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Kaution und Nebenkosten: So läuft der Einbehalt ab — mit Rechenbeispielen

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Schlüsselbund und verschlossener Umschlag auf der Fensterbank einer leeren Wohnung neben gestapelten UmzugskartonsKI-generiert

Nach dem Auszug ist die Wohnung übergeben, aber die Kaution kommt nur zum Teil zurück: Der Vermieter behält einen Betrag wegen der noch offenen Nebenkostenabrechnung ein. Dieser Ratgeber zeigt, wie der Einbehalt in der Praxis abläuft — mit Rechenbeispielen, einem Fahrplan für beide Seiten und den Schritten, wenn der Betrag zu hoch ausfällt.

Warum der Vermieter überhaupt einbehalten darf

Die Mietkaution sichert alle Ansprüche des Vermieters aus dem Mietverhältnis ab, auch solche, die erst nach dem Auszug entstehen. Dazu gehört die Nachzahlung aus der letzten Nebenkostenabrechnung. Der Bundesgerichtshof hat bereits 2006 entschieden, dass der Vermieter nach Mietende einen angemessenen Teil der Kaution zurückhalten darf, solange eine Nebenkostenabrechnung aussteht und eine Nachzahlung zu erwarten ist (BGH, 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Der Hintergrund: Die Abrechnung für das letzte Jahr kann erst nach Ablauf des Abrechnungszeitraums erstellt werden.

Die Grundlagen zu Fristen und Zurückbehaltung erklärt der Artikel Mietkaution und Nebenkostenabrechnung: Wann muss zurückgezahlt werden?. Hier geht es um den praktischen Ablauf.

Wie hoch darf der Einbehalt sein?

Eine feste Grenze nennt das Gesetz nicht. Maßgeblich ist die realistisch zu erwartende Nachforderung. Orientierung geben:

  1. Die Nachzahlungen oder Guthaben der Vorjahre. Schwankten sie zwischen 100 und 350 €, ist ein Einbehalt in dieser Größenordnung nachvollziehbar.
  2. Die monatliche Betriebskostenvorauszahlung. In der Praxis werden häufig drei bis vier Monatsvorauszahlungen als angemessen angesehen, bei stark schwankenden Kosten auch mehr.
  3. Besondere Umstände: hohe Heizkosten im letzten Jahr, Preissprünge bei Energie oder gestiegene Grundsteuer.

Pauschal die gesamte Kaution zu sperren, ist unzulässig. Das gilt auch dann, wenn ein anderer Grund vorgetragen wird, etwa ein möglicher Schaden: Der Einbehalt muss sich auf konkrete Forderungen beziehen.

Drei Rechenbeispiele

Beispiel 1 — Kaum Nachzahlung zu erwarten. Kaution 2.100 €, Vorauszahlung 160 € im Monat, die Vorjahre endeten mit Guthaben von 40 € und 15 €. Ein Einbehalt von 160 bis 320 € (ein bis zwei Vorauszahlungen) ist hier angemessen. Rund 1.800 € sind nach der Prüffrist auszuzahlen.

Beispiel 2 — Übliche Nachzahlung. Kaution 2.400 €, Vorauszahlung 180 €, Nachzahlungen der Vorjahre 120 bis 340 €. Ein Einbehalt von etwa 500 bis 700 € (drei bis vier Vorauszahlungen) lässt sich begründen. Die übrigen rund 1.700 bis 1.900 € sind fällig.

Beispiel 3 — Hohe Nachzahlung. Kaution 1.800 €, Vorauszahlung 220 €, Vorjahresnachzahlung 700 €, die Gaspreise sind deutlich gestiegen. Ein Einbehalt von 800 bis 1.000 € ist hier gut begründbar. Der Vermieter sollte den Ansatz aber dokumentieren (Vorjahresabrechnung, Preiserhöhung des Versorgers).

Den Einbehalt für den eigenen Fall rechnet der Einbehalt-Rechner im Artikel Mietkaution und Nebenkostenabrechnung aus.

Der Ablauf Schritt für Schritt

Für Mieter

  1. Übergabe sauber dokumentieren. Das Wohnungsübergabeprotokoll ist der wichtigste Beleg gegen spätere Forderungen.
  2. Neue Anschrift und Kontoverbindung schriftlich mitteilen, damit Abrechnung und Rückzahlung ankommen.
  3. Nach der Prüffrist nachfragen. Der Vermieter sollte mitteilen, welcher Betrag einbehalten wird, wofür und bis wann.
  4. Abrechnung prüfen, sobald sie vorliegt: Nebenkostenabrechnung prüfen: Anleitung in sechs Schritten. Einwendungen müssen innerhalb von zwölf Monaten erhoben werden (Einwendungsfrist).
  5. Zahlung des Restbetrags verlangen, falls der Einbehalt überhöht oder die Abrechnung verspätet ist.

