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Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung: Was Vermieter zeigen müssen

Veröffentlicht am 6 Min. Lesezeit
Nebenkostenabrechnung mit Rechnungen und Belegen auf einem Tisch, die Zeile für Zeile verglichen werden

Der Mieter hält die Nebenkostenabrechnung für zu hoch und verlangt die Belege. Für Vermieter ist das kein Misstrauensvotum, sondern ein gesetzlicher Anspruch. Wer die Einsicht gut vorbereitet, beendet viele Streitfälle, bevor sie einer werden.

Wo der Anspruch herkommt

Das Recht des Mieters, die Abrechnung anhand der Belege zu prüfen, hat die Rechtsprechung schon lange anerkannt. Seit dem 1. Januar 2025 steht es ausdrücklich im Gesetz: Nach § 556 Abs. 4 BGB hat der Vermieter dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege zu gewähren. Der Vermieter ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen. Für die Gewerberaummiete gilt die neue Regelung nicht.

Welche Belege gehören dazu?

Alles, woraus sich die Zahlen der Abrechnung ergeben:

  • Rechnungen und Bescheide für jede umgelegte Kostenart (Grundsteuerbescheid, Müllgebühren, Versicherungsprämien, Wartungsrechnungen)
  • Die Zahlungsnachweise dazu. Der Bundesgerichtshof hat bestätigt, dass auch sie zu den Belegen zählen (BGH, Urteil vom 09.12.2020 – VIII ZR 118/19)
  • Verträge, soweit aus ihnen die Höhe der Kosten folgt, etwa Wartungs- oder Hausmeisterverträge
  • Ablesedaten und Heizkostenabrechnung des Messdienstes
  • Die Berechnung des Verteilerschlüssels, also Gesamtfläche, Personenzahl oder Verbrauchswerte

Persönliche Daten anderer Mieter, etwa deren Einzelabrechnungen, gehören nicht in die Einsicht. Schwärzen Sie sie oder legen Sie nur die Hausabrechnung vor.

Wo und wie erfolgt die Einsicht?

Grundsätzlich beim Vermieter oder bei der Hausverwaltung, im Original, in einem angemessenen Zeitraum. Der Bundesgerichtshof hat dazu entschieden, dass Mieter bei Wohnraum nicht allgemein verlangen können, dass ihnen Kopien zugeschickt werden (BGH, Urteil vom 08.03.2006 – VIII ZR 78/05). Ausnahmsweise können Kopien oder Scans verlangt werden, wenn die Einsicht vor Ort unzumutbar ist, etwa weil der Mieter weit entfernt wohnt (BGH, Urteil vom 15.12.2021 – VIII ZR 66/20).

Praktisch heißt das für Sie:

  1. Termin anbieten statt abzulehnen. Zwei bis drei Vorschläge in den nächsten Wochen genügen in der Regel.
  2. Belege ordnen: nach den Positionen der Abrechnung, mit Seitenzahlen oder Registern. Ein Stapel loser Papiere macht die Prüfung zur Zumutung für beide Seiten.
  3. Zeit lassen: Der Mieter darf in Ruhe prüfen und Notizen machen.
  4. Dokumentieren: Halten Sie fest, wann die Einsicht stattfand und was vorgelegt wurde.

Elektronische Belege seit 2025

Die Neuregelung erlaubt es, die Belege als Scan per E-Mail oder über ein Portal bereitzustellen. Für Vermieter, die ohnehin digital arbeiten, spart das Termine. Beachten Sie dabei:

  • Auch digitale Belege müssen geordnet und vollständig sein. Eine Sammlung unbenannter Dateien erfüllt den Zweck nicht.
  • Wer Belege bereits elektronisch erhalten hat, etwa Rechnungen als PDF, sollte sie in dieser Form weitergeben können.
  • Die Möglichkeit ist eine Berechtigung, keine Pflicht. Möchte ein Mieter vor Ort einsehen, ist es klug, ihm das zusätzlich anzubieten, solange nicht geklärt ist, wie weit er daneben auf den Originalen bestehen kann.
  • Für personenbezogene Daten gilt weiter der Datenschutz. Versenden Sie keine Unterlagen mit Daten Dritter.

