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Bewerbungsmappe für die Wohnung: Vorlage, Reihenfolge und digitale Version

Veröffentlicht am 8 Min. Lesezeit
Formular und Kugelschreiber: Unterlagen für die Bewerbungsmappe zur Mietwohnung

Eine gute Bewerbungsmappe für die Wohnung liegt fertig bereit, bevor die erste Besichtigung ansteht. Sie enthält aber nicht alles für jeden. Wer seine Unterlagen digital in zwei Stufen aufbaut, antwortet schneller als die Konkurrenz und gibt trotzdem nur das heraus, was der Vermieter im jeweiligen Moment wirklich braucht.

Was in die Bewerbungsmappe gehört

Die folgenden Unterlagen decken ab, was private Vermieter und Hausverwaltungen üblicherweise sehen wollen. Die Reihenfolge entspricht der Reihenfolge in der Mappe:

Nr.UnterlageWann abgebenHinweis
1Anschreibenbeim ersten Kontaktpersönlich, höchstens eine Seite
2Deckblatt mit Kurzprofilbeim ersten KontaktPersonen, Beruf, Einzugstermin, keine Belege
3Mieterselbstauskunftengere Auswahlnur zulässige Fragen beantworten
4Einkommensnachweise der letzten drei Monateengere AuswahlNicht-Relevantes schwärzen
5Bonitätsauskunft zur Vorlage beim Vermieterengere Auswahlnicht älter als drei Monate
6Mietschuldenfreiheitsbescheinigungengere Auswahlnur falls der Vorvermieter sie ausstellt
7Ausweiskopieengere Auswahl oder Vertragsschlussals Kopie markieren, Nummern schwärzen

Je nach Situation zusätzlich: eine Bürgschaft (etwa der Eltern bei Studierenden oder Azubis), der Wohnberechtigungsschein bei geförderten Wohnungen oder der Arbeitsvertrag, wenn die Stelle gerade erst angetreten wurde und noch keine drei Gehaltsabrechnungen vorliegen.

Nicht hinein gehören Kontoauszüge, die kostenlose Datenkopie der SCHUFA und Angaben zu Gesundheit, Religion, Familienplanung oder Herkunft. Die Datenkopie nach Art. 15 DSGVO listet sämtliche Verträge auf und ist für die Bewerbung das falsche Dokument. Warum, steht unter Bonitätsauskunft kostenlos.

Warum die Mappe in zwei Stufen aufgebaut sein sollte

Datenschutzaufsichtsbehörden unterscheiden bei der Wohnungsvergabe zwischen dem ersten Kontakt, der Besichtigung und der engeren Auswahl. Einkommensnachweise, Bonitätsauskunft und eine ausgefüllte Selbstauskunft darf ein Vermieter erst verlangen, wenn er mit einem Bewerber ernsthaft einen Vertrag schließen will. Ausführlich erklärt ist das unter Einkommensnachweis für die Wohnung.

Für Mieter folgt daraus eine praktische Regel: Vollständig vorbereitet sein, aber gestaffelt abgeben.

  • Stufe 1, die Kurzbewerbung: Anschreiben und Kurzprofil. Sie beantworten die Fragen, die vor einer Besichtigung wirklich zählen: wer einzieht, womit die Miete bezahlt wird und ab wann. Die Kurzbewerbung geht mit der Anfrage über das Portal oder direkt nach der Besichtigung raus.
  • Stufe 2, die vollständigen Unterlagen: Selbstauskunft, Nachweise, Bonität, Ausweiskopie. Diese Datei liegt fertig bereit und wird innerhalb weniger Minuten verschickt, sobald der Vermieter danach fragt.

Der Geschwindigkeitsvorteil bleibt so erhalten. Gleichzeitig liegen die Gehaltsabrechnungen nicht in den Postfächern von zwanzig Vermietern, von denen neunzehn absagen.

Die digitale Bewerbungsmappe anlegen

Auf Papier ist eine Mappe schnell sortiert. Digital entstehen die typischen Fehler bei Dateien, Scans und dem Versand.

Zwei PDFs statt zwölf Anhänge

Ein Vermieter, der zwölf einzelne Fotos vom Smartphone öffnen muss, legt die Bewerbung eher beiseite. Besser sind genau zwei PDF-Dateien, deren Namen sofort zeigen, worum es geht:

  • Mustermann_Kurzbewerbung_Lindenstrasse-12_2026-10.pdf
  • Mustermann_Unterlagen_Lindenstrasse-12_2026-10.pdf

Adresse und Monat im Dateinamen verhindern, dass versehentlich die Bewerbung für eine andere Wohnung rausgeht. Bei Hausverwaltungen, die Hunderte Anfragen bekommen, erleichtert es außerdem die Zuordnung.

