Das vierte Quartal ist für Vermieter das dichteste des Jahres: Die Heizperiode beginnt, die Abrechnungsfrist läuft ab, Mieterhöhungen zum Jahreswechsel müssen rechtzeitig raus, und das Steuerjahr geht zu Ende. Diese Checkliste ordnet die Aufgaben nach Fristen und verweist auf die vertiefenden Artikel und Rechner. Sie wird jedes Jahr fortgeschrieben.
Kalender: Aufgaben, Frist, Rechtsgrundlage
| Wann | Aufgabe | Rechtsgrundlage | Mehr dazu |
|---|---|---|---|
| Ab Oktober | Heizung prüfen, Störungen schnell beheben | Mietvertrag, § 535 BGB | Mietminderung bei Heizungsausfall |
| bis 31.10. | Mieterhöhung zum 1.1. versenden | § 558, § 558b BGB | Sperrfrist, Kappungsgrenze-Rechner |
| Oktober | Rauchmelder prüfen, Wartungsnachweise ablegen | Landesbauordnung | Rauchmelderpflicht |
| 15.11. | Grundsteuer, vierte Rate | § 28 GrStG | Bescheid der Gemeinde |
| November | Nebenkostenabrechnung 2025 fertigstellen und versenden | § 556 Abs. 3 BGB | Nebenkostenabrechnung-Rechner, Häufigste Fehler |
| bis 31.12. | Abrechnung muss dem Mieter zugegangen sein | § 556 Abs. 3 BGB | Ausschlussfrist |
| Dezember | Vorauszahlungen anpassen | § 560 Abs. 4 BGB | Betriebskostenvorauszahlung |
| Dezember | Rechnungen für Instandhaltung bezahlen | § 11 EStG | Cashflow-Rechner |
| 31.12. | Zählerstände und Rauchmelder-Termine für das neue Jahr notieren | HeizkostenV | Heizkostenverordnung |
Die Termine gelten für Vermieter mit kalenderjahrgleichem Abrechnungszeitraum. Wer einen abweichenden Zeitraum vereinbart hat, verschiebt die Fristen entsprechend.
Die drei dringendsten Aufgaben
1. Nebenkostenabrechnung für 2025 versenden
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Jahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absendedatum: Ein Brief, der am 30. Dezember zur Post geht, kann zu spät sein. Nach Fristablauf kann der Vermieter Nachforderungen in der Regel nicht mehr verlangen, Guthaben des Mieters bleiben dagegen bestehen.
Wer die Frist noch halten will, plant besser einen Puffer ein und verschickt nachweisbar (Einwurf-Einschreiben, Übergabe gegen Quittung oder Zustellung nach Vereinbarung per E-Mail). Die häufigsten Fehler in der Abrechnung listet der Artikel Häufigste Fehler in der Nebenkostenabrechnung. Wie ein Messdienst im Vergleich zur eigenen Heizkostenabrechnung abschneidet, steht im Kostenvergleich.
2. Mieterhöhung zum 1. Januar rechtzeitig verschicken
Eine Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete wirkt nach § 558b BGB ab dem Beginn des dritten Kalendermonats nach Zugang des Verlangens. Geht es im Oktober zu, greift die Erhöhung am 1. Januar. Zwei Voraussetzungen sind zu prüfen:
- Die Miete muss seit 15 Monaten unverändert sein (§ 558 Abs. 1 BGB). Der Begriff Sperrfrist erklärt das Zusammenspiel von Zeitraum und Wirksamkeit.
- Die Kappungsgrenze darf nicht überschritten werden: In der Regel 20 Prozent in drei Jahren, in Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt 15 Prozent. Den Spielraum rechnet der Kappungsgrenze-Rechner aus.
Für Staffel- und Indexmieten gelten eigene Regeln; hier bieten der Staffelmiete-Rechner und der Indexmiete-Rechner Hilfe. Allgemeine Regeln zu Mieterhöhungen stehen im Artikel Mieterhöhung: Rechte, Pflichten und praktische Tipps.
3. Heizperiode: Anlage prüfen und Störungen schnell beheben
Das Gesetz kennt keinen festen Starttermin für die Heizperiode; als Faustregel gilt Oktober bis April, oft ist sie im Mietvertrag genannt. Fällt die Heizung im Winter aus, ist das ein Mangel und kann zur Mietminderung führen. Je schneller der Vermieter reagiert, desto geringer das Konfliktpotenzial. Welche Quoten bei Heizungsausfall üblich sind, zeigt der Artikel Mietminderung bei Heizungs- und Warmwasserausfall.
