Messdienstleister-Vergleich für Vermieter: Anbieter, Vertragsmodelle, Angebote

Wer Messdienstleister vergleicht, vergleicht selten Preise, sondern Pakete: Gerätemiete, Ablesung, Abrechnung, Laufzeit und Zusatzleistungen. Ein günstiger Jahrespreis kann sich über zehn Jahre als teuer erweisen. Dieser Beitrag zeigt, wie der Markt aufgebaut ist, welche Vertragsmodelle es gibt und mit welchen zehn Kriterien sich Angebote vergleichbar machen lassen.

So ist der Markt aufgebaut

Das Bundeskartellamt hat den Markt für Ablesedienste von Heiz- und Wasserkosten 2017 in einer Sektoruntersuchung untersucht. Die Kernbefunde, Zahlen von 2014:

• Ista und Techem hatten zusammen über 50 Prozent des Marktvolumens, die fünf größten Anbieter über 70 Prozent.
• Der durchschnittliche Umsatz lag bei rund 74 € je Wohneinheit und Jahr.
• Als Probleme nannte das Amt lange Vertragslaufzeiten, hohe Wechselkosten, mangelnde Interoperabilität und eine schwache Preissensibilität, weil der Vermieter den Dienst auswählt, die Mieter ihn aber bezahlen.

Techem hielt dagegen, man stehe im Wettbewerb mit deutlich über 200 Anbietern. Beides zusammen ergibt ein Bild: Ein paar große Namen bedienen den Großteil der Gebäude, daneben gibt es viele regionale und kleinere Dienstleister.

Beim Vergleich der Namen hilft ein Blick auf die Eigentümer. So hat die Minol-ZENNER-Gruppe 2018 Brunata International übernommen. Hinter zwei Markennamen kann also dieselbe Unternehmensgruppe stehen, was die Auswahl an unabhängigen Angeboten verringert.

Wer anbietet: eine Orientierung, keine Rangliste

Die Namen sind Beispiele, die jeder Vermieter kennt. Sie sind keine Empfehlung und keine vollständige Liste. Wir haben keine unabhängigen Qualitätsdaten zu einzelnen Dienstleistern und bewerten deshalb auch keine.

Hausverwaltungssoftware und Messdienst: Was sich übernehmen lässt

Wer selbst abrechnet, braucht die Verbrauchswerte oder die fertige Abrechnung des Messdienstleisters in der Software. Aus den Anbieterseiten in unserem Vergleich der Hausverwaltungssoftware ergibt sich, nach eigenen Angaben der Hersteller, ein gemischtes Bild:

• INtex beschreibt die Übernahme der Ergebnisse eines Messdienstes wie ista, Techem oder Brunata, als Gesamtsumme oder je Einheit.
• Mieterverwaltung.org liest Techem-Abrechnungen als PDF ein und ordnet sie den Mietern zu.
• objego wird von der ista SE betrieben, also selbst von einem Messdienstleister; die Heizkostenabrechnung ist laut Anbieter an Voraussetzungen wie eine Gaszentralheizung geknüpft.
• immoflow, WISO Vermieter und dooyah house übernehmen die Abrechnung eines externen Messdienstes, ohne einzelne Anbieter zu nennen.
• hellohousing bietet eigene Funkzähler samt Abrechnung an, ist also der dritte Typ aus der Tabelle.
• Nebenklar liest Abrechnungen von Messdienstleistern nicht ein.

Zu KALO, Minol und Qundis nennen die geprüften Seiten keine konkrete Anbindung. Das heißt nicht, dass es sie nicht gibt, sondern nur, dass wir sie nicht belegen können. Fragen Sie vor dem Kauf beim Softwareanbieter nach, welches Dateiformat Ihr Messdienstleister liefert und ob die Software es einlesen kann.

Die drei Vertragsmodelle

Zur dritten Variante, den Kosten und der Arbeit gibt es einen eigenen Beitrag: Heizkostenabrechnung selbst erstellen oder Messdienst?.

Wer zahlt was? Die laufenden Kosten der Verbrauchserfassung sind für Mieter umlagefähig: Miete der Geräte, Eichung, Ablesung, Berechnung und Aufteilung (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV). Der Kaufpreis eigener Geräte nicht. Will der Vermieter die Geräte nicht kaufen, sondern mieten, muss er das den Mietern vorher ankündigen, und die Mehrheit kann binnen eines Monats widersprechen (§ 4 Abs. 2 HeizkostenV).

