Die meisten kennen Smartmiete als Anbieter eines digitalen Mietkautionskontos. Tatsächlich ist das Treuhandkonto nur eines von rund einem Dutzend Modulen: Der Anbieter deckt inzwischen den kompletten Lebenszyklus eines Mietverhältnisses ab — vom Mietvertrag über Übergabeprotokoll, Mieteingangskontrolle und Nebenkostenabrechnung bis zur Vorbereitung der Anlage V. Dieser Artikel geht jedes Modul durch, benennt die Kosten und zeigt, wo die Plattform an ihre Grenzen stößt.
Wer steht hinter Smartmiete?
Anbieter und Betreiber ist die SmartMiete GmbH mit Sitz in Heidelberg, ein Unternehmen der norwegischen Rentelligent Group. Die Muttergesellschaft betreibt seit 2017 die Plattform Husleie.no in Norwegen; die deutsche Beta startete 2021. Das Mietkautionskonto kam im März 2025 als vollintegriertes Modul dazu.
Wichtig für die Einordnung: Beim Kautionskonto ist Instabank lediglich die Partnerbank im Hintergrund, die das Geld verwahrt und die Einlagensicherung stellt. Vertragspartner und Produktverantwortlicher gegenüber Vermieter und Mieter ist die SmartMiete GmbH.
| Merkmal | Angabe |
|---|---|
| Anbieter | SmartMiete GmbH, Rudolf-Diesel-Straße 11, 69115 Heidelberg |
| Muttergesellschaft | Rentelligent Group (Norwegen), Schwesterprodukt Husleie.no |
| Deutscher Marktstart | 2021 (Beta), Kautionskonto seit März 2025 |
| Team | über 27 Mitarbeitende, Standorte u. a. Oslo und Heidelberg |
| Nutzerbasis (Eigenangabe) | über 105.000 private Vermieter, über 38.000 Mietverträge, über 4.000 Kautionskonten |
| Partnerbank Kaution | Instabank ASA (Norwegen), Aufsicht Finanstilsynet |
| Weitere Partner | Namirial (Identifizierung/Signatur), Tink (Open Banking), Hansen Forderungsmanagement (Inkasso) |
| Hosting | Rechenzentrum Frankfurt am Main |
Das Portfolio auf einen Blick
| Modul | Funktion | Kosten |
|---|---|---|
| Mietkautionskonto | Treuhandkonto nach § 551 BGB bei der Partnerbank Instabank | kostenlos |
| Mietvertrag | Generator für Wohnraummietverträge inkl. digitaler Signatur | kostenlos |
| Stellplatz-/Garagenmietvertrag | separate PDF-Vorlage für Garage, Carport, Tiefgarage | kostenlos |
| Wohnungsgeberbestätigung | PDF-Vorlage nach § 19 BMG | kostenlos |
| Wohnungsübergabeprotokoll | mobile Dokumentation mit Fotos, Zählerständen, Unterschrift | kostenlos |
| Vorlagen & Musterbriefe | Kündigungen, Mahnungen, Modernisierungsankündigung u. a. | kostenlos |
| Mieteingangscheck | Überwachung der Mietzahlungen je Mietverhältnis, Zahlungserinnerungen | kostenlos |
| Mietpreis-Analyse | Abgleich mit dem örtlichen Mietpreisniveau | kostenlos |
| Mieterhöhung | Erhöhungsschreiben nach § 558 BGB inkl. Begründung und Zustimmungserklärung | Erfolgshonorar |
| Inkasso für Mietrückstände | Forderungseinzug über Hansen Forderungsmanagement | laut Anbieter ohne Grundgebühr |
| Nebenkostenabrechnung | Betriebskostenabrechnung erstellen und versenden | kostenlos |
| Finanzkompass | Einnahmen/Ausgaben aller Objekte, Belegupload, Auswertung | kostenlos |
| Anlage V | strukturierte PDF-Aufbereitung der Vermietungsdaten für die Steuererklärung | kostenlos |
1. Das Mietkautionskonto
Das Kautionskonto ist der Grund, warum Smartmiete auf dieser Seite überhaupt auftaucht — und gleichzeitig das einzige Modul, bei dem eine Bank im Hintergrund steht.
Wie es funktioniert
Registrierung
Der Vermieter legt ein kostenloses Konto auf smartmiete.de an.
Kaution anlegen
Im Dashboard wird eine Kaution eingerichtet — optional direkt aus einem dort erstellten Mietvertrag heraus.
Mieter einladen
Der Vermieter hinterlegt die E-Mail-Adresse des Mieters, die Identifizierung läuft über Namirial.
