Wer mehrere Wohnungen vermietet, kennt das Problem: Auf dem Konto steht ein Eingang mit unvollständigem Verwendungszweck, und niemand weiß, welcher Mieter gezahlt hat. Eine virtuelle IBAN löst das, indem jede Zahlung schon über die Kontonummer zugeordnet ist. Dieser Artikel erklärt, wie das funktioniert, für wen es sich lohnt und wo die Grenzen liegen.
Was eine virtuelle IBAN ist
Eine virtuelle IBAN ist eine zusätzliche IBAN, die auf ein reales Konto zeigt. Zahlungen an die virtuelle IBAN landen auf dem Hauptkonto, werden aber über die IBAN einem bestimmten Zweck zugeordnet, etwa einem Mieter, einer Einheit oder einem Eigentümer. Für den Zahlenden sieht sie aus wie jede andere IBAN.
Der Kern des Nutzens: Die Zuordnung hängt nicht mehr vom Verwendungszweck ab, den Mieter gern vergessen, falsch schreiben oder ändern.
Wie sie in der Mietverwaltung eingesetzt wird
Es gibt zwei gängige Modelle:
| Modell | So läuft es | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Eine IBAN je Mieter | Jeder Mieter überweist auf seine eigene virtuelle IBAN, der Eingang ist sofort dem Mietverhältnis zugeordnet | Verwaltungssoftware mit automatischem Abgleich |
| Eine IBAN je Eigentümer | Ein Sammelkonto der Verwaltung trennt die Gelder der Eigentümer über virtuelle IBANs | Hausverwaltungen mit mehreren Eigentümern |
Beispiele aus unseren Vergleichen: ImmoApp vergibt eine virtuelle IBAN je Mieter und zieht die Miete per SEPA-Lastschrift ein, siehe ImmoApp im Test. Getmomo bietet Mietkonten als Sammelkonto mit virtueller IBAN je Eigentümer und automatischer Zahlungszuordnung gegen eine monatliche Pauschale, siehe Getmomo.
Was sie bringt
- Automatische Zuordnung ohne Abgleich per Hand
- Weniger Rückfragen, wenn Zahlungen ohne oder mit falschem Verwendungszweck eingehen
- Klare Trennung der Gelder mehrerer Eigentümer auf einem Sammelkonto
- Schneller Überblick über Zahlungsverzug, weil offene Posten sofort sichtbar sind
Wo die Grenzen liegen
- Nicht jede Bank bietet sie an. Virtuelle IBANs sind meist Teil von Verwaltungssoftware oder Spezialangeboten, bei klassischen Girokonten für Privatvermieter sind sie selten.
- Mieter müssen umstellen. Wer bisher auf das alte Konto zahlt, braucht die neue IBAN und muss Dauerauftrag oder Lastschrift ändern.
- Kosten. Je nach Anbieter fallen Preise je Einheit oder eine monatliche Pauschale an, für eine einzelne Wohnung selten sinnvoll.
- Ersetzt kein Kautionskonto. Die Kaution muss weiterhin getrennt vom Vermögen angelegt werden (§ 551 Abs. 3 BGB).
- Rechtliche Einordnung. Wer fremde Gelder auf einem Sammelkonto führt, sollte Treuhandfragen und Einlagensicherung prüfen. Bei Verwaltern ist das Pflichtprogramm, bei Privatvermietern selten ein Thema.
Für wen es sich lohnt
Für Privatvermieter mit ein bis drei Wohnungen genügt meist ein sauberes Vermieterkonto mit einheitlichem Verwendungszweck. Ab etwa fünf Einheiten oder bei mehreren Eigentümern kann eine Lösung mit virtueller IBAN den Aufwand spürbar senken. Einen Überblick über Software mit Bankanbindung bietet der Vergleich der Hausverwaltungs-Software, die Hintergründe zu Kontoanbindung und Konten stehen unter Immobilienverwaltung und Konto.
Checkliste vor der Umstellung
- Wie viele Einheiten und Eigentümer sind betroffen?
- Was kostet die Lösung je Einheit oder pro Monat, und was spart sie an Zeit?
- Welche Kündigungs- und Wechselbedingungen gelten?
- Wer ist Kontoinhaber, und wie ist die Einlagensicherung geregelt?
- Wie werden die Mieter informiert, und bis wann gilt die alte IBAN weiter?
Häufige Fragen
Was ist eine virtuelle IBAN?
Eine zusätzliche IBAN, die auf ein reales Hauptkonto zeigt. Zahlungen lassen sich damit über die IBAN einem bestimmten Mieter, einer Einheit oder einem Eigentümer zuordnen.
Brauche ich als privater Vermieter eine virtuelle IBAN?
Meist nicht. Bei wenigen Wohnungen reicht ein eigenes Konto mit einheitlichem Verwendungszweck. Ab mehreren Einheiten oder bei mehreren Eigentümern kann sie den Abgleich deutlich vereinfachen.
Was kostet eine virtuelle IBAN in der Mietverwaltung?
Das hängt vom Anbieter ab: Üblich sind ein Preis je Einheit und Monat oder eine monatliche Pauschale. Die Kosten sollten mit der Zeitersparnis verglichen werden.
Ersetzt die virtuelle IBAN das Mietkautionskonto?
Nein. Die Kaution muss nach § 551 Abs. 3 BGB getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden. Eine virtuelle IBAN hilft nur bei der Zuordnung laufender Zahlungen.