So wurde gerechnet
Die Preise stammen aus den Anbieterseiten, geprüft zwischen dem 16. August und dem 23. September 2026 (Datum je Anbieter in unserem Vergleich). Jahrestarife sind durch zwölf geteilt, Staffeln wurden bei der jeweiligen Stufe abgelesen. Wichtig für den Vergleich:
- Einige Anbieter nennen Nettopreise, andere Bruttopreise (mit 19 % Mehrwertsteuer). Private Vermieter ohne Umsatzsteuerpflicht zahlen den Bruttopreis; die Spalten unten sind deshalb nur grobe Orientierung.
- Die Preise ändern sich. Maßgeblich ist immer die Preisseite des Anbieters.
- Gerechnet wird mit den Tarifen, die bei der jeweiligen Zahl an Einheiten tatsächlich in Frage kommen. Funktionsunterschiede (etwa Bankanbindung) stehen im Software-Finder.
1 Einheit: Tabelle, Konto, Ordner
Bei einer Wohnung fällt eine Nebenkostenabrechnung im Jahr an, zwölf Mieteingänge und alle paar Jahre ein Mieterwechsel. Die Einrichtung einer Verwaltungssoftware kostet mehr Zeit, als sie spart.
Der Stack:
- eine Tabelle für Einnahmen und Ausgaben (Verwaltung mit Excel)
- ein eigenes Vermieterkonto für den Zahlungsverkehr
- ein Kautionskonto je Mietverhältnis
- die kostenlosen Rechner für Nebenkosten und Miete
Kosten: null bis wenige Euro im Monat. Wer trotzdem Software nutzen will, findet dauerhaft kostenlose Anbieter; vermieter1.de bietet einen Free-Tarif für eine Einheit, allerdings ohne Bankanbindung.
5 Einheiten: die erste Software
Ab etwa fünf Einheiten lohnt sich eine Verwaltungssoftware, weil Kosten je Objekt getrennt werden müssen und Umlageschlüssel dauerhaft gepflegt werden sollten. Die Zahlen für fünf Einheiten:
| Anbieter | Tarif bei 5 Einheiten | Je Einheit und Monat |
|---|---|---|
| WISO Vermieter 365 | 34,99 € im Jahr (inkl. MwSt.) | ca. 0,58 € |
| Immodio | 5 € im Monat | 1,00 € |
| vermieter1.de | 79 € im Jahr (netto) | ca. 1,32 € |
| Immocloud | 9,99 € im Monat (netto) | ca. 2,00 € |
| ViVi | 12 € im Monat (netto, jährlich gezahlt) | 2,40 € |
| Immoscout Vermieten+ | 9,90 € Grundpreis plus 4 × 0,99 € (inkl. MwSt.) | ca. 2,77 € |
Rentila und Smartmiete sind dauerhaft kostenlos, Immolert bezeichnet sich als derzeit kostenlos. Das Preisniveau ist niedrig; entscheidend sind die Funktionen: Mit Bankanbindung sparen Sie die Zuordnung jedes Mieteingangs von Hand, mit Nebenkostenmodul die Serienbriefe der Abrechnung.
Der Stack: Verwaltungssoftware mit Nebenkostenmodul als Kern, die Kautionskonten daneben, die Steuererklärung (Anlage V) mit einem Export aus der Software oder beim Steuerberater.
