WohnungsCheck, ÜbergabePro, Domudox und Mietlex: Vier Tools für das Übergabeprotokoll im Vergleich

Das Übergabeprotokoll entscheidet später darüber, was von der Kaution zurückkommt — und wer es schon einmal auf einem zerknitterten Vordruck im Hausflur ausgefüllt hat, weiß, warum inzwischen fast jeder Anbieter eine App dafür verkauft. Vier Namen tauchen 2026 immer wieder auf: WohnungsCheck, ÜbergabePro, Domudox und Mietlex. Sie lösen dieselbe Aufgabe, sind aber unterschiedlich gebaut: zwei Offline-Apps fürs Handy, ein Web-Werkzeug mit Konto und Abo für Vermieter und ein Web-Dienst mit KI-Fotoauswertung, der sich an Mieter richtet.

Die vier Tools im direkten Vergleich

Stand: September 2026. Alle Angaben stammen von den Anbieterseiten und aus den App-Stores; die Tools wurden nicht kostenpflichtig nachgekauft.

Einmalkauf oder Abo: die Rechnung hängt an der Zahl der Übergaben

Der auffälligste Unterschied ist nicht funktional, sondern kaufmännisch. WohnungsCheck verlangt einmal 24,99 € (Premium) oder 49,99 € (Pro) und wirbt ausdrücklich damit, kein Abo zu sein. Domudox kostet 5 € oder 15 € im Monat zzgl. MwSt. und ist monatlich kündbar.

Für eine Vermieterin mit zwei Wohnungen und einem Mieterwechsel alle paar Jahre ist das eine schlichte Rechnung: Der Einmalkauf ist nach dem ersten Jahr günstiger und bleibt es. Wer dagegen zwölfmal im Jahr übergibt, zahlt bei Domudox im Pro-Plan 60 € plus MwSt. pro Jahr und bekommt dafür Stammdaten, Protokoll-Duplikate und Zugriff von jedem Gerät — Dinge, die auf einer reinen Handy-App schlicht fehlen.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Erstens sind die Gratisstufen enger, als sie klingen: WohnungsCheck begrenzt die freien Protokolle auf fünf Räume und zwei Personen je Seite, was bei einer Drei-Zimmer- Wohnung mit Keller und Balkon bereits knapp wird. Domudox zählt drei Protokolle pro Monat, nicht insgesamt — für einen einzelnen Mieterwechsel reicht der Starter-Plan also vollständig aus. Zweitens nennt ÜbergabePro als einziges Tool keine Preise: Der Play-Store-Eintrag weist In-App-Käufe aus, welche Funktion was kostet, erfährt man erst in der App.

Mietlex zieht die Grenze an anderer Stelle: Das erste Protokoll ist kostenlos, solange es ohne digitale Unterschrift auskommt. Sobald beide Seiten im Browser unterschreiben sollen, wird es kostenpflichtig — was genau das kostet, steht nicht auf der Website. Für Mieter, die den Zustand beim Auszug vor allem für sich selbst mit Fotos festhalten wollen, reicht die Gratisversion; das gemeinsam unterschriebene Protokoll ist der Teil, für den man zahlt.

Offline oder Browser: der Unterschied entscheidet sich im Keller

WohnungsCheck und ÜbergabePro sind Offline-Apps. Die Daten liegen lokal auf dem Gerät, ein Konto braucht man nicht, und der Anbieter sieht die Protokolle nie. WohnungsCheck nennt das „100 % offline” und speichert in einer lokalen Datenbank auf dem Telefon; ÜbergabePro gibt im Play Store an, keine Daten zu erheben und keine an Dritte weiterzugeben.

Domudox ist eine Web-Anwendung ohne Installation, die grundsätzlich eine Verbindung braucht. Der Anbieter schreibt, die App sei auf Bereiche mit schlechtem Empfang wie Keller vorbereitet und synchronisiere später nach. Das ist ein anderes Versprechen als echtes Offline-First — wer im Altbaukeller ohne Netz vor drei Zählern steht, sollte das vor der ersten echten Übergabe testen.

Mietlex ist ebenfalls eine Web-Anwendung und verlangt ein Konto. Einen Offline-Modus erwähnt der Anbieter nicht; wer Zähler im Keller ablesen muss, notiert die Stände im Zweifel zuerst auf Papier oder per Foto. Die Unterschrift läuft über einen Link, den beide Parteien per E-Mail bekommen — das spart die App-Installation beim Gegenüber, setzt aber Empfang in der Wohnung voraus.