Einzahlung
Per Überweisung oder über die Open-Banking-Schnittstelle Tink — auch in bis zu drei Monatsraten.
Verwahrung
Das Geld liegt getrennt vom Vermögen des Vermieters bei der Instabank und wird verzinst.
Rückzahlung
Nach Mietende digitale Freigabe und Auszahlung, dokumentiert im Dashboard. Der Vermieter kann die Auszahlung nach Auskunft von Smartmiete auf ein Konto seiner Wahl vornehmen.
Konditionen
| Merkmal | Smartmiete |
|---|---|
| Kontoführung | 0 € für Vermieter und Mieter |
| Verzinsung | 0,1 % p. a. variabel (Stand September 2026) |
| Anlageform | Treuhandkonto nach § 551 Abs. 3 BGB, getrennt vom Vermögen des Vermieters |
| Ratenzahlung | bis zu drei gleiche Monatsraten nach § 551 Abs. 2 BGB |
| Einlagensicherung | norwegische Einlagensicherung (Bankenes sikringsfond), 100.000 € je Einleger |
| Eröffnung durch | Vermieter (Mieter wird eingeladen) |
2. Vertrag und Dokumente zum Mietbeginn
Mietvertrag. Ein Generator für Wohnraummietverträge, der durch Mieterdaten, Mietobjekt, individuelle Vereinbarungen und Hausordnung führt. Die Vorlagen werden nach Anbieterangabe regelmäßig anwaltlich geprüft und an Gesetzesänderungen angepasst. Unterschrieben wird digital über Namirial. Auch Wohngemeinschaften mit mehreren Mietern sind abgedeckt. Staffel- oder Indexmiete werden auf der Produktseite nicht ausgewiesen — wer solche Klauseln braucht, sollte das vorab prüfen (siehe dazu unseren Staffelmiete-Rechner und den Indexmietvertrag-Rechner).
Stellplatz- und Garagenmietvertrag. Eine separate, ausfüllbare PDF-Vorlage für Garage, Carport, Tiefgarage oder Außenstellplatz. Der fachliche Punkt dahinter ist richtig und für Vermieter relevant: Ein eigenständiger Stellplatzvertrag lässt sich ohne Kündigungsgrund beenden und unterliegt nicht der Mietpreisbremse — anders als ein Stellplatz, der im Wohnraummietvertrag mitvermietet wird.
Wohnungsgeberbestätigung. Hier gibt es nur eine kostenlose PDF-Vorlage, keinen Generator im Dashboard. Inhaltlich deckt sie die Pflichtangaben nach § 19 BMG ab. Wer das lieber online ausfüllt, findet bei uns einen Generator für die Wohnungsgeberbestätigung.
Wohnungsübergabeprotokoll. Das mobil gedachte Modul: Räume einzeln dokumentieren, Fotos von Mängeln und Zählerständen hochladen, beide Seiten unterschreiben direkt auf dem Gerät, danach geht das PDF automatisch per E-Mail an Mieter und Vermieter. Liegt bereits ein Mietvertrag im Konto, sind die Objektdaten vorausgefüllt. Was im Protokoll inhaltlich stehen sollte, steht in unserem Leitfaden zum Wohnungsübergabeprotokoll.
Vorlagen und Musterbriefe. Eine Sammlung für die laufende Mieterkommunikation, gegliedert in Mietanpassungen (Erhöhung, Betriebskostenanpassung, Zustimmungserklärung), Kündigungen und Mahnungen (fristlos, Eigenbedarf, Zahlungsverzug, Lärmbelästigung) sowie Sonstiges (Grundsteuer-Einspruch, Modernisierungsankündigung, Untervermietungserlaubnis, Kautionsabrechnung wegen Rückständen).
3. Das laufende Mietverhältnis
Mieteingangscheck. Die Mietzahlungen werden je Mietverhältnis erfasst, sodass offene Posten sichtbar werden. Bleibt eine Zahlung aus, lassen sich zwei Vorlagen für Zahlungserinnerungen auswählen und versenden. Die erfassten Einnahmen fließen in Finanzkompass und Anlage V weiter. Eine automatische Kontoabfrage per Open Banking wird auf der Produktseite nicht beschrieben — in der aktuellen Darstellung ist das eine manuelle Erfassung mit Erinnerungsfunktion.
Mietpreis-Analyse. Prüft das örtliche Mietpreisniveau und ordnet die eigene Miete ein. Sie ist die Vorstufe zum Mieterhöhungsmodul.
