Mietinteressenten-Anfragen managen: Das How-To für Vermieter

Die Anzeige ist seit Montagmorgen online, am Dienstagabend liegen achtzig Nachrichten im Postfach — manche mit Bewerbungsmappe, manche mit einem einzigen Satz, einige doppelt. Wer jetzt ohne Plan antwortet, verliert den Überblick, verschickt Termine an die Falschen und lässt gute Bewerber tagelang warten. Dieser Leitfaden zeigt, wie private Vermieter den Weg vom Posteingang bis zur Zusage in neun Schritten organisieren — mit Zeitplan, Mustertexten und den Grenzen, die das Datenschutzrecht dabei zieht.

Der Zeitplan auf einen Blick

In einer gefragten Lage lässt sich eine Wohnung in rund zehn Tagen neu vermieten, ohne dass Bewerber lange im Ungewissen bleiben:

Schritt 1: Vor dem Inserat Kriterien festlegen

Der wichtigste Schritt passiert, bevor die erste Anfrage eintrifft. Schreiben Sie auf, was die Wohnung voraussetzt und was Sie erwarten — zum Beispiel:

• frühester und spätester Einzugstermin,
• für wie viele Personen die Wohnung sinnvoll nutzbar ist,
• ob Hunde oder Katzen in Frage kommen,
• welchen Anteil die Warmmiete am Nettoeinkommen höchstens ausmachen soll. Verbreitet ist die Faustregel, dass die Warmmiete ein Drittel des Nettohaushaltseinkommens nicht übersteigt — eine Marktkonvention, keine Rechtsnorm. Wie hoch die Belastung im Einzelfall ist, rechnet der Mietbelastungsrechner aus.

Diese Liste hat zwei Aufgaben: Sie macht die spätere Auswahl schneller, und sie dokumentiert, dass die Entscheidung nach sachlichen Kriterien gefallen ist. Legen Sie außerdem den Zeitplan fest und richten Sie, wenn möglich, eine eigene E-Mail-Adresse nur für die Vermietung ein. Das hält das private Postfach frei und erleichtert später das Löschen.

Schritt 2: Die Anzeige vorsortieren lassen

Eine gute Anzeige erspart Ihnen die Hälfte der Anfragen, die ohnehin nicht passen würden. Nennen Sie Kaltmiete, Nebenkosten, Heizkosten und Kaution getrennt, dazu den Einzugstermin und die Haltung zu Haustieren. Wer erst in der dritten Nachricht erfährt, dass die Warmmiete 300 Euro über seinem Budget liegt, kostet beide Seiten Zeit. Der Exposé-Generator setzt diese Angaben samt der Pflichtangaben aus dem Energieausweis in ein fertiges PDF; was gängige Kürzel bedeuten, steht unter Abkürzungen in Wohnungsanzeigen.

Hilfreich ist ein Satz zum Ablauf: „Besichtigungen finden am Donnerstag und Samstag statt, Einladungen verschicken wir bis Mittwoch.“ Bewerber wissen dann, dass sie nicht nachhaken müssen.

Schritt 3: Anfragen sortieren und beantworten

Sortieren Sie jede Anfrage in einen von drei Stapeln:

1. Passt: Die Anfrage bezieht sich erkennbar auf diese Wohnung, Einzugstermin und Rahmen stimmen.
2. Rückfrage: Es fehlt etwas Wesentliches, etwa der gewünschte Einzugstermin.
3. Passt nicht: Standardnachrichten ohne Bezug zur Wohnung, oder die Eckdaten schließen sich aus.

Antworten Sie allen innerhalb von 48 Stunden — auch denen aus Stapel 3, mit einem Satz. Sobald genug passende Anfragen für Ihre Terminblöcke vorliegen, pausieren Sie die Anzeige auf dem Portal. Mehr Anfragen verbessern die Auswahl dann nicht mehr, sie verlängern nur die Absageliste.

Was Sie in diesem Stadium fragen dürfen: nach der Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden nur Name, Anschrift und Kontaktdaten. Angaben zu Einkommen oder Beruf sind vor der Besichtigung in aller Regel nicht erforderlich — und Bewerbungsmappen, die unaufgefordert kommen, müssen Sie nicht auswerten.

Führen Sie eine einfache Tabelle mit einer Zeile je Anfrage: Eingang, Name, Kontakt, Stapel, Termin, Interesse bekundet, Unterlagen, Entscheidung, Löschdatum. Die letzte Spalte klingt nach Bürokratie, spart aber am Ende das Suchen.