20 Einheiten: Buchhaltung und Mietabgleich
Ab etwa 20 Einheiten steigt der Aufwand für Zuordnung und Buchung so stark, dass automatisierter Zahlungsabgleich und eine getrennte Buchhaltung sinnvoll werden. Rechnerisch bei 20 Einheiten:
| Anbieter | Tarif bei 20 Einheiten | Je Einheit und Monat |
|---|---|---|
| WISO Vermieter 365 | 94,99 € im Jahr (inkl. MwSt., mit Zusatzmodulen) | ca. 0,40 € |
| Immodio | 15 € im Monat | 0,75 € |
| vermieter1.de | 179 € im Jahr (netto, bis 25 Einheiten) | ca. 0,75 € |
| Immocloud | 25,99 € im Monat (netto, bis 30 Einheiten) | ca. 1,30 € |
| Immoscout Vermieten+ | 9,90 € Grundpreis plus 19 × 0,99 € (inkl. MwSt.) | ca. 1,44 € |
Wichtiger als der Preis ist jetzt die Frage, ob die Software Daten an Buchhaltung und Steuerberater übergeben kann, etwa über DATEV. Die Prüfkriterien stehen unter Testkriterien.
100 Einheiten: Verwalterlösung
Bei 100 Einheiten sind die meisten Tarife für private Vermieter nicht mehr vorgesehen. Verwalterlösungen rechnen mit Einheiten in Blöcken und bieten Mehrbenutzer-Zugänge, Schnittstellen und Zusatzmodule. Rechnerisch bei 100 Einheiten:
| Anbieter | Tarif bei 100 Einheiten | Je Einheit und Monat |
|---|---|---|
| WISO Hausverwalter 365 | 95,99 € im Jahr plus 3 Module à 35 € (inkl. MwSt.) | ca. 0,17 € |
| INtex Hausverwaltung | 299 € im Jahr (bis 150 Einheiten, Lizenz ohne automatische Verlängerung) | ca. 0,25 € |
| Immoscout Vermieten+ | 9,90 € Grundpreis plus 99 × 0,99 € (inkl. MwSt.) | ca. 1,08 € |
Immocloud und Immodio nennen oberhalb von 50 Einheiten keinen Preis und arbeiten auf Anfrage. Die Lizenzen von WISO und INtex sind günstig, haben aber andere Grenzen: Der WISO Hausverwalter läuft als Windows-Programm, INtex staffelt nach Anwendern (Team-Lizenz für drei Anwender). Ob die gewählte Software bei diesem Bestand eine Mieterkommunikation, eine Bankanbindung und eine WEG-Verwaltung mitbringt, zeigt der Software-Finder; auf diese Stufe passt auch ein Blick auf Hausverwaltungen als Dienstleister — ab dieser Größe ist die Entscheidung zwischen Selbstverwaltung und Verwaltervergabe eine betriebswirtschaftliche Frage.
Kosten je Einheit im Vergleich
Die Tabelle fasst die günstigste und die teuerste Option je Stufe zusammen (jeweils aus den Tarifen oben, brutto und netto gemischt):
| Bestand | Günstigste Option | Teuerste Option | Was sich ändert |
|---|---|---|---|
| 1 Einheit | 0 € | wenige Euro im Monat | Tabelle genügt |
| 5 Einheiten | ca. 0,58 € | ca. 2,77 € | Software für Nebenkosten und Bankanbindung |
| 20 Einheiten | ca. 0,40 € | ca. 1,44 € | Buchhaltung und Mietabgleich |
| 100 Einheiten | ca. 0,17 € | ca. 1,08 € | Mehrbenutzer, Schnittstellen |
Zwei Punkte fallen auf. Der Preis je Einheit sinkt mit dem Bestand, aber der Funktionsumfang entscheidet: Eine kostenlose Software ohne Bankanbindung kostet bei 20 Einheiten mehr Zeit als ein Tarif mit Anbindung Geld. Und die Preisunterschiede zwischen den Anbietern sind kleiner als der Zeitwert einer einzigen falsch zugeordneten Abrechnung.
Das gilt auf jeder Stufe: das Kautionskonto
Die Kaution lässt sich auf keiner Stufe in eine Software integrieren. § 551 Abs. 3 BGB verlangt ein vom Vermietervermögen getrenntes Konto. Die Software kann den Betrag abbilden und ein Konto anbinden, das Konto selbst bleibt ein eigener Baustein. Bei einer Wohnung ist es ein Kautionskonto, bei mehreren ein Kautionssammelkonto oder ein Vermieterkonto.