Scannen und zusammenfügen

  • Scan-App statt Foto: Die Scan-Funktion der Notizen- oder Dateien-App auf dem Smartphone begradigt das Blatt und entfernt Schatten. Ein schräges Handyfoto einer Gehaltsabrechnung wirkt nachlässig.
  • Auflösung: 200 bis 300 dpi in Graustufen reichen für alle Unterlagen.
  • Dateigröße: Viele Postfächer nehmen nur Anhänge bis 10 oder 25 MB an. Wer darüber liegt, sollte das PDF komprimieren, statt es auf mehrere Mails zu verteilen.
  • Zusammenfügen: Die Einzelscans lassen sich auf den meisten Rechnern und Smartphones ohne zusätzliche Software zu einer PDF-Datei zusammenfügen, etwa über „Drucken als PDF“ oder die Vorschau-Funktion.

Schwärzen, bevor es rausgeht

Auf Einkommensnachweisen stehen mehr Daten, als die Mietentscheidung braucht. Geschwärzt werden können unter anderem Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Konfession und Steuerklasse. Sichtbar bleiben müssen Name, Zeitraum und Nettobetrag.

Auf der Ausweiskopie sollten mindestens die Seriennummer (Ausweisnummer) und die sechsstellige Zugangsnummer geschwärzt werden. Das Personalausweisgesetz erlaubt dem Inhaber, seinen Ausweis zu kopieren, wenn die Kopie eindeutig als Kopie erkennbar ist (§ 20 Abs. 2 PAuswG).

Wichtig bei der digitalen Schwärzung: Ein schwarzer Balken, der in einem Bildbearbeitungs- oder PDF-Programm nur über den Text gelegt wird, lässt sich bei manchen Dateien wieder entfernen. Sicher ist, das geschwärzte Dokument anschließend als Bild neu zu exportieren oder erneut „als PDF zu drucken“.

Wasserzeichen gegen Missbrauch

Ausweiskopien und Gehaltsabrechnungen aus Wohnungsbewerbungen werden immer wieder für Identitätsbetrug missbraucht, besonders über Fake-Inserate, die nur zum Sammeln von Unterlagen geschaltet werden. Ein Wasserzeichen quer über jede Seite macht die Dokumente für andere Zwecke unbrauchbar:

Nur zur Bewerbung für die Wohnung Lindenstraße 12, Oktober 2026

Das Wasserzeichen muss die Angaben lesbar lassen, darf sich aber nicht einfach abschneiden lassen. Also diagonal über die Seite legen, nicht in den Rand setzen.

Sicher verschicken

  • Vermieter prüfen: Unterlagen der Stufe 2 erst schicken, wenn eine Besichtigung stattgefunden hat oder die Identität des Vermieters plausibel ist. Wer vor jeder Besichtigung eine Ausweiskopie verlangt oder die Kaution vorab überwiesen haben will, ist ein Warnsignal.
  • Portal oder Link statt Anhang: Viele Wohnungsportale bieten eigene digitale Bewerbermappen an, teils kostenpflichtig. Alternativ lässt sich die Datei über einen Cloud-Link mit Ablaufdatum teilen, der nach der Entscheidung nicht mehr funktioniert.
  • Nach der Absage: Nicht berücksichtigte Bewerber können den Vermieter um Löschung ihrer Unterlagen bitten. Er ist dazu ohnehin verpflichtet, sobald der Zweck entfallen ist (Art. 17 DSGVO).

Vorlage: Bewerbungsmappe zum Ausfüllen

Die kostenlose Vorlage enthält die drei Seiten, die sich nicht aus fremden Dokumenten zusammensetzen, sondern selbst geschrieben werden müssen:

Bewerbungsmappe-Vorlage als PDF herunterladen

Kostenlos, keine Registrierung. Ohne Gewähr und ohne Rechtsberatung.

  1. Deckblatt mit Kurzprofil: Personen, Beruf und Einkommen, Einzugstermin, Haustiere, ein paar Sätze zur Vorstellung. Diese Seite ist die Kurzbewerbung für Stufe 1.
  2. Checkliste mit Reihenfolge: alle Unterlagen mit der Stufe, in der sie abgegeben werden, und die Prüfpunkte für die digitale Mappe vom Dateinamen bis zum Wasserzeichen.
  3. Muster-Anschreiben: mit Platzhaltern zum Ersetzen.

Muster-Anschreiben

Das Anschreiben ist die einzige Unterlage, in der sich Bewerber von anderen mit ähnlichem Einkommen unterscheiden. Es sollte kurz sein und einen konkreten Grund nennen, warum genau diese Wohnung passt.