Mustertext Einladung: „Guten Tag Frau Muster, vielen Dank für Ihre Anfrage zur Wohnung in der Beispielstraße. Wir laden Sie zur Besichtigung am Donnerstag, 17. September, um 18:20 Uhr ein. Bitte geben Sie uns bis Mittwoch kurz Bescheid, ob der Termin passt. Unterlagen benötigen wir zu diesem Zeitpunkt noch nicht.“

Schritt 4: Besichtigungen takten

Zwei Formate haben sich bewährt:

• Einzeltermine von 15 bis 20 Minuten in einem Block, etwa von 17 bis 19 Uhr. Das ist für Bewerber angenehmer und zeigt Ihnen, wer pünktlich und vorbereitet ist.
• Ein Sammeltermin mit mehreren Interessenten zugleich. Er spart Zeit, wirkt aber schnell wie eine Massenabfertigung und lässt kaum Raum für Fragen.

Erfahrungsgemäß erscheinen nicht alle Eingeladenen. Eine kurze Erinnerung am Vortag mit der Bitte um Absage bei Verhinderung senkt die Ausfälle; frei gewordene Termine vergeben Sie an die nächsten Anfragen aus Stapel 1.

Zur Etikette auf Vermieterseite gehört:

• Pünktlich und vorbereitet sein. Licht an, gelüftet, Grundriss und eine Aufstellung der Nebenkosten zur Hand.
• Den Energieausweis vorlegen. Das ist keine Höflichkeit, sondern Pflicht: Spätestens bei der Besichtigung muss der Ausweis Interessenten gezeigt werden (§ 80 Gebäudemodernisierungsgesetz).
• Bei bewohnter Wohnung die Termine mit dem Vormieter absprechen und seine Privatsphäre respektieren.
• Nicht ausfragen. Den Ausweis zeigen zu lassen ist zulässig — eine Kopie davon anzufertigen nicht.
• Den nächsten Schritt nennen: „Wer Interesse hat, schreibt uns bis Montag, 12 Uhr. Wir melden uns bei allen bis Freitag.“

Schritt 5: Interesse abfragen, dann erst die Selbstauskunft

Erst wenn ein Interessent erklärt, die Wohnung konkret anmieten zu wollen, dürfen Sie mehr erfragen. Die Datenschutzaufsichtsbehörden unterscheiden drei Zeitpunkte:

Welche Fragen im Einzelnen zulässig sind, erklärt die Seite zur Mieterselbstauskunft. Verschicken Sie das Formular nur an Interessenten, die sich fristgerecht gemeldet haben — nicht an alle Besucher.

Schritt 6: Die Shortlist bilden

Jetzt kommen die Kriterien aus Schritt 1 zum Einsatz. Tragen Sie jeden Interessenten in eine kleine Matrix ein und vergeben Sie je Kriterium Punkte:

Aus der Matrix ergeben sich die ersten drei Plätze. Der Rest bleibt als Nachrücker vorgemerkt, bis der Vertrag unterschrieben ist. Notieren Sie zu jeder Entscheidung einen Satz zur Begründung — nicht für den Bewerber, sondern für Ihre Unterlagen.

Bei knappem Einkommen oder einer schwachen Bonitätsauskunft muss die Antwort nicht automatisch Nein lauten; welche Sicherheiten dann in Frage kommen und wo die Grenze von drei Kaltmieten liegt, steht unter Mieter mit negativer SCHUFA.

Was das Gleichbehandlungsgesetz für private Vermieter bedeutet

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet Benachteiligungen vor allem bei sogenannten Massengeschäften. Die Vermietung von Wohnraum gilt nach § 19 Abs. 5 AGG in der Regel nicht als solches Geschäft, wenn der Vermieter insgesamt nicht mehr als 50 Wohnungen vermietet. Für die meisten privaten Vermieter greift das allgemeine Benachteiligungsverbot deshalb nicht.

Eine wichtige Ausnahme gilt unabhängig von der Zahl der Wohnungen: Eine Benachteiligung aus rassistischen Gründen oder wegen der ethnischen Herkunft ist nach § 19 Abs. 2 AGG auch privaten Vermietern untersagt. Wer sich benachteiligt sieht, kann Schadensersatz und eine Entschädigung verlangen und muss das innerhalb von zwei Monaten geltend machen (§ 21 AGG). Legt er Indizien vor, muss der Vermieter beweisen, dass kein Verstoß vorlag (§ 22 AGG) — genau hier hilft die dokumentierte Auswahl nach sachlichen Kriterien.