Für Vermieter

  1. Prüffrist nutzen und im Blick behalten. Ansprüche wegen Schäden verjähren in sechs Monaten nach Rückgabe der Wohnung (§ 548 BGB).
  2. Einbehalt beziffern und begründen. Schreiben Sie dem Mieter, welchen Betrag Sie wegen welcher Abrechnung zurückhalten und wie Sie ihn schätzen.
  3. Den Rest zügig auszahlen. Zinsen aus dem Kautionskonto gehören dem Mieter.
  4. Fristgerecht abrechnen. Die zwölf Monate sind eine Ausschlussfrist; danach ist die Nachforderung ausgeschlossen, und der Einbehalt entfällt (Nebenkosten abrechnen als Vermieter).
  5. Verrechnen und Saldo ausweisen. Nach der Abrechnung die Nachzahlung gegen den Einbehalt aufrechnen und die Differenz unverzüglich erstatten.

Die Frist im Blick behalten: Das Vermieter-Cockpit führt die Frist je Wohnung. Tragen Sie den Auszug des Mieters ein, zeigt es das Ende der Abrechnungsfrist für den Einbehalt, markiert überfällige Termine und exportiert sie in Ihren Kalender.

Typische Streitpunkte

  • Einbehalt der gesamten Kaution. Nicht zulässig; nur der angemessene Teil darf zurückbehalten werden.
  • Unklare Begründung. Ein Einbehalt „wegen Nebenkosten“ ohne Betragsansatz ist angreifbar.
  • Abrechnung kommt zu spät. Dann ist die Nachforderung ausgeschlossen, und der Einbehalt muss ausgezahlt werden. Ein Guthaben bleibt davon unberührt.
  • Zinsen vergessen. Sie erhöhen den Rückzahlungsanspruch.
  • Eigenmächtige Verrechnung mit der letzten Miete. Der Mieter darf die Kaution nicht einseitig wie eine Mietzahlung behandeln.

Wenn der Einbehalt zu hoch ist

  1. Betrag und Begründung schriftlich anfordern, mit Frist von zwei Wochen.
  2. Zahlungsaufforderung für den unstrittigen Rest, mit Fristsetzung.
  3. Mahnung: Spätestens damit gerät der Vermieter in Verzug. Dann können Verzugszinsen anfallen, derzeit fünf Prozentpunkte über dem Basiszins (§ 288 Abs. 1 BGB).
  4. Mahnbescheid oder Klage, wenn der Vermieter nicht reagiert. Wer rechtsschutzversichert oder Mitglied im Mieterverein ist, sollte vorher Rat einholen.
  5. Verjährung beachten: Der Rückzahlungsanspruch verjährt nach drei Jahren (Verjährung des Kautionsanspruchs).

Was Mieter tun können, wenn der Vermieter gar nicht zahlt, steht im Ratgeber Vermieter zahlt Kaution nicht zurück. Welche Gründe für einen Einbehalt außer den Nebenkosten zulässig sind, erklärt Wann darf der Vermieter auf die Mietkaution zugreifen?

Häufige Fragen

Wie viel Kaution darf der Vermieter wegen der Nebenkosten einbehalten?

Einen angemessenen Teil, der sich an der zu erwartenden Nachzahlung orientiert. Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. Als Anhaltspunkt dienen die Nachzahlungen der Vorjahre und die Höhe der monatlichen Vorauszahlung; die ganze Kaution darf er nicht sperren.

Wie lange darf der Vermieter die Kaution wegen der Nebenkosten zurückhalten?

Längstens bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums, in der Praxis meist kürzer, sobald die Abrechnung vorliegt. Versäumt er die Frist, ist die Nachforderung ausgeschlossen und der Einbehalt muss ausgezahlt werden.

Muss der Vermieter mir den Grund für den Einbehalt nennen?

Ja, im Streitfall muss er darlegen, welche Forderung er sichern will und wie er die Höhe schätzt. Mieter sollten den Betrag und die Begründung schriftlich anfordern.

Darf ich die letzte Miete mit der Kaution verrechnen?

Nein, nicht eigenmächtig. Die Kaution sichert den Vermieter und darf nicht einseitig als Mietzahlung verwendet werden. Wer es trotzdem tut, riskiert Zahlungsverzug und eine Kündigung.

Bekomme ich Zinsen auf den einbehaltenen Betrag?

Die auf dem Kautionskonto angefallenen Zinsen stehen dem Mieter zu und erhöhen den Rückzahlungsanspruch. Für die Zeit nach Fälligkeit können außerdem Verzugszinsen anfallen.

Wann verjährt der Anspruch auf Rückzahlung des Einbehalts?

Nach den allgemeinen Regeln in drei Jahren, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Wer wartet, riskiert den Verlust des Anspruchs.

Quellen

Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Die Beispiele sind Rechenbeispiele und keine Vorgaben für den Einzelfall.

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