Umlageschlüssel
Der Umlageschlüssel (auch Verteilerschlüssel oder Umlagemaßstab) bestimmt, welcher Anteil der Gesamtbetriebskosten eines Hauses auf die einzelne Wohnung entfällt. Er steht in der Regel im Mietvertrag und muss in der Abrechnung angegeben werden, sobald sich seine Anwendung nicht von selbst versteht.
Zulässige Schlüssel
| Schlüssel | Berechnung | Typisch für |
|---|---|---|
| Wohnfläche | Fläche der Wohnung ÷ Gesamtfläche | Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Gartenpflege, Winterdienst |
| Personenzahl | Personen der Wohnung ÷ alle Personen | Müllabfuhr, teilweise Wasser |
| Wohneinheiten | eine Wohnung ÷ Zahl der Wohnungen | Hauswart, Gebäudereinigung |
| Erfasster Verbrauch | eigener Zählerwert ÷ Gesamtverbrauch | Wasser, Heizung, Warmwasser |
Der Schlüssel Miteigentumsanteile kommt im Mietrecht nicht vor. Er gilt zwischen den Eigentümern einer Wohnungseigentümergemeinschaft; wie ein vermietender Eigentümer die Kosten an seinen Mieter weitergibt, richtet sich dagegen nach dem Mietvertrag und § 556a BGB.
Was ohne Vereinbarung gilt
Fehlt eine Regelung im Mietvertrag, sind die Betriebskosten nach § 556a Abs. 1 BGB nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab zu verteilen, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt. Wo Zähler vorhanden sind, verteilt das Gesetz also nicht nach Fläche.
Für Heizung und Warmwasser geht die Heizkostenverordnung dem Vertrag vor: Mindestens 50, höchstens 70 Prozent der Kosten werden nach erfasstem Verbrauch verteilt. Weicht der Vermieter davon ab, darf der Mieter seinen Kostenanteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV).
Rechenbeispiel
Die Grundsteuer für ein Haus mit 8 Wohnungen und 480 m² Gesamtfläche beträgt 4.800 € im Jahr. Die Wohnung hat 60 m².
- Anteil der Wohnung: 60 ÷ 480 = 12,5 Prozent
- Kostenanteil: 12,5 % × 4.800 € = 600 €
Steht eine Wohnung mit 60 m² das ganze Jahr leer, bleibt der Schlüssel unverändert bei 480 m². Der auf die leere Wohnung entfallende Anteil (600 €) geht zulasten des Vermieters. Rechnet er stattdessen nur mit den vermieteten 420 m², zahlt der Mieter 60 ÷ 420 × 4.800 € = 685,71 €, also rund 86 € zu viel.
Änderung des Schlüssels
Ein einmal vereinbarter Schlüssel bindet grundsätzlich beide Seiten. Zwei Wege führen zur Änderung:
- Einseitig nach § 556a Abs. 2 BGB: Der Vermieter darf für Kosten, die nicht unmittelbar gegenüber dem Mieter abgerechnet werden, auf einen Maßstab umstellen, der dem erfassten Verbrauch oder der erfassten Verursachung Rechnung trägt. Die Erklärung braucht die Textform und ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig. Waren die Kosten bisher in der Miete enthalten, ist die Miete entsprechend zu senken.
- Einvernehmlich durch Vertragsänderung.
Eine Umstellung mitten im Abrechnungszeitraum oder rückwirkend ist unwirksam.
Die häufigsten Fehler
Leerstand falsch verteilt. Der Vermieter trägt den Anteil leerstehender Wohnungen selbst. Wird er auf die verbleibenden Mieter umgelegt, ist die Abrechnung in diesem Punkt angreifbar.
Falsche Wohnfläche. Weicht die im Vertrag genannte Fläche von der tatsächlichen ab, ist für die Betriebskostenabrechnung die tatsächliche Fläche maßgeblich. Die Fläche lässt sich mit dem Wohnflächenrechner nachrechnen.
Uneinheitliche Anwendung. Für dieselbe Kostenart muss derselbe Schlüssel für alle Mieter des Hauses gelten.
Gewerbeanteil nicht herausgerechnet. Bei gemischt genutzten Gebäuden sind Kosten, die durch die gewerbliche Nutzung erheblich höher ausfallen, vorab auszuscheiden.
Schlüssel nicht erläutert. Die Abrechnung muss den angewandten Schlüssel nennen und, wo nötig, erläutern. Bei der Wohnfläche genügt meist die Angabe der Gesamtfläche; bei Personenzahl oder Verbrauchsanteilen muss der Mieter die Rechnung nachvollziehen können.
Häufige Fragen
Darf für jede Kostenart ein anderer Schlüssel gelten?
Ja. Es ist üblich und zulässig, etwa die Grundsteuer nach Fläche und die Müllabfuhr nach Personenzahl zu verteilen, solange es im Vertrag geregelt und in der Abrechnung erkennbar ist.
Was gilt, wenn im Mietvertrag nichts steht?
Dann gilt die Wohnfläche als Auffangschlüssel (§ 556a Abs. 1 BGB). Bei erfasstem Verbrauch ist nach dem Verbrauch zu verteilen, bei Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung.
Was gilt bei wechselnder Personenzahl?
Ändert sich die Personenzahl im Abrechnungszeitraum, ist sie in der Praxis zeitanteilig zu berücksichtigen. Der Vermieter sollte die Veränderungen nachvollziehbar festhalten. Wegen des Erfassungsaufwands wählen viele Vermieter deshalb lieber die Wohnfläche.
Muss der Umlageschlüssel in der Abrechnung stehen?
Ja. Die Angabe und, soweit erforderlich, die Erläuterung des Verteilerschlüssels gehört zu den formellen Anforderungen an die Abrechnung. Fehlt sie, kann die Abrechnung unwirksam sein und die Abrechnungsfrist nicht wahren.
Wie prüfe ich, ob mein Schlüssel stimmt?
Vergleichen Sie Mietvertrag und Abrechnung Kostenart für Kostenart und rechnen Sie den eigenen Anteil nach. Hilfe bieten der Nebenkostenabrechnungs-Rechner und der Nebenkosten-Umlage-Check.