Schritt 7: Zusage an den Erstplatzierten

Erst jetzt, unmittelbar vor dem Vertrag, fordern Sie die Nachweise an: eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung, einen Kontoauszug oder einen Steuerbescheid — jeweils mit geschwärzten Angaben, die für die Bonität keine Rolle spielen. Welche Nachweise sich eignen, erklärt der Beitrag zum Einkommensnachweis. Als Bonitätsnachweis taugt eine speziell für Vermieter gedachte Auskunft einer Auskunftei, nicht die vollständige Datenkopie, die jeder kostenlos über sich anfordern kann — sie enthält weit mehr als nötig. Mehr dazu unter SCHUFA-Auskunft für Vermieter.

Zwei Dinge dürfen Sie nach Auffassung der Datenschutzbehörden nicht verlangen: die Kontaktdaten des bisherigen Vermieters und eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung. Der Vorvermieter ist nicht verpflichtet, eine solche Bescheinigung auszustellen (BGH, Urteil vom 30.09.2009, VIII ZR 238/08) — deshalb kann sie vom Bewerber auch nicht gefordert werden.

Mustertext Zusage: „Guten Tag Herr Beispiel, wir freuen uns, Ihnen die Wohnung in der Beispielstraße anbieten zu können. Den Mietvertrag senden wir Ihnen bis Mittwoch zu. Bitte schicken Sie uns bis dahin eine aktuelle Gehaltsabrechnung, gern mit geschwärzten Angaben, die für die Miete keine Rolle spielen. Wir halten die Wohnung bis Freitag, 18 Uhr, für Sie reserviert.“

Die Frist ist wichtig: Sie schützt die Nachrücker davor, eine Woche auf eine Entscheidung zu warten, die dann doch negativ ausfällt.

Schritt 8: Absagen und Warteliste

Die Reihenfolge entscheidet über den Stil: Erst wenn der Erstplatzierte zugesagt hat — besser noch unterschrieben —, gehen die Absagen raus. Die Plätze zwei und drei bekommen vorher eine Nachricht, dass die Entscheidung noch aussteht. Wer sich nach der Besichtigung nicht gemeldet hat, braucht keine Absage mehr; wer Unterlagen eingereicht hat, schon.

Mustertext Absage: „Guten Tag Frau Muster, vielen Dank für Ihr Interesse an der Wohnung in der Beispielstraße und für Ihre Unterlagen. Wir haben uns für eine andere Bewerbung entschieden. Ihre Unterlagen löschen wir. Für Ihre weitere Wohnungssuche wünschen wir Ihnen viel Erfolg.“

Mustertext Warteliste: „Guten Tag Herr Beispiel, unsere Entscheidung ist noch nicht ganz gefallen. Sie stehen bei uns weit oben — dürfen wir uns bis Freitag noch einmal bei Ihnen melden?“

Drei Regeln für den Versand:

• Keine Begründung. Jede Begründung kann im Streitfall als Indiz gelesen werden, und sie hilft dem Bewerber selten weiter.
• Einzeln verschicken, nie mit allen Adressen im Verteiler. Eine Sammelmail mit sichtbaren Empfängern gibt personenbezogene Daten an Fremde weiter.
• Zeitnah. Eine Absage am Tag der Entscheidung ist für Bewerber wertvoller als jede Formulierung.

Schritt 9: Aufräumen

Unterlagen von Bewerbern, mit denen kein Vertrag zustande kommt, sind zu löschen, sobald sie für die Auswahl nicht mehr gebraucht werden. Weil Ansprüche nach dem AGG innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht werden müssen, halten die Datenschutzbehörden eine Aufbewahrung von regelmäßig höchstens sechs Monaten für vertretbar. Kontaktdaten dürfen länger bleiben, wenn Bewerber eingewilligt haben, über künftige Wohnungen informiert zu werden. Eine eigene „schwarze Liste“ mit auffälligen Interessenten ist dagegen unzulässig.

Auch vom neuen Mieter behalten Sie nur, was Sie für das Mietverhältnis brauchen. Die Selbstauskunft hat ihren Zweck mit der Unterschrift erfüllt.

Nach der Zusage

Mit der Unterschrift beginnt der zweite Teil der Vermietung: ein vollständiger Mietvertrag (die Mietvertrags-Checkliste nennt die zwölf wichtigsten Punkte), die Kaution auf einem getrennten Konto (siehe Bestes Kautionskonto für private Vermieter) und ein sorgfältiges Übergabeprotokoll. Welche Werkzeuge die einzelnen Schritte der Vermietung erleichtern, zeigt die Übersicht Software für Vermieter.

Häufige Fragen

Weiterführende Themen

• Mieterselbstauskunft: Was Vermieter fragen dürfen
• Einkommensnachweis: Was Vermieter verlangen dürfen
• Exposé-Generator für die Vermietung
• Wie viel Miete kann ich verlangen?
• Mieter- oder Vermietermarkt: Woran erkennt man den Unterschied?