Mieterhöhung. Das einzige Modul mit klarer Preisschwelle. Smartmiete erstellt ein Mieterhöhungsschreiben nach § 558 BGB inklusive Mietspiegel-Auswertung, Vergleichsobjekten und vorbereiteter Zustimmungserklärung. Grundlage ist eine bundesweite Datenbank mit über 250.000 Vergleichsmieten, die laut Anbieter auch Regionen ohne qualifizierten Mietspiegel abdeckt. Die Kappungsgrenzen (20 % in drei Jahren, 15 % in angespannten Märkten, 15 Monate Sperrfrist) prüft das System automatisch. Abgerechnet wird per Erfolgshonorar: Eine Rechnung kommt erst, wenn der Mieter zugestimmt, die neue Miete gezahlt oder man sich auf einen anderen Betrag geeinigt hat. Der Anbieter gibt die Erfolgsquote mit 91 % an.
Inkasso für Mietrückstände. Kein eigenes Produkt, sondern eine Vermittlung an den Partner Hansen Forderungsmanagement, der die Ansprache des Schuldners und den Forderungseinzug übernimmt. Smartmiete wirbt mit „keine Grundgebühr, keine Erfolgsprovision, keine Aktenabschlusspauschale” für den Vermieter — was in der Inkassobranche bedeutet, dass die Kosten nach § 13e RDG beim Schuldner geltend gemacht werden. Bleibt der zahlungsunfähig, ist die Frage, wer am Ende trägt, vertraglich zu klären. Vorher lohnt sich der Blick in unseren Artikel Was kann man bei Mietrückstand tun?.
4. Geld, Abrechnung und Steuern
Finanzkompass. Die Buchhaltungsebene der Plattform: Mieteinnahmen und Kosten aller Objekte zentral erfassen, Rechnungen und Belege direkt hochladen, Saldo automatisch fortschreiben, mehrere Wohnungen vergleichen. Die Betriebskosten lassen sich von dort per Klick in die Nebenkostenabrechnung übernehmen, die Mieteinnahmen fließen in den Mieteingangscheck.
Nebenkostenabrechnung. Kosten erfassen, Abrechnung erstellen, an den Mieter senden oder als PDF herunterladen — für mehrere Objekte und Mietverhältnisse aus einem Konto heraus. Der Anbieter argumentiert offensiv über den Preis: Klassische Abrechnungssoftware koste bis zu 299 € im Jahr. Welche Umlageschlüssel und Heizkostenregeln dabei konkret unterstützt werden, geht aus der Produktseite nicht hervor. Die typischen Stolperstellen haben wir in Die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung zusammengestellt.
Anlage V. Zieht die steuerrelevanten Einnahmen und Ausgaben aus dem Finanzkompass und gibt sie als strukturiertes PDF aus, das man selbst in die Steuererklärung überträgt oder an den Steuerberater weiterreicht. Ausdrücklich keine Steuerberatung und kein Ausfüllen des amtlichen Formulars. Was in die Anlage V gehört, erklärt Anlage V: Mieteinnahmen richtig versteuern; die Abschreibung rechnet der AfA-Rechner.
Was Smartmiete nicht abdeckt
- Keine Mietkautionsbürgschaft. Wer die Kaution nicht binden will, braucht einen anderen Weg — siehe Mietkautionsbürgschaft.
- Keine Rechts- oder Steuerberatung. Vorlagen und Aufbereitung ja, individuelle Beratung nein.
- Keine Verwaltung großer Bestände. Keine WEG-Verwaltung, keine Mandantenfähigkeit, keine Objektbuchhaltung im klassischen Sinn.
- Keine Eröffnung des Kautionskontos durch den Mieter. Der Vermieter muss den Prozess starten.
- Nur Wohnraum. Für Gewerbeobjekte gelten andere Regeln, siehe Gewerbe-Mietkaution.
Für wen sich die Plattform lohnt
| Profil | Einschätzung |
|---|---|
| Private Vermieter mit 1–5 Wohnungen | Passt am besten — genau die beworbene Zielgruppe, alle Kernaufgaben in einem Konto |
| Vermieter mit erstem Mietverhältnis | Sinnvoll, weil Vertrag, Kaution und Übergabeprotokoll aufeinander aufbauen |
| Vermieter mit 10+ Einheiten | Grenzwertig — Auswertungen und Rollenrechte sind knapp, eher Hausverwaltungs-Software prüfen |
| Hausverwaltungen, WEG | Nicht die Zielgruppe |
| Mieter | Nur passiv beteiligt: Sie werden eingeladen, zahlen ein und sehen den Kontostand |
Smartmiete im Vergleich zu anderen Anbietern
Beim Kautionskonto ist Smartmiete nicht allein. Der direkte Wettbewerber heykaution (plusForta) unterscheidet sich bei Zinsen, Einrichtung und Zielgruppe — der Vergleich steht in heykaution vs. Smartmiete. Details zur Partnerbank, ihrer Regulierung und der norwegischen Einlagensicherung liefert Mietkautionskonto bei der Instabank.