Digitales Kautionskonto statt Tabellenzeile
Wer nicht jedes Konto selbst bei einer Bank eröffnen will, kann ein digitales Kautionskonto nutzen, das Vermieter und Mieter online anlegen. Ein Beispiel ist Smartmiete: Der Vermieter richtet die Kaution im Dashboard ein, der Mieter wird eingeladen, identifiziert sich online und zahlt ein, auf Wunsch in bis zu drei Monatsraten (§ 551 Abs. 2 BGB). Das Geld liegt getrennt vom Vermögen des Vermieters auf einem Treuhandkonto. Anbieter ist die SmartMiete GmbH, die Partnerbank im Hintergrund verwahrt die Einlage. Die Kontoführung kostet laut Anbieter nichts, die Verzinsung lag im September 2026 bei 0,1 % p. a. variabel. Bei 1.800 € Kaution sind das rund 1,80 € im Jahr. Details, Grenzen und Alternativen stehen im Smartmiete-Detailartikel und im Vergleich mit heykaution.
Für den Stack bedeutet das: Die Kaution wird nicht Teil der Verwaltungssoftware, aber ein Baustein, der sich mit wenig Aufwand einrichten lässt. Das Konto ersetzt keine Nebenkostenabrechnung und keine Buchhaltung; Smartmiete hat diese Module nach eigener Angabe seit Oktober 2026 eingestellt oder lässt sie auslaufen und konzentriert sich auf den Start des Mietverhältnisses.
Der Startschuss in die Vermietung: Mietkautionskonto kostenlos eröffnen
Online in wenigen Minuten, ohne Gang zur Bank. Direkt mit dem Mietvertrag verknüpft.
- Online in wenigen Minuten – ohne Gang zur Bank
- Nach § 551 BGB: getrennt vom Vermögen und verzinst
- Direkt mit dem Mietvertrag verknüpft
- Kostenlos – bei anderen Anbietern 40–90 €
- Verwahrt bei der Instabank, Einlagen bis 100.000 € pro Einleger abgesichert
Woran Sie merken, dass die Stufe nicht mehr passt
Die Schwellen bei 5, 20 und 100 Einheiten sind Richtwerte. Im Alltag zeigen andere Signale früher, dass das bisherige Werkzeug nicht mehr trägt:
- Sie suchen länger nach Belegen als Sie buchen. Wenn für die Nebenkostenabrechnung jedes Jahr Rechnungen aus Postfach, Ordner und Online-Banking zusammengesucht werden, fehlt eine zentrale Ablage.
- Mieteingänge werden von Hand abgehakt. Ab einer Zahl, bei der Sie jeden Monat mehr als wenige Minuten damit verbringen, lohnt sich ein automatischer Abgleich mit dem Bankkonto.
- Fristen rutschen durch. Wer die Abrechnungsfrist oder die nächste Mieterhöhung nicht mehr im Kopf hat, braucht eine Erinnerung. Das Vermieter-Cockpit leistet das auch ohne Verwaltungssoftware.
- Der Steuerberater fragt nach Auswertungen. Wenn er Buchungen je Objekt braucht, spart ein Export Zeit und Honorar.
- Ein zweiter Mensch braucht Zugriff. Ehepartner, Erbengemeinschaft oder Hausmeister lassen sich in einer Tabelle kaum sauber einbinden; Mehrbenutzer-Zugänge sind dann der Grund zu wechseln, nicht der Bestand.
Was die Tarifpreise nicht enthalten
Die Zahlen in den Tabellen sind Softwarekosten. Der tatsächliche Aufwand ist größer und kommt je Stufe aus anderen Quellen:
- Einrichtung und Datenübernahme. Bestehende Mietverhältnisse, Zählerstände und Umlageschlüssel müssen einmal erfasst werden, und das kostet Stunden, nicht Euro.