Was passiert, wenn Sie die Einsicht verweigern?

Verweigern oder verschleppen Sie die Einsicht, ist die Abrechnung für den Mieter nicht prüfbar. Der Mieter kann dann nach überwiegender Auffassung die Nachzahlung zurückhalten, bis er die Belege gesehen hat. Außerdem läuft die Einwendungsfrist von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB) nicht zu seinen Lasten, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Das Ergebnis ist ein Streit, den Sie mit zwei Terminvorschlägen hätten vermeiden können.

Bleibt die Nachforderung offen, sollten Sie sie nicht eigenmächtig mit der Kaution verrechnen. Warum das riskant ist, steht im Ratgeber Kaution wegen Nebenkostennachzahlung einbehalten.

Checkliste: So bereiten Sie sich vor

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Vorbereitung der Belegeinsicht

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Die Belege sind zugleich die beste Kontrolle der eigenen Abrechnung. Wer sie vor dem Versand durchgeht, findet die typischen Fehler selbst, bevor es der Mieter tut. Welche das sind, steht in den häufigsten Fehlern bei der Nebenkostenabrechnung.

Muster: Antwort auf die Bitte um Belegeinsicht

Sehr geehrte/r [Name],

vielen Dank für Ihre Nachricht vom [Datum]. Gern gewähre ich Ihnen Einsicht in die Belege zur Nebenkostenabrechnung [Abrechnungszeitraum].

Folgende Termine kann ich anbieten: [Termin 1], [Termin 2], [Termin 3], jeweils in [Ort/Adresse]. Die Belege liegen nach den Positionen der Abrechnung geordnet vor. Auf Wunsch stelle ich Ihnen die Unterlagen auch digital zur Verfügung. Bitte teilen Sie mir mit, welche Form Sie bevorzugen.

Mit freundlichen Grüßen [Name]

Das Muster ist ein Formulierungsvorschlag und ersetzt keine Rechtsberatung. Wer die Abrechnung vor dem Versand nachrechnen will, nutzt den Nebenkostenabrechnung-Rechner; die Grundlagen stehen in Nebenkosten abrechnen als Vermieter.

Häufige Fragen

Muss ich Mietern die Belege zur Nebenkostenabrechnung zeigen?

Ja. Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege zu gewähren (§ 556 Abs. 4 Satz 1 BGB). Das gilt auch für die Zahlungsbelege, nicht nur für die Rechnungen.

Darf ich die Belege per E-Mail schicken?

Seit dem 1. Januar 2025 ist der Vermieter berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen (§ 556 Abs. 4 Satz 2 BGB), etwa als Scan per E-Mail oder über ein Portal. Das gilt für Wohnraum. Wie weit Mieter daneben weiterhin die Originale vor Ort verlangen können, ist höchstrichterlich noch nicht geklärt.

Muss der Mieter Kopien der Belege bekommen?

Einen allgemeinen Anspruch auf Kopien oder Scans gibt es nach der bisherigen Rechtsprechung nicht, nur ausnahmsweise, wenn dem Mieter die Einsicht vor Ort nicht zuzumuten ist, etwa wegen großer Entfernung. Mit der Möglichkeit der elektronischen Bereitstellung hat sich das Gewicht in der Praxis verschoben.

Wie lange hat der Mieter Zeit, Einwendungen zu erheben?

Bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Wer die Belege erst spät einsehen kann, weil der Vermieter die Einsicht verzögert, hat die Verspätung unter Umständen nicht zu vertreten.

Quellen

Die Urteile sind Einzelfallentscheidungen; die Einordnung der Neuregelung von 2025 ist in Teilen noch nicht höchstrichterlich geklärt. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.

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