Zum Jahresende lohnt sich ein Blick auf die Heizkosten: Wie sich der Winter 2026 für Heizöl- und Gaskunden entwickelt, beschreibt der Artikel Heizkosten im Winter 2026.
Was Kleinvermieter oft vergessen
- Vorauszahlungen nach der Abrechnung anpassen. Nach einer Abrechnung darf jede Seite die Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Wer das auslässt, rechnet im nächsten Jahr mit derselben Nachzahlung oder demselben Guthaben.
- Rauchmelder-Wartung dokumentieren. Die Wartung ist in den Landesbauordnungen geregelt, mal beim Eigentümer, mal beim Besitzer. Ein Nachweis hilft im Streitfall.
- Winterdienst klären. Ob Räum- und Streupflicht beim Vermieter, beim Mieter oder bei einem Dienstleister liegen, ergibt sich aus Gemeindesatzung und Mietvertrag. Vor dem ersten Frost sollte klar sein, wer zuständig ist.
- Leerstehende Wohnungen winterfest machen. Wasserleitungen, Heizung auf Frostschutz und regelmäßige Kontrolle verhindern teure Rohrbrüche.
- Rechnungen vor Jahresende bezahlen. Bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung zählt der Zeitpunkt der Zahlung (§ 11 EStG). Wer Instandhaltungsrechnungen aus Dezember erst im Januar zahlt, verschiebt den Abzug ins nächste Jahr. Regelmäßig wiederkehrende Ausgaben haben eine Sonderregel; im Zweifel klärt das die steuerliche Beratung.
- Kaution und Zinsen prüfen. Die Kaution ist getrennt vom Vermögen des Vermieters anzulegen (§ 551 Abs. 3 BGB). Zum Jahresende ist ein guter Zeitpunkt, die Anlage und die Zinsgutschrift zu kontrollieren. Zahlen zu den aktuellen Zinsen bietet die Kautionszins-Tabelle.
Fristen im Blick behalten mit dem Vermieter-Cockpit
Wer mehrere Wohnungen vermietet, verliert bei den Fristen schnell den Überblick. Das kostenlose Vermieter-Cockpit rechnet je Wohnung aus, wann die nächste Mieterhöhung möglich ist und bis wann die Nebenkostenabrechnung raus muss. Die Daten bleiben im Browser, eine Registrierung ist nicht nötig, und die Termine lassen sich als Kalenderdatei exportieren.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung 2025 beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Abrechnungszeitraum, der dem Kalenderjahr 2025 entspricht, ist das der 31. Dezember 2026. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter. Nach Fristablauf kann der Vermieter Nachforderungen in der Regel nicht mehr verlangen, es sei denn, er hat die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten.
Bis wann muss ich die Mieterhöhung verschicken, damit sie zum 1. Januar wirkt?
Bei einer Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete muss das Verlangen dem Mieter nach § 558b BGB spätestens im Oktober zugehen. Die Erhöhung wirkt dann ab dem Beginn des dritten Kalendermonats nach dem Zugang, also ab dem 1. Januar. Zusätzlich muss die Miete seit 15 Monaten unverändert sein.
Wann ist die Grundsteuer fällig?
Die Grundsteuer wird nach § 28 GrStG in der Regel in vier Raten am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November fällig. Auf Antrag kann sie bei kleinen Beträgen auch jährlich gezahlt werden. Maßgeblich ist der Bescheid der Gemeinde.
Muss die Heizung ab Oktober laufen?
Das Gesetz nennt keinen Stichtag. Üblich ist als Faustregel die Heizperiode von Oktober bis April, oft auch im Mietvertrag geregelt. Sinken die Temperaturen in der Wohnung außerhalb dieser Zeit stark, kann der Mieter dennoch Heizung verlangen. Fällt die Heizung aus, kann dies eine Mietminderung begründen.
Quellen
- Primärquelle § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten — Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle § 558b BGB – Zustimmung zur Mieterhöhung — Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle § 560 BGB – Veränderungen von Betriebskosten — Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle § 28 GrStG – Fälligkeit — Bundesministerium der Justiz
- Primärquelle § 11 EStG – Vereinnahmung und Verausgabung — Bundesministerium der Justiz
Die Checkliste fasst typische Fristen zusammen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für den Einzelfall zählen Mietvertrag, Bundesland und die eigenen Zahlen.