Daraus folgt die jeweilige Kehrseite:

• Lokal (WohnungsCheck, ÜbergabePro): maximale Datensparsamkeit, aber das Gerät ist der einzige Aufbewahrungsort. Geht es verloren oder wird gewechselt, sind die Protokolle weg, sofern kein Backup existiert. WohnungsCheck bietet dafür einen Export als ZIP-Datei an.
• Cloud (Domudox, Mietlex): Zugriff von jedem Gerät, Protokolle bleiben nach einem Gerätewechsel erhalten, im Verwaltungs-Plan arbeiten mehrere Personen daran. Dafür liegen Fotos aus fremden Wohnungen bei einem Dienstleister — bei Domudox verschlüsselt auf deutschen Servern, bei Mietlex beim Datenbankdienst Supabase in der EU. Mietlex wertet die Fotos zusätzlich per KI aus und nennt in der Datenschutzerklärung nicht, welcher KI-Dienst das übernimmt.

In beiden Fällen gilt derselbe Rat wie bei jedem Protokoll-Tool: Das PDF gehört exportiert und in den eigenen Unterlagen abgelegt, nicht im Account des Anbieters. Drei Jahre später, wenn über einen Kratzer im Parkett gestritten wird, hilft kein gekündigtes Abo.

Funktionen, die den Unterschied machen

Beim Kern sind sich alle vier einig: Räume anlegen, Zustand und Mängel notieren, Fotos zuordnen, Zählerstände und Schlüssel erfassen, unterschreiben, PDF erzeugen. Interessant wird es an den Rändern.

WohnungsCheck hat die meisten Spezialfunktionen: Zählerstände lassen sich per Scanner oder Beleg-Foto erfassen statt abzutippen, es gibt eine Rauchmelder-Erfassung mit Soll- und Ist-Anzahl, über 120 vorgefertigte Prüfpunkte, ein Vorabnahme-Protokoll und einen Vorher-Nachher-Vergleich zwischen Einzug und Auszug per Foto-Slider. Praktisch ist außerdem der Export in sieben Sprachen — bei einem Mieter, der kein Deutsch spricht, erspart das die Diskussion darüber, was im Protokoll eigentlich steht. Vorlagen gibt es für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

ÜbergabePro ist bewusst schlank: vordefinierte Standardräume mit Kommentarfeld, eigene Räume, Zählerstände für Strom, Wasser, Gas und Heizung, Schlüsselarten, Unterschriften beider Seiten, PDF mit Logo. Keine Stammdaten, keine Objektverwaltung, kein Konto. Wer einmal im Jahr eine Wohnung übergibt und nichts einrichten will, ist damit in zehn Minuten fertig.

Domudox denkt vom Bestand her statt von der einzelnen Übergabe. Ein „Objekt” wird einmal mit Räumen, Zählernummern, Schlüsseln und Personen angelegt; jedes neue Protokoll startet daraus. Bestehende Protokolle lassen sich duplizieren, sodass das Einzugsprotokoll beim Auszug als Vorlage dient — genau die Arbeitsweise, für die eine Handy-App zu wenig Struktur hat. Abgeschlossene Protokolle sind schreibgeschützt und lassen sich nachträglich nicht mehr ändern, was den Nachweiswert stärkt und zugleich bedeutet: Tippfehler kosten ein neues Protokoll.

Mietlex setzt auf künstliche Intelligenz: Man lädt Fotos der Räume hoch, die KI erkennt darauf Mängel und formuliert eine Beschreibung. Das spart Tipparbeit, ersetzt aber nicht den eigenen Blick — was die KI übersieht oder falsch benennt, steht sonst so im unterschriebenen Protokoll. Beide Seiten unterschreiben über einen E-Mail-Link im Browser, das Gegenüber braucht also keine App. Zählerstände fragt Mietlex laut eigener Checkliste mit Zählernummer ab, Schlüssel inklusive Nachschlüssel und Briefkasten. Über das Protokoll hinaus prüft der Dienst auch Nebenkostenabrechnungen auf Fehler — ein Angebot, das keines der anderen drei Tools hat.

