Hausverwaltung mit Excel: kostenlose Vorlage zum Download
Für ein oder zwei vermietete Wohnungen ist eine Tabelle oft die vernünftigste Lösung: keine Anmeldung, kein Abo, kein Anbieter, der verschwinden kann. Unten steht eine fertige Vorlage mit vier verknüpften Blättern zum Download. Weiter unten steht ebenso ehrlich, ab wann Excel die falsche Wahl ist.
Excel-Vorlage Mietverwaltung — Einheiten, Mieteingänge, Kosten und Umlage in einer Datei, mit fertigen Formeln und Beispielzeilen.
Vorlage herunterladen (kostenlos)
Format: .xlsx · Microsoft Excel, LibreOffice Calc und Google Tabellen · Keine Registrierung erforderlich
Was in der Vorlage steckt
Die Datei besteht aus vier Blättern, die miteinander rechnen:
1 Einheiten — die Stammdaten: Objekt, Einheit, Mieter, Wohnfläche, Kaltmiete und Nebenkostenvorauszahlung. Die Gesamtmiete und alle Summen rechnen sich selbst. Dieses Blatt ist die Grundlage für die Umlage, deshalb zuerst ausfüllen. Wichtig: Stellplätze und Gewerbeflächen bekommen eine eigene Zeile.
2 Mieteingänge — Soll gegen Ist je Monat und Einheit. Die Differenzspalte zeigt Rückstände sofort; ein negativer Wert ist ein offener Betrag. Wer lieber im Kontoauszug nachsieht, kann das Blatt weglassen — bei mehr als zwei Mietern lohnt es sich schnell.
3 Kosten — jede Ausgabe mit Datum, Objekt, Kostenart, Betrag und der entscheidenden Spalte umlagefähig ja/nein. Die üblichen Kostenarten sind vorbelegt, inklusive der beiden wichtigsten Nicht-Umlagefähigen: Verwaltungskosten und Instandhaltung. Unten summiert die Tabelle getrennt nach umlagefähig und nicht umlagefähig.
4 Umlage — verteilt die umlagefähigen Kosten nach Wohnfläche auf die Einheiten und stellt sie den Vorauszahlungen gegenüber. Heraus kommt je Einheit eine Nachzahlung oder ein Guthaben.
Welche Kostenart umlagefähig ist, klärt im Zweifel der Nebenkosten-Umlage-Check — er geht die Positionen des § 2 BetrKV einzeln durch.
Wann Excel ausreicht
- Ein bis zwei Einheiten mit langlaufenden Mietverhältnissen
- Umlage nach Wohnfläche oder Einheiten — beides ist reine Prozentrechnung
- Heizkosten werden extern abgerechnet, etwa über Techem oder Ista, und wandern als fertiger Betrag in die Abrechnung
- Eine Person pflegt die Daten, es gibt keinen parallelen Zugriff
In dieser Konstellation ist eine Tabelle einer Software nicht unterlegen. Sie ist schneller eingerichtet, kostet nichts, die Daten liegen auf dem eigenen Rechner, und niemand kann den Dienst einstellen.
Wo Excel zuverlässig scheitert
Heizkosten nach Verbrauch. Die Heizkostenverordnung verlangt eine überwiegend verbrauchsabhängige Abrechnung. Dafür braucht es Verbrauchswerte je Einheit, die Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten und bei unterjährigem Auszug eine Gradtagszahlenmethode. Das ist in einer Tabelle zwar abbildbar, aber genau die Stelle, an der Abrechnungen später angegriffen werden.
Mieterwechsel im Abrechnungszeitraum. Zieht jemand im Mai aus, müssen die Kosten taggenau geteilt werden — für jede Kostenart, teils mit unterschiedlichen Stichtagen. Jede Software macht das automatisch; in Excel ist es Handarbeit mit hohem Fehlerrisiko.
Belegablage. Eine Nebenkostenabrechnung muss belegt werden können. Excel verwaltet Zahlen, nicht Rechnungen — die Belege liegen dann doch wieder in einem Ordner, und die Zuordnung ist manuell.
Zahlungsabgleich. Ohne Bankanbindung tippt man Zahlungseingänge ab. Bei drei Mietern geht das, bei zehn ist es eine feste monatliche Aufgabe.
Mehrere Nutzer. Sobald zwei Personen dieselbe Datei pflegen, entstehen konkurrierende Versionen. Das ist der Punkt, an dem Tabellen in der Praxis meist kippen.
Die Faustregel
Ab etwa fünf Einheiten oder beim ersten unterjährigen Mieterwechsel überwiegt der Nutzen einer Software. Der Umstieg ist heute leichter zu rechtfertigen als früher: Mit Immolert und Rentila gibt es zwei Anbieter, die nichts kosten — Rentila sogar mit automatischem Bankabgleich.
Wer weiterhin selbst rechnen will, aber nur an einzelnen Stellen Unterstützung braucht, kommt oft mit Einzelwerkzeugen weiter als mit einer Komplettlösung:
- Nebenkostenabrechnung-Rechner — Umlage nach Wohnfläche, Personen, Einheiten oder Prozentanteil
- Wohnflächenrechner nach WoFlV — die Grundlage des häufigsten Umlageschlüssels
- CO2-Kosten-Rechner — Aufteilung zwischen Mieter und Vermieter
- AfA-Rechner — Gebäudeabschreibung für die Anlage V
Eine Tabelle ersetzt kein Kautionskonto
Ein Punkt lässt sich mit keiner Vorlage lösen: Die Mietkaution muss nach § 551 BGB getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden. Eine Zeile in der Tabelle genügt dafür nicht — es braucht ein eigenes Konto. Gebührenfreie Angebote stehen im Vermieterkonto-Vergleich.
Für die Schlussabrechnung beim Auszug gibt es eine eigene Vorlage: Excel-Vorlage Mietkautionsabrechnung mit automatischer Zinsberechnung.
Häufige Fragen
Reicht Excel für die Hausverwaltung aus?
Bei ein bis zwei Einheiten in der Regel ja, solange die Heizkosten über einen externen Dienstleister abgerechnet werden. Ab etwa fünf Einheiten oder beim ersten Mieterwechsel mitten im Abrechnungszeitraum wird die Tabelle fehleranfällig.
Was muss eine Excel-Vorlage für Vermieter enthalten?
Vier Bereiche: eine Stammdatenliste der Einheiten mit Wohnfläche und Miete, eine Soll-Ist-Übersicht der Mieteingänge, eine Kostenerfassung mit Kennzeichnung der umlagefähigen Positionen und eine Umlage, die die Kosten auf die Einheiten verteilt. Genau so ist die Vorlage oben aufgebaut.
Kann ich mit Excel die Nebenkostenabrechnung erstellen?
Die Verteilung nach Wohnfläche, Personen oder Einheiten lässt sich in Excel gut abbilden. Die Heizkostenabrechnung nicht: Sie muss nach der Heizkostenverordnung überwiegend verbrauchsabhängig erfolgen, wofür Verbrauchswerte je Einheit und Gradtagszahlen nötig sind.
Ist die Excel-Vorlage kostenlos?
Ja, ohne Registrierung und ohne E-Mail-Adresse. Die Datei liegt im xlsx-Format vor und lässt sich mit Microsoft Excel, LibreOffice Calc und Google Tabellen öffnen.
Die Vorlage rechnet mit einfachen Formeln und ist bewusst schlank gehalten. Sie ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls — insbesondere die Heizkostenabrechnung nach Verbrauch bildet sie nicht ab.