Bewerbung um die Wohnung [Straße Hausnummer, Lage im Haus], Inserat [Nr./Portal]

Sehr geehrte/r [Frau/Herr Nachname],

vielen Dank für [die Besichtigung am Datum / Ihr Inserat]. Die Wohnung passt sehr gut zu uns, weil [konkreter Grund: Lage zum Arbeitsplatz, Grundriss, Kita in der Nähe].

Wir sind [Anzahl] Personen: [Name], [Beruf] bei [Arbeitgeber], unbefristet seit [Jahr], [ggf. zweite Person]. Unser Nettohaushaltseinkommen beträgt [Betrag] Euro im Monat. [Haustiere: keine / Art]. Wir möchten die Wohnung ab [Termin] langfristig mieten.

Unsere Kurzbewerbung liegt bei. Selbstauskunft, Einkommensnachweise und Bonitätsauskunft reichen wir gern nach, sobald Sie uns in die engere Auswahl nehmen. Die Mietkaution können wir zum Mietbeginn vollständig leisten.

Mit freundlichen Grüßen [Vorname Nachname]

Der Satz zur Kaution ist kein Füllsatz. Viele Vermieter fragen sich, ob die Kaution pünktlich kommt. Wer das von sich aus beantwortet, nimmt eine Sorge vorweg. Ein Mietkautionskonto, das ohne Banktermin online eingerichtet wird, macht diese Zusage leichter.

Wie aktuell die Unterlagen sein müssen

UnterlageÜblicherweise erwartet
Gehaltsabrechnungendie letzten drei Monate
Bonitätsauskunftnicht älter als drei Monate
Mietschuldenfreiheitsbescheinigungaus dem laufenden Mietverhältnis
Selbstauskunftfür jede Wohnung neu datiert und unterschrieben

Eine digitale Mappe hat hier einen Nachteil: Sie veraltet unbemerkt. Ein Termin im Kalender zum Monatsanfang, an dem die neue Gehaltsabrechnung eingefügt und die älteste entfernt wird, hält sie aktuell.

Wenn Unterlagen fehlen

  • Keine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung: Einen Anspruch darauf gibt es nicht, und wer zum ersten Mal auszieht, hat keine. Als Ersatz kommen Kontoauszüge nur mit den Mietzahlungen (alle anderen Buchungen geschwärzt) oder eine formlose Bestätigung des bisherigen Vermieters in Frage.
  • Neu im Job oder in der Probezeit: Arbeitsvertrag beilegen, dazu die erste Abrechnung, sobald sie vorliegt.
  • Schwache Bonität: Nicht verschweigen, sondern eine zusätzliche Sicherheit anbieten. Welche Varianten Vermieter akzeptieren, steht unter Mieter mit negativer SCHUFA.

Häufige Fragen

Was gehört in eine Bewerbungsmappe für eine Wohnung?

Anschreiben, Kurzprofil, Mieterselbstauskunft, Einkommensnachweise der letzten drei Monate, eine Bonitätsauskunft zur Vorlage beim Vermieter, falls erhältlich eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung und eine Ausweiskopie. Anschreiben und Kurzprofil genügen für den ersten Kontakt, die übrigen Unterlagen gehören erst in die engere Auswahl.

Soll ich die Bewerbungsmappe digital oder ausgedruckt abgeben?

Beides ist üblich. Digital als PDF ist schneller und lässt sich an mehrere Wohnungen anpassen. Sinnvoll sind zwei Dateien: eine Kurzbewerbung für den ersten Kontakt und eine Datei mit den vollständigen Unterlagen für die engere Auswahl. Ausgedruckt lohnt sich eine Mappe, wenn Unterlagen bei der Besichtigung vor Ort gezeigt werden sollen.

Darf ich eine Kopie meines Personalausweises mitschicken?

Ja. Der Ausweisinhaber darf seinen Ausweis selbst kopieren; die Kopie muss eindeutig als Kopie erkennbar sein (§ 20 Abs. 2 PAuswG). Nicht benötigte Angaben wie Seriennummer und Zugangsnummer sollten geschwärzt werden. Für die Identitätsprüfung reicht dem Vermieter in der Regel ohnehin die Vorlage des Ausweises bei Vertragsschluss.

Muss ein Foto in die Bewerbungsmappe?

Nein. Ein Foto ist freiwillig. Für die Frage, ob die Miete gezahlt werden kann, spielt es keine Rolle, und niemand ist verpflichtet, eines beizulegen.

Quellen

Verwandte Begriffe

Weiterführende Themen