Der entscheidende Unterschied liegt aber neben dem Konto: Die Wettbewerber verkaufen ein Kautionsprodukt, Smartmiete verkauft eine Vermieter-Plattform, bei der die Kaution ein Einstiegsmodul ist. Wer nur ein Kautionskonto sucht und seine Verwaltung anders organisiert hat, nutzt einen kleinen Teil des Angebots. Wer ohnehin nach einer Gesamtlösung sucht, bekommt sie hier kostenlos — mit den oben genannten Grenzen.
Häufige Fragen
Ist Smartmiete wirklich komplett kostenlos?
Fast. Mietkautionskonto, Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Nebenkostenabrechnung, Finanzkompass, Anlage V, Mieteingangscheck und die Vorlagen sind laut Anbieter ohne Gebühr und ohne Abo nutzbar. Kostenpflichtig ist das Mieterhöhungsmodul über ein Erfolgshonorar, dessen Höhe nicht veröffentlicht wird. Das Inkasso läuft über einen Partner.
Muss ich alle Module nutzen?
Nein. Die Module bauen zwar aufeinander auf — ein im Konto angelegter Mietvertrag füllt Übergabeprotokoll und Kautionskonto vor —, lassen sich aber einzeln verwenden. Ein Kautionskonto geht auch ohne Mietvertrag aus dem System.
Wie hoch ist die Verzinsung des Kautionskontos?
0,1 % p. a. variabel (Stand September 2026). Die Produktseite nennt nur „gesetzlich verzinst nach § 551 BGB" ohne Zahl; die konkrete Angabe steht im Hilfecenter des Anbieters. Die Zinsen stehen dem Mieter zu — siehe Verzinsungspflicht der Mietkaution.
Kann die Kaution in Raten gezahlt werden?
Ja. Die gesetzlich vorgesehene Ratenzahlung in bis zu drei gleichen Monatsraten nach § 551 Abs. 2 BGB ist im Zahlungsprozess vorgesehen, auch wenn die Produktseite sie aktuell nicht mehr ausdrücklich bewirbt. Mehr dazu: Ratenzahlung der Mietkaution.
Was passiert, wenn Smartmiete oder die Instabank insolvent wird?
Die Kaution ist Treuhandvermögen und damit vom Vermögen des Vermieters getrennt — das schützt vor dessen Insolvenz. Gegen eine Bankeninsolvenz greift die norwegische Einlagensicherung (Bankenes sikringsfond) mit 100.000 € je Einleger — dem Niveau, das auch in Deutschland gilt. Details: Mietkautionskonto bei der Instabank.
Ersetzt Smartmiete eine Hausverwaltungs-Software?
Für ein bis fünf selbst verwaltete Wohnungen in der Regel ja. Für größere Bestände fehlen Rollenrechte, Mandantenfähigkeit und tiefere Auswertungen — dann ist ein Blick auf Hausverwaltungs-Software sinnvoller.
Können Mieter Smartmiete selbst nutzen?
Nur eingeschränkt. Die Plattform ist auf Vermieter ausgelegt; Mieter werden zum Kautionskonto eingeladen, identifizieren sich, zahlen ein und sehen anschließend Kontostand und Transaktionen. Ein Mieter kann kein Kautionskonto eigenständig eröffnen.
Mietkaution gesetzeskonform & ohne Aufwand verwalten
Digitale Treuhandkonten für Vermieter – gesetzeskonform & schnell eingerichtet
- In 5 Minuten online eingerichtet – ohne Papierkram
- 100 % gesetzeskonform gemäß § 551 BGB
- Alle Mietkautionen zentral & übersichtlich verwalten
- Sofort einsatzbereit – kein Banktermin nötig
- Nach Mietende schnell & unkompliziert auflösen
Quellen
- Primärquelle § 551 BGB – Begrenzung und Anlage von Mietsicherheiten — Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle § 558 BGB – Mieterhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete — Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle § 19 BMG – Mitwirkung des Wohnungsgebers — Bundesministerium der Justiz
- Anbieterangabe Funktionsübersicht, Produkt- und Unternehmensseiten — SmartMiete GmbH, abgerufen am 22.09.2026