immoflow: Vermietersoftware bis 25 Einheiten kostenlos, danach 0,99 € je Einheit

immoflow ist eine browserbasierte Software für private Vermieter und kleine Hausverwaltungen aus Vechta. Der Starter-Tarif ist bis 25 Einheiten dauerhaft kostenlos und enthält laut Anbieter alle Funktionen. Ab der 26. Einheit kostet jede Einheit 0,99 € im Monat. Zahlungen verbucht die Software nicht über eine Bankschnittstelle, sondern über den Import von Kontoauszügen.

Preise und Tarife

Auf die Einheit gerechnet

Die Staffel hat einen Sprung bei der 26. Einheit: Wer von 25 auf 26 Einheiten wächst, zahlt plötzlich 25,74 € statt nichts, weil dann alle Einheiten zählen. Das ist kein Nachteil gegenüber den Wettbewerbern, aber man sollte es wissen, bevor man eine 26. Einheit anlegt. Zum Vergleich: Verwaltio kostet bei 25 Wohnungen 44,40 € netto (1,78 € je Einheit).

Was die Software kann

Nach den öffentlichen Seiten und dem Hilfe-Center, Stand 26.10.2026, gehören diese Funktionen zum Umfang:

• Nebenkostenabrechnung: Ein Assistent in sieben Schritten mit Heizkostenverordnung, CO₂-Kostenaufteilung und Verteilschlüsseln. Heizkosten können aus der Abrechnung eines Messdienstleisters (PDF oder CSV) übernommen werden, entweder als Betrag je Nutzer oder als Verbrauchswerte, die die Software nach Verordnung verteilt. Hausgeldabrechnungen einer WEG lassen sich übernehmen. Der Anbieter nennt die Rechtsquelle bei den einzelnen Regeln.
• Zahlungen: Kontoauszüge als CAMT, MT940, CSV oder digitales PDF, automatische Zuordnung von Zahlungseingängen, Regeln und Vorschläge. Die Trefferquote von 99,3 % stammt aus eigenen Tests des Anbieters.
• Anlage V: Unter „Steuer & Export” zeigt die Software je Objekt und Jahr Einnahmen und Werbungskosten mit den Zeilen der Anlage V, dazu AfA und Schuldzinsen, als PDF oder CSV für die Steuerberatung. Das Formular reicht sie nicht ein. Dazu kommt ein DATEV-Export (SKR03/SKR04).
• Kaution: Art (Bar, Sparbuch, Bürgschaft, Versicherung), Betrag, Kontoverbindung und Zahlungsstatus, auch in drei Raten.
• Mieter-Link: Mieter sehen ohne Konto ihre Abrechnung, melden Zählerstände und, mit QR-Aushang, Schäden. Der Link gilt 30 bis 365 Tage und kann gesperrt werden; auf Wunsch sieht der Mieter auch die Belege.
• WEG: Eigentümer, Anteile, Wirtschaftsplan, Hausgeld, Jahres- und Einzelabrechnung.
• Weiteres: Briefe nach DIN 5008, Serienbriefe, Indexmiete, E-Rechnung (ZUGFeRD) für Gewerbemieter, Aufgaben und Fristen, Dienstleister und Aufträge, zwei-Faktor-Anmeldung und Datenexport.
• KI: Der KI-Import liest Mietverträge, Rechnungen und Kontoauszüge und schlägt Datensätze vor. Er ist als Beta gekennzeichnet; der Anbieter weist darauf hin, dass die KI Felder falsch lesen kann.

Was zu klären ist

• Kaution: Die Software erfasst sie, bindet aber kein Konto an. Wie sie die Zinsen und die Abrechnung am Ende des Mietverhältnisses handhabt, zeigt erst ein Test.
• Anlage V: Die Auswertung ersetzt nicht die Steuerberatung. Zahlungen, die nicht zugeordnet sind, fehlen darin, und Objekte in WEG-Verwaltung stehen nicht in der Auswahl.
• Mieterportal: Der Mieter-Link ist kein vollständiges Portal mit Dokumentenablage und Nachrichten.
• Bank: Wer Zahlungen täglich automatisch abgleichen will, muss die Kontoauszüge regelmäßig herunterladen und importieren.

Die Mietkaution

immoflow führt die Kaution als Datensatz mit Zahlungsstatus. Sie muss nach § 551 BGB getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden; das leistet ein Konto, keine Software. Anbieter dafür stehen im Vermieterkonto-Vergleich.

Datenschutz und Hosting

Die Datenschutzerklärung (Stand 1. November 2026) nennt die Dienstleister:

• Datenbank, Anmeldung und Dateien: Supabase, Rechenzentrum in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Bereitstellung der Anwendung: Entwicklungs- und Hosting-Plattform Lovable, Auslieferung über Cloudflare, Inc. (USA). Übermittlungen in die USA beschreibt der Anbieter in Abschnitt 14 der Erklärung.
• KI-Import und KI-Belegerfassung: Der Inhalt des Dokuments geht an das Lovable AI Gateway und wird dort mit einem Sprachmodell von Google (Gemini) verarbeitet. Dabei kann es zu einer Verarbeitung in den USA kommen. Die Übermittlung erfolgt nur, wenn die Funktion aktiv genutzt wird. Belege können personenbezogene Daten von Mietern enthalten, die mit der Datei zum KI-Dienst gelangen.
• Zahlungen: Stripe Payments Europe in Irland, nur bei Buchung des Tarifs Professional.
• Marketing mit Einwilligung: Google Tag Manager, Analytics und Ads auf der Website.
• Anonymisierte Statistiken: Der Anbieter wertet Daten anonymisiert aus, etwa durchschnittliche Mieten oder Nebenkosten je Region. Daten, die Kunden über Mieter speichern, nutzt er dafür nur mit Erlaubnis des Kunden.

Wer keine Mieterdaten an eine KI schicken will, nutzt den Excel- und CSV-Import ohne KI. Zum Vergleich mit einem Anbieter, bei dem Hosting und KI in Deutschland und Frankreich liegen, siehe Verwaltio.

Wer steht dahinter?

Betreiber ist die immoflow GmbH in Vechta, eingetragen beim Amtsgericht Oldenburg unter HRB 219086, vertreten durch Geschäftsführer Andreas Brackland, Umsatzsteuer-ID angegeben. Das Unternehmen bietet in der Region auch Hausverwaltung und Immobilienvermittlung an und schreibt dazu, die Software lasse sich unabhängig davon nutzen. Ein Vermittler als Softwareanbieter ist kein Ausschlusskriterium, aber ein Grund, vor dem Hochladen von Mietverträgen und Mieterdaten die Auftragsverarbeitung und die Nutzung für Statistiken zu lesen.

Für wen sich immoflow eignet

Für private Vermieter mit zwei bis 25 Einheiten, die Nebenkosten, Anlage V, Kaution und Mieterkommunikation in einem System wollen und dafür nichts bezahlen möchten. Auch für Vermieter, die eine kleine WEG mitverwalten.

Weniger passend, wenn Sie Zahlungen täglich automatisch abgleichen wollen: Dafür braucht es eine Bankanbindung, wie sie etwa vermieter1.de im Jahresabo oder Verwaltio bietet. Und wer zwischen mehreren kostenlosen Tarifen wählt, findet die Unterschiede im Überblick der kostenlosen Anbieter.

Wie wir geprüft haben

Wir haben die öffentlichen Seiten ausgewertet: Startseite, Preise, Impressum, Datenschutzerklärung und mehrere Artikel des Hilfe-Centers (Kaution, Anlage V, Heizkosten, Mieter-Link, KI-Import). Die Software haben wir bisher nicht selbst bedient, alle Funktionsangaben stammen deshalb vom Anbieter. Wo die Seiten etwas nicht nennen, steht „k. A.” statt einer Vermutung. Kriterien und Grenzen des Vergleichs stehen unter Wie wir Hausverwaltungssoftware bewerten.

Weiterführende Themen

• Hausverwaltung Software im Vergleich
• Kostenlose Hausverwaltungssoftware
• Software-Finder: Was passt zu Ihrem Bestand?
• Wie wir Hausverwaltungssoftware bewerten
• Nebenkostenabrechnung-Rechner
• Vermieterkonto im Vergleich