend lange auf sich warten lassen. Für die Kaution hat das eigene Folgen, die im Beitrag Mietkaution und Nebenkostenabrechnung behandelt werden.
Die Abrechnung muss formell ordnungsgemäß sein. Eine fristgerecht zugegangene, aber inhaltlich unbrauchbare Abrechnung — ohne Zusammenstellung der Gesamtkosten, ohne Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels, ohne Abzug der Vorauszahlungen — wahrt die Frist nicht. Rein inhaltliche Fehler wie ein Rechenfehler sind dagegen unschädlich und können später korrigiert werden, solange sie nicht zu Lasten des Mieters gehen.
Die Rechtsfolge: Ausschluss der Nachforderung
Nach Fristablauf ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen. Das ist kein Verjährungsproblem, auf das man sich berufen müsste, sondern ein materieller Ausschluss — der Anspruch besteht nicht mehr.
Entscheidend ist die Asymmetrie: Ein Guthaben muss der Vermieter dennoch auszahlen. Die Ausschlussfrist schützt allein den Mieter vor verspäteten Nachforderungen; sie befreit den Vermieter nicht von seiner Abrechnungspflicht. Ergibt die verspätete Abrechnung ein Plus zugunsten des Mieters, ist es zu erstatten.
Der Mieter behält außerdem seinen Anspruch auf Erteilung der Abrechnung. Er kann sie einklagen, und er kann laufende Vorauszahlungen zurückbehalten, bis abgerechnet wurde.
Die Ausnahme — und warum sie selten greift
§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB lässt die Nachforderung zu, wenn der Vermieter „die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat”. Der Maßstab ist streng: Es muss ein Umstand vorliegen, der außerhalb seines Einflussbereichs liegt.
Anerkannt wird typischerweise:
- Ein Dritter — etwa die Kommune mit einem Grundsteuer- oder Gebührenbescheid — rechnet selbst verspätet ab, und der Vermieter konnte darauf nicht hinwirken.
- Ein Versorger legt seine Jahresrechnung so spät vor, dass eine rechtzeitige Umlage unmöglich war.
Nicht anerkannt wird:
- Überlastung, Personalmangel oder Urlaub,
- Wechsel oder Insolvenz der Hausverwaltung,
- Verlust von Unterlagen, Softwareprobleme, Eigentümerwechsel,
- schlichtes Vergessen.
Wichtig: Auch wenn die Ausnahme greift, muss der Vermieter unverzüglich nach Wegfall des Hindernisses abrechnen. Wer den verspäteten Gebührenbescheid im Februar erhält und erst im Oktober abrechnet, verliert die Nachforderung trotzdem.
Ein praktischer Ausweg für absehbare Fälle ist die vorläufige Abrechnung mit geschätzten Werten für die noch offene Position und einem ausdrücklichen Nachberechnungsvorbehalt für diesen einen Punkt.
Heizkosten: die zusätzliche Kürzung
Unabhängig von der Abrechnungsfrist hat der Mieter ein eigenständiges Kürzungsrecht, wenn die Heiz- und Warmwasserkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurden: Er darf den auf ihn entfallenden Anteil um 15 Prozent kürzen. Beide Rechtsfolgen können nebeneinander eintreten — eine verspätete und zugleich nicht verbrauchsabhängige Abrechnung ist für den Vermieter doppelt teuer.
Checkliste für Vermieter
- Fristenkalender führen. Ein Eintrag pro Objekt, spätestens zum 30. September des Folgejahres als Vorwarnung.
- Belege laufend sammeln, nicht erst im Dezember zusammensuchen.
- Zugang dokumentieren — Einwurfeinschreiben oder persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung.
- Formelle Mindestangaben prüfen: Gesamtkosten, Umlageschlüssel mit Erläuterung, Anteil des Mieters, Abzug der Vorauszahlungen, Abrechnungszeitraum.
- Bei drohender Verspätung vorläufig abrechnen und den Vorbehalt auf die konkret offene Position beschränken.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Bei einem Abrechnungsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, muss die Abrechnung für 2026 dem Mieter also bis zum 31. Dezember 2027 zugegangen sein. Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum.
Was passiert, wenn der Vermieter die Abrechnungsfrist versäumt?
Er kann keine Nachzahlung mehr verlangen. § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB schließt Nachforderungen nach Fristablauf aus, sofern der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Ein Guthaben zugunsten des Mieters muss er dagegen weiterhin auszahlen.
Wann hat der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten?
Nur in engen Ausnahmefällen, die außerhalb seines Einflussbereichs liegen — etwa wenn ein Dritter wie die Kommune einen Gebührenbescheid verspätet erlässt. Eine überlastete Hausverwaltung, ein Verwalterwechsel oder eigene Organisationsmängel genügen nicht.
Muss ich als Mieter weiter Vorauszahlungen leisten, wenn nicht abgerechnet wird?
Der Mieter kann laufende Vorauszahlungen zurückbehalten, bis der Vermieter die fällige Abrechnung vorlegt. Der Anspruch auf Erteilung der Abrechnung bleibt auch nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist bestehen und ist einklagbar.
Quellen
- Primärquelle § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten — Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle § 12 HeizkostenV – Kürzungsrecht des Nutzers — Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle § 273 BGB – Zurückbehaltungsrecht — Bundesministerium der Justiz