- Zusatzmodule. Manche Tarife enthalten Bankanbindung, Nebenkostenmodul oder Steuerexport nur gegen Aufpreis. Wer nach dem Basispreis entscheidet, vergleicht nicht dasselbe.
- Brutto und netto. Wie oben beschrieben, rechnen Anbieter unterschiedlich; für private Vermieter zählt der Bruttopreis.
- Wechselkosten. Ein Anbieterwechsel kostet Zeit für Export, Prüfung und Neuanlage. Darum lohnt es sich, bei der ersten Wahl auf Exportfunktionen zu achten, etwa als CSV oder über DATEV.
- Kaution und Konten. Kautionskonten, ein Vermieterkonto und die Bankgebühren dafür laufen neben der Software und tauchen in keinem Softwaretarif auf.
Wie alle Schritte der Vermietung zusammenhängen, beschreibt der digitale Vermietungsprozess vom Exposé bis zur Kaution. Die Fristen je Wohnung — Abrechnungsfrist, nächste Mieterhöhung — berechnet das Vermieter-Cockpit.
Häufige Fragen
Was kostet Vermietersoftware je Wohnung und Monat?
Bei fünf Einheiten liegen die Tarife der verglichenen Anbieter rechnerisch zwischen etwa 0,60 und 2,80 Euro je Einheit und Monat, bei 20 Einheiten zwischen etwa 0,40 und 1,45 Euro. Mit wachsendem Bestand sinkt der Preis je Einheit, weil die Tarife gestaffelt sind. Mehrere Anbieter sind dauerhaft kostenlos.
Ab wie vielen Wohnungen lohnt sich eine Verwaltungssoftware?
Bei einer Wohnung meist nicht: Der Einrichtungsaufwand übersteigt die Zeitersparnis. Ab etwa fünf Einheiten wird sie sinnvoll, weil Kosten je Objekt getrennt und Umlageschlüssel gepflegt werden müssen. Ab etwa 20 Einheiten kommen getrennte Buchhaltung und automatisierter Mietabgleich hinzu.
Brauche ich bei 100 Wohnungen eine eigene Buchhaltung?
Bei dieser Größe ist eine laufende Buchhaltung üblich, und die Software sollte Buchungen für den Steuerberater exportieren können. Wie der Bestand steuerlich einzuordnen ist, klärt im Einzelfall der Steuerberater.
Gibt es ein digitales Kautionskonto, das ich neben der Software nutzen kann?
Ja. Anbieter wie Smartmiete oder heykaution bieten Kautionskonten, die Vermieter und Mieter online anlegen. Bei Smartmiete ist die Kontoführung laut Anbieter kostenlos, die Verzinsung lag im September 2026 bei 0,1 % p. a. variabel. Das Konto ersetzt keine Verwaltungssoftware, es ist ein eigener Baustein.
Woran merke ich, dass mein Werkzeug nicht mehr reicht?
Typische Signale sind lange Belegsuche zur Nebenkostenabrechnung, von Hand abgehakte Mieteingänge, verpasste Fristen, Rückfragen des Steuerberaters und ein zweiter Nutzer, der Zugriff braucht. Die Bestandsgrenzen von 5, 20 und 100 Einheiten sind nur Richtwerte.
Muss ich die Mietkaution in der Software verwalten?
Nein, und das lässt sich auch nicht über eine Software lösen. § 551 Abs. 3 BGB verlangt ein vom Vermögen des Vermieters getrenntes Konto. Eine Software kann den Betrag abbilden und ein Konto anbinden, das Konto selbst bleibt ein eigener Baustein bei jeder Bestandsgröße.
Quellen
- Primärquelle § 551 BGB – Begrenzung und Anlage von Mietsicherheiten — Bundesministerium der Justiz
- Anbieter Tarife der Anbieter, Prüfdaten 16.08. bis 23.09.2026 — Preisseiten der Anbieter, zusammengestellt im Software-Vergleich