Zehn Kriterien für den Vergleich von Angeboten

Zu 6 hat der Verband der Immobilienverwalter festgehalten, dass ein neuer Dienstleister dank Interoperabilität vorhandene Geräte weiterverwenden kann. Das gilt für neu eingebaute Geräte. Für ältere Funkgeräte, die bis Ende 2022 installiert wurden, müssen die Anforderungen erst bis zum 31. Dezember 2031 erfüllt sein (§ 5 Abs. 4 HeizkostenV). Ob sie sich von Dritten auslesen lassen, muss jedes Angebot klar beantworten.

Zu 5 und zu den Preisanpassungsklauseln lohnt der Blick in die veröffentlichten Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Anbieter. Als Beispiel: KALORIMETA lässt Mietverträge über Heizkostenverteiler sich jeweils um acht Jahre verlängern, wenn nicht sechs Monate vor Ablauf gekündigt wird (AGB, Stand 07/2022, Ziffer 2.3). Andere Anbieter haben andere Bedingungen. Auch zu Preisanpassungen steht dort etwas: Die Listenpreise werden im ersten Quartal jedes Kalenderjahres nach billigem Ermessen aktualisiert (Ziffer 4.1), und vereinbarte Abweichungen ziehen im Verhältnis der Listenpreise nach (Ziffer 4.2). Eine solche Klausel gehört in den Vergleich.

Rechenbeispiel: Zwei Angebote über zehn Jahre

Ein Haus mit sechs Wohnungen, 24 Heizkostenverteilern und 6 Warmwasserzählern. Zwei fiktive Angebote, nur zur Illustration, keine echten Preise:

Angebot B ist im Jahrespreis um 70 € günstiger, über zehn Jahre um 720 €, obwohl es die Montage extra berechnet. Würde man nur den Preis der Abrechnung je Wohnung ansehen, wäre Angebot A mit 20 € gegenüber 25 € im Vorteil. Das zeigt, warum die Gesamtsumme zählt, nicht ein einzelner Posten. Zum Vergleich: Die Beträge entsprechen etwa 71 € bzw. 59 € je Wohnung und Jahr und liegen damit im Bereich der Richtwerte von 60 bis 120 €. Ob ein Angebot für Ihr Haus passt, zeigt nur die eigene Anfrage.

Die laufenden Posten tragen die Mieter über die Heizkosten. Das ändert nichts daran, dass der Vermieter nach dem Wirtschaftlichkeitsgebot auf angemessene Kosten achten muss.

So holen Sie vergleichbare Angebote ein

Damit Angebote vergleichbar werden, brauchen alle Anbieter dieselbe Ausgangslage:

1. Anzahl der Nutzeinheiten, getrennt nach Wohnungen und Gewerbe.
2. Heizungsart und Warmwasserbereitung (zentral oder dezentral).
3. Bestand an Geräten: Heizkostenverteiler (Funk oder Verdunster), Wärmezähler, Warmwasserzähler, Hersteller und Baujahr, Zahl der Heizkörper.
4. Abrechnungszeitraum und gewünschter Starttermin.
5. Gewünschtes Modell: Miete, Kauf, nur Abrechnung.
6. Zusatzleistungen: monatliche Verbrauchsinformation, Rauchwarnmelder, Legionellenprobe.

Bitten Sie um ein schriftliches Angebot mit Gesamtkosten über zehn Jahre, das Laufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist und Preisanpassungen enthält. Fragen Sie außerdem Ihren Eigentümerverband, ob er Rahmenkonditionen mit einem Dienstleister vermittelt und worauf sich diese beziehen.

Das sollten Sie nicht tun

• Nicht nach dem niedrigsten Jahrespreis auswählen, ohne Laufzeit und Einmalkosten zu prüfen.
• Nicht die Umrüstung auf Funk unterschreiben, bevor Sie Vergleichsangebote haben.
• Nicht auf eine Ausschreibung verzichten, wenn die Kosten deutlich über den Richtwerten liegen. Eine gesetzliche Ausschreibungspflicht gibt es nicht, das Wirtschaftlichkeitsgebot gilt aber.
• Nicht ohne Auftragsverarbeitungsvertrag Verbrauchsdaten weitergeben.

Für Mieter: was Sie in der Abrechnung sehen

Die Kosten der Verbrauchserfassung müssen in der Heizkostenabrechnung getrennt stehen. Liegen sie ungewöhnlich hoch, können Mieter beim Vermieter nachfragen, wie sich der Betrag zusammensetzt. Eine Hilfe dazu ist Heizkostenabrechnung prüfen.

Fazit

Den „besten“ Messdienstleister gibt es nicht, weil der Markt keine unabhängigen Qualitätsdaten liefert und die Angebote unterschiedliche Pakