Nebenklar: Nebenkostenabrechnung ohne Abo ab 14,90 € je Abrechnung

Nebenklar ist ein Online-Dienst, der nur die Nebenkostenabrechnung für private Vermieter erstellt. Statt eines Abos zahlt man je Abrechnung: 14,90 € für die erste Wohnung, 6 € für jede weitere, höchstens 99 €. Die Vorschau ist kostenlos, Mieter bekommen ihre Abrechnung per Link.

Preise

Ab 16 Wohnungen greift der Deckel von 99 € je Abrechnung. Für das Folgejahr nennt der Rechner des Anbieters einen Nachlass von 20 Prozent. Der Preis gilt für eine Abrechnung: Wer mehrere Objekte hat, zahlt je Objekt.

Einordnung zu den übrigen Anbietern

Nebenklar rechnet anders als alle anderen im Vergleich nicht pro Monat oder Jahr, sondern pro Abrechnung. Ein Vergleich ist deshalb nur über das Jahr möglich: Bei fünf Wohnungen sind 38,90 € im Jahr rund 3,24 € im Monat oder 0,65 € je Einheit. Dafür bekommt man allerdings nur die Abrechnung. Wer zusätzlich Mieteingänge abgleichen, die Anlage V vorbereiten oder Dokumente verwalten will, braucht ein anderes Werkzeug. Wer dagegen einmal im Jahr abrechnet und sonst mit einer Tabelle zurechtkommt, zahlt hier vermutlich weniger als für ein Abo.

Zu beachten: Nebenklar nennt Bruttopreise, viele andere Anbieter im Vergleich nennen Nettopreise. Für einen Privatvermieter ohne Vorsteuerabzug ist der Bruttopreis der Betrag, der tatsächlich anfällt.

Was die Software kann

Nach den öffentlichen Seiten gehören diese Funktionen zum Umfang:

• Kosten erfassen, auch durch Hochladen von Belegen als PDF.
• Rechenweg je Mieter mit tagesgenauer Verteilung bei Mieterwechsel und Leerstand.
• Fristenrechner und E-Mail-Erinnerung: Für das Abrechnungsjahr 2025 nennt die Seite den 31.12.2026 als Frist. Zur Rechtslage siehe unseren Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung.
• Mieterportal per Link mit Abrechnung, Belegen und Rückfragen, ohne Konto.
• Prüfhinweise vor dem Versand, etwa zu nicht vereinbarten Kostenarten, Sammelposten und Vorjahresvergleich. Sie sind eine Hilfe, keine rechtliche Prüfung: Ob eine Kostenart umlagefähig ist, entscheidet der Mietvertrag.
• Versand per E-Mail mit Protokoll und ein GiroCode für Nachzahlungen.
• Heizkosten nach Verordnung: Die Verbrauchswerte trägt man selbst ein (siehe unten).
• Kostenlose Zusatzrechner: Fristen-, CO₂- und Heizkostenrechner sowie ein Schnellrechner.

Was nicht dazugehört

Der Anbieter hat uns per E-Mail (03.11.2026) bestätigt, was Nebenklar nicht leistet. Diese Angaben stammen von ihm, nicht aus eigenem Test:

• Bankanbindung: nein, bewusst. Stattdessen lassen sich Kosten aus einem Kontoauszug (CSV oder Excel der Bank) übernehmen. Die Datei wird nur im Browser gelesen, der Vermieter prüft jede Zeile. Mieteingänge werden nicht zugeordnet.
• Anlage V: teilweise. Zu jeder Abrechnung gibt es eine CSV-Aufstellung der Betriebskosten und Umlagen (Vorauszahlungen, Nachzahlung oder Guthaben) als Zahlenbasis. Das Formular füllt Nebenklar nicht aus, eine Übertragung an ELSTER gibt es nicht, und Mieteinnahmen im Übrigen fehlen. In der Tabelle steht deshalb „nein”.
• Kaution und WEG-Verwaltung: nein. Wer eine Eigentumswohnung vermietet, kann den umlagefähigen Anteil aus der Hausgeldabrechnung eintragen.
• Heizkosten: Nebenklar liest keine Daten von Messdienstleistern ein. Man trägt die Gesamtkosten aus der Messdienst-Abrechnung und je Wohnung die Verbrauchswerte selbst ein. Verteilt wird nach Heizkostenverordnung, wahlweise 50, 60 oder 70 Prozent nach Verbrauch; den CO₂-Anteil des Vermieters zieht die Software vorab ab.

Für die Mietkaution gilt ohnehin: Sie gehört nach § 551 BGB auf ein getrenntes Konto, das leistet keine Software. Anbieter dafür stehen im Vermieterkonto-Vergleich.

Datenschutz und Hosting

Die Datenschutzerklärung nennt die Dienstleister:

• Datenbank und Anmeldung: Supabase, Hosting in der EU (AWS-Region Frankfurt), mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Website-Hosting: Netlify. Verarbeitet werden Server-Protokolldaten wie IP-Adresse und Zeitpunkt.
• Zahlungen: Stripe. E-Mail-Versand: Resend. Beide Standorte nennt die Seite nicht.
• KI-Funktionen (Belegerkennung, Excel- und CSV-Import): Dateiinhalte gehen über OpenRouter, Inc. an ein Modell von OpenAI. Die Übermittlung erfolgt in die USA, gesichert durch EU-Standardvertragsklauseln. Die Nutzung ist freiwillig.
• Statistik: PostHog mit Servern in der EU. Werbung: Google Ads nur mit Einwilligung.
• Bot-Schutz: Cloudflare Turnstile bei Registrierung und Anmeldung.

Wer keine Belege durch eine KI in den USA lesen lassen will, kann die Daten von Hand eingeben. Ein Vergleich mit anderen Anbietern, bei denen Hosting und KI in Deutschland oder Frankreich liegen, steht auf der Seite zu Verwaltio.

Wer steht dahinter?

Nebenklar ist der Produktname. Betreiber ist laut Impressum das Einzelunternehmen „boring systems” von Gregor Palyan, Lyoner Straße 50, 60528 Frankfurt am Main. Einen Handelsregistereintrag gibt es nach eigener Angabe nicht, eine Umsatzsteuer-ID ist angegeben. Der Anbieter ist damit ein sehr kleiner Betrieb. Für einen Dienst, den man einmal im Jahr nutzt, ist das weniger kritisch als bei einer Software, in der die gesamte Verwaltung liegt. Trotzdem sollte man Abrechnung und Belege nach der Fertigstellung als PDF herunterladen und selbst aufbewahren.

Für wen sich Nebenklar eignet

Für private Vermieter mit ein bis etwa zehn Wohnungen, die die Nebenkostenabrechnung einmal im Jahr sauber erledigen wollen und kein Abo für eine Verwaltungssoftware brauchen. Der Mieterzugang per Link ist praktisch, wenn Belegeinsicht und Rückfragen sonst per E-Mail laufen.

Weniger passend, wenn Sie mehr als die Abrechnung wollen: Mieteingänge abgleichen, Dokumente verwalten oder die Anlage V vorbereiten. Dafür bieten sich die Cloud-Lösungen im Software-Vergleich an, bei kleinen Beständen auch die kostenlosen Tarife. Wer lieber selbst in einer Tabelle rechnet, findet unsere Excel-Vorlage.

Wie wir geprüft haben

Der Anbieter hat sich per E-Mail gemeldet und einen Testzugang angeboten. Wir haben die öffentlichen Seiten ausgewertet: Startseite, Preise, Impressum und Datenschutzerklärung. Auf unsere Rückfragen hat der Anbieter per E-Mail geantwortet (03.11.2026); diese Angaben sind als solche gekennzeichnet. Die Software haben wir bisher nicht selbst bedient, alle Funktionsangaben stammen deshalb vom Anbieter. Den auf der Website verlinkten Anbietervergleich haben wir nicht übernommen; Angaben zu anderen Anbietern prüfen wir selbst. Wo die Seiten etwas nicht nennen, steht „k. A.” statt einer Vermutung. Kriterien und Grenzen des Vergleichs stehen unter Wie wir Hausverwaltungssoftware bewerten.

Weiterführende Themen

• Hausverwaltung Software im Vergleich
• Software-Finder: Was passt zu Ihrem Bestand?
• Kostenlose Hausverwaltungssoftware
• Wie wir Hausverwaltungssoftware bewerten
• Nebenkostenabrechnung-Rechner
• Vermieterkonto im Vergleich