Heizkostenabrechnung selbst erstellen oder Messdienst? Der Kostenvergleich

Die Heizkostenabrechnung ist die eine Abrechnung im Jahr, die viele Vermieter reflexhaft an ista, Techem, Brunata-Metrona oder einen der anderen Messdienste geben. Pflicht ist das nicht. Die Frage ist, ob sich das Selbermachen rechnet — und die Antwort hängt weniger an den Softwarepreisen als daran, wer welche Kosten am Ende trägt.

Was ein Messdienst kostet

Belastbare Marktpreise veröffentlicht die Branche kaum. Die beste öffentliche Zahl stammt vom Bundeskartellamt, das den Markt 2017 in einer Sektoruntersuchung durchleuchtet hat: Der durchschnittliche Umsatz der Messdienste lag bei rund 74 € je Wohneinheit und Jahr, auf Basis der Zahlen von 2014. Darin stecken die Miete der Geräte, die Ablesung und die Abrechnung, für Heizung und Wasser zusammen.

Die Zahl ist alt. Seitdem sind Funkgeräte zur Regel geworden, und seit 2022 kommt die monatliche Verbrauchsinformation hinzu. Neuere Zahlen gibt es nur aus zweiter Hand: Ratgeber und Preisvergleiche nennen für 2025/2026 grob 60 bis 120 € je Wohnung und Jahr, je nach Vertrag, Gerätemiete und Anbieter. Das sind Richtwerte, keine erhobenen Marktdaten; sie passen aber zur Größenordnung der Kartellamts-Zahl. Den Wert für das eigene Haus liefert ohnehin nur die eigene Abrechnung: Die Kosten der Verbrauchserfassung müssen dort als eigene Positionen stehen — Gerätemiete je Gerät, Ablesung, Abrechnung je Nutzeinheit, oft eine Grundgebühr je Liegenschaft.

Zwei weitere Befunde gehören dazu:

• Der Markt ist konzentriert. Die beiden Marktführer ista und Techem kamen auf über 50 Prozent, die fünf größten Anbieter auf über 70 Prozent. Das Kartellamt kritisierte lange Vertragslaufzeiten, die Kopplung von Gerätemiete und Abrechnung und proprietäre Technik.
• Die Kosten können einen spürbaren Anteil ausmachen. Eine Untersuchung der Marktwächter Energie von 2019 fand bei rund einem Viertel der geprüften Haushalte Ablesekosten von mehr als 15 Prozent der gesamten Heizkosten. Ein gesetzlicher Grenzwert ist das nicht, aber ein brauchbarer Prüfwert.

Was Selbstabrechnen kostet

Wer selbst abrechnet, braucht drei Dinge: Geräte, die den Verbrauch erfassen, eine Software, die nach Heizkostenverordnung verteilt, und die eigene Zeit.

Die Software

Für ein Mehrfamilienhaus mit sechs Wohnungen, Stand September 2026:

hellohousing macht keine Angabe, ob die Preise netto oder brutto gelten. Die Spanne reicht also von rund 55 bis 235 € im Jahr — für das ganze Haus. Beim Messdienst liegt allein der Durchschnittswert des Kartellamts bei 444 € für sechs Wohnungen, nach heutigen Richtwerten bei etwa 360 bis 720 €. Dafür sind dort die Geräte enthalten. Wichtig ist die letzte Spalte: Nicht jede Software rechnet jede Heizung ab. objego etwa unterstützt nur Gaszentralheizungen mit Heizkostenverteilern oder Wärmemengenzählern. Welche Programme es insgesamt gibt, zeigt der Vergleich der Hausverwaltungssoftware.

Die Geräte

Hier liegt der größte Posten, und er ist schwer zu verallgemeinern. Gebraucht werden Heizkostenverteiler an jedem Heizkörper oder ein Wärmemengenzähler je Wohnung, dazu Warmwasserzähler. Ab 2027 müssen alle fernablesbar sein, und neu installierte Geräte müssen zusätzlich interoperabel und an ein Smart-Meter-Gateway anbindbar sein. Was das im Einzelnen bedeutet, steht unter Funkzähler-Pflicht bis 31. Dezember 2026.