Zählernummer nicht vergessen

Ein Punkt, an dem alle Übergabe-Tools unterschiedlich gut sind: Nicht jedes fragt neben dem Zählerstand auch die Zählernummer ab. In einem Mehrfamilienhaus mit einer Reihe baugleicher Zähler im Keller lässt sich ohne Seriennummer später nicht mehr belegen, welcher Zähler zur Wohnung gehörte. Wo das Feld fehlt, gehört die Nummer in das Kommentarfeld — und aufs Foto.

Für wen passt welches Werkzeug?

Was keines der vier Tools übernimmt

Die Übergabe ist dokumentiert, das PDF verschickt — und dann hört jedes dieser Werkzeuge auf. Mietlex geht mit der Nebenkostenprüfung zwar einen Schritt weiter, die Kaution selbst bleibt aber auch dort außen vor. Die Fristen für die Kautionsabrechnung, die Frage, welcher der protokollierten Mängel überhaupt einen Einbehalt rechtfertigt, und die Rückzahlung selbst laufen außerhalb der App weiter. Das ist keine Schwäche der Produkte, sondern die Grenze der Kategorie: Die Kaution liegt nach § 551 BGB auf einem getrennten Konto, und was von dort zurückfließt, entscheidet kein Protokollformular.

Der Weg nach der Übergabe führt deshalb weiter über Rückzahlung der Mietkaution für Fristen und zulässige Abzüge und über Wohnungsübergabeprotokoll für die inhaltliche Checkliste, die in jedes dieser Tools eingetippt werden will.

Unser eigenes Werkzeug: kostenlos, ohne Anmeldung

Nicht jede Übergabe rechtfertigt einen Kauf oder ein Abo. Für den Normalfall — eine Wohnung, ein Einzug oder ein Auszug — betreiben wir ein kostenloses Web-Tool, das in fünf Schritten durch das Protokoll führt: Basisdaten, Räume, Zählerstände, Zusammenfassung, Unterschriften. Fotos lassen sich hinterlegen, am Ende steht ein PDF zum Herunterladen. Ein Konto wird nicht angelegt, entwickelt und gehostet wird in Deutschland.

Wer regelmäßig übergibt, mehrere Objekte verwaltet oder im Team arbeitet, stößt damit irgendwann an eine Grenze — genau dort fangen WohnungsCheck, ÜbergabePro, Domudox und Mietlex an, sich zu lohnen.

Fazit

Einen Gesamtsieger gibt es nicht, weil die vier unterschiedliche Fragen beantworten.

WohnungsCheck ist für private Vermieter die runde Lösung: einmal bezahlt, offline nutzbar, mit den meisten Zusatzfunktionen der vier — Zähler-Scanner, Vorher-Nachher-Vergleich, mehrsprachiger Export. Wer kein Abo will, ist hier richtig.

ÜbergabePro ist die schnellste Wahl für genau eine Übergabe ohne Einrichtungsaufwand. Der Preis der Vollversion ist allerdings nicht öffentlich, und mit bislang wenigen Installationen ist die App noch sehr jung — wer sich darauf einlässt, sollte den PDF-Export früh testen.

Domudox ist das einzige der vier, das mit dem Bestand wächst: Objekte mit Stammdaten, Protokoll-Duplikate, Wohnungsgeberbestätigung auf Knopfdruck, Teamzugriff. Der Preis dafür ist ein laufendes Abo und die Abhängigkeit von einer Internetverbindung.

Mietlex ist das Werkzeug aus Mietersicht: KI-Mängelerkennung auf Fotos, Unterschrift per E-Mail-Link und dazu eine Nebenkostenprüfung. Preise für das unterschriebene Protokoll nennt der Anbieter nicht, und hinter dem Dienst steht bislang eine Einzelperson ohne eingetragene Firma — wer ihn nutzt, sollte das PDF sofort exportieren und die KI-Beschreibungen vor dem Unterschreiben selbst gegenlesen.

Und für die einzelne Übergabe im Jahr bleibt der einfachste Weg das kostenlose Web-Tool ohne Kauf und ohne Konto.

Häufige Fragen

Preise und Funktionsumfang sind Anbieterangaben und können sich jederzeit ändern; die kostenpflichtigen Stufen wurden nicht nachgekauft. Stand der Angaben: September 2026.

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