Als Größenordnung (Onlinehandel, brutto, September 2026): Funk-Heizkostenverteiler kosten ab etwa 40 € je Stück, Funk-Wärmemengenzähler ab etwa 170 €, Wasserzähler mit Funk grob 50 bis 110 €. Nicht enthalten sind Montage, ein Gateway oder Funkempfänger und die Frage, ob die Geräte zur eigenen Software passen — dafür gibt es keine belastbare Pauschale, weil die Systeme herstellerabhängig sind.

Zwei Punkte entscheiden über die Rechnung:

• Kaufen oder mieten. Die Miete von Geräten ist umlagefähig, der Kaufpreis nicht. Wer kauft, senkt die Nebenkosten der Mieter und zahlt selbst.
• Eichfristen. Wasser- und Wärmezähler müssen nach Ablauf der Eichfrist getauscht oder nachgeeicht werden, bei Warmwasser- und Wärmezählern nach fünf, bei Kaltwasserzählern nach sechs Jahren. Die Kosten der Eichung sind umlagefähig, der Aufwand bleibt beim Vermieter.

Die Arbeit

Ablesen, Werte prüfen, Kosten erfassen, CO2-Kosten aufteilen, Abrechnung erstellen und verschicken. Bei fernablesbaren Geräten entfällt der Gang durch die Wohnungen — dafür kommt die monatliche Verbrauchsinformation hinzu, die der Vermieter selbst organisieren muss, wenn kein Messdienst sie übernimmt. Software mit Funkzähler-Anbindung und Mieterportal erledigt das automatisch; ohne sie ist es jeden Monat Handarbeit.

Wer was bezahlt — der eigentliche Unterschied

Nach § 7 Abs. 2 der Heizkostenverordnung gehören zu den umlagefähigen Heizkosten unter anderem die Kosten der Anmietung oder anderen Gebrauchsüberlassung der Geräte, ihrer Verwendung einschließlich Eichung sowie der Berechnung und Aufteilung und der Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen. Für Warmwasser gilt dasselbe nach § 8 Abs. 2.

Daraus folgt eine Asymmetrie, die man kennen sollte, bevor man rechnet:

Beim Messdienst zahlt der Vermieter also fast nichts, beim Selbstabrechnen fast alles. Die Ersparnis landet beim Mieter — in Form niedrigerer Nebenkosten.

Ob sich eigene Leistungen trotzdem umlegen lassen, ist der unsichere Teil. Die Betriebskostenverordnung erlaubt in § 1 Abs. 1 Satz 2, Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers mit dem Betrag anzusetzen, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten angesetzt werden könnte — ohne dessen Umsatzsteuer. Ob und wie das für die selbst erstellte Heizkostenabrechnung und für Softwarekosten gilt, ist in der Praxis streitanfällig, und Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich nicht umlagefähig. Für die Kalkulation ist die vorsichtige Annahme deshalb: Software und eigene Zeit trägt der Vermieter. Wer anders abrechnen will, sollte das vorher mit einem im Mietrecht tätigen Anwalt oder dem örtlichen Eigentümerverband klären.

Der Vergleich im Beispielhaus

Ein Mehrfamilienhaus mit sechs Wohnungen, Gaszentralheizung, je Wohnung vier Heizkörper und ein Warmwasserzähler — zusammen 24 Heizkostenverteiler und sechs Zähler. Betrachtet werden zehn Jahre, die übliche Lebensdauer eines Gerätesatzes.

Die Spannen überlappen sich. Im günstigen Fall spart das Haus insgesamt rund 1.500 €, im ungünstigen Fall kostet Selbstabrechnen sogar mehr als der Messdienst — und dabei sind Gateway, Montage und die eigene Zeit noch nicht mitgerechnet. Die Werte sind Rechenbeispiele, keine Angebote: Wer wirklich vergleichen will, holt sich für das eigene Haus einen Messdienst-Preis und legt die Gerätepreise seiner Software daneben.

Bei der Frage, wer zahlt, ist das Bild dagegen eindeutig: Beim Messdienst trägt der Mieter die Kosten über die Nebenkosten, beim Selbstabrechnen zahlt der Vermieter Geräte und Software und behält die Arbeit. Was der Vermieter aufwendet, ist genau das, was die Mieter sparen. Deshalb gilt: Für das Haus insgesamt kann Selbstabrechnen günstiger sein, muss es aber nicht — für den Vermieter persönlich ist es in der Regel teurer.

Wann sich das Selbstabrechnen trotzdem lohnt

• Die Warmmiete ist ein Argument. In Lagen, in denen Mieter auf die Gesamtbelastung schauen, sind niedrigere Nebenkosten ein Wettbewerbsvorteil — und ein Grund weniger für Widersprüche gegen die Abrechnung.
• Der Messdienstvertrag läuft ohnehin aus. Wer bis Ende 2026 sowieso auf fernablesbare Geräte umrüsten muss, entscheidet jetzt über die nächsten zehn Jahre. Ein guter Zeitpunkt, die Alternative zu prüfen.
• Das Haus ist klein. Grundgebühren je Liegenschaft fallen bei drei Wohnungen stärker ins Gewicht als bei dreißig.
• Die Abrechnung soll schneller kommen. Die Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB) hängt beim Messdienst an dessen Lieferzeit. Wer selbst abrechnet, hat den Termin in der eigenen Hand.
• Das Haus hat nur zwei Wohnungen, eine davon bewohnt der Vermieter selbst. Hier gehen vertragliche Vereinbarungen der Heizkostenverordnung vor (§ 2 HeizkostenV). Die Parteien können also auch eine andere Verteilung vereinbaren — dann braucht es weder Messdienst noch Heizkostenverteiler.

Wann der Messdienst die bessere Wahl bleibt

• Andere Heizungsarten. Fernwärme, Wärmepumpe oder Öl mit komplexer Anlagentechnik lassen sich nicht mit jeder Software abrechnen, und Fehler in der Heizkostenabrechnung sind teuer.
• Viele Wohnungen, wenig Zeit. Die Arbeit wächst mit jeder Einheit, die Ersparnis landet beim Mieter.
• Gewerbliche Mieter im Haus. Umsatzsteuer in der Abrechnung macht die Sache komplizierter; manche Software schließt diesen Fall ausdrücklich aus.
• Keine Lust auf die monatliche Pflicht. Mit fernablesbaren Geräten wird aus der Jahresaufgabe eine Monatsaufgabe. Wer sie nicht selbst organisieren will, zahlt für die Dienstleistung — oder für eine Software, die sie übernimmt.

Der Mittelweg: Geräte mieten, selbst abrechnen

Einige Anbieter vermieten Geräte oder lesen sie per Funk aus, ohne die Abrechnung selbst zu übernehmen. Dieses Modell verbindet das Beste aus beiden: Die Gerätemiete bleibt umlagefähig, der Vermieter bleibt aber unabhängig bei Abrechnung und Termin. Voraussetzung ist, dass die Ablesewerte in einem Format kommen, das die eigene Software übernimmt — und dass das Schlüsselmaterial der Geräte beim Eigentümer liegt, wie es die Heizkostenverordnung für neue Geräte vorschreibt. Das gehört in den Vertrag, bevor unterschrieben wird.

Was Mieter daraus mitnehmen

Wer als Mieter eine hohe Position für Ablesung und Abrechnung sieht, kann nachfragen, wie sie sich zusammensetzt — die Abrechnung muss die Kosten der Verbrauchserfassung nachvollziehbar ausweisen. Die 15-Prozent-Marke ist kein Grenzwert, aber ein Anlass zum Nachfragen. Worauf es beim Prüfen insgesamt ankommt, steht unter Nebenkostenabrechnung prüfen; die häufigsten Fehler hat dieser Überblick gesammelt.

Und falls am Ende eine Nachzahlung steht: Ob der Vermieter dafür einen Teil der Kaution zurückhalten darf, ist unter Mietkaution und Nebenkostenabrechnung erklärt.

Fazit

Selbstabrechnen ist erlaubt und technisch machbar. Für das Haus als Ganzes kann es günstiger sein, muss es aber nicht: Die Kosten von Messdienst und Eigenregie überlappen sich. Die Ersparnis fließt aber an die Mieter, während Geräte, Software und Arbeit beim Vermieter bleiben. Lohnend wird es für Vermieter, die die Abrechnung ohnehin selbst machen, ein kleines Haus mit Gaszentralheizung haben und die Umrüstung auf Funkgeräte ohnehin anpacken müssen. Wer diesen Schritt geht, sollte die CO2-Kosten nicht vergessen — die Aufteilung zwischen Vermieter und Mieter rechnet der CO2-Kosten-Rechner.

Häufige Fragen

Weiterführende Themen

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• Nebenkostenabrechnung prüfen
• CO2-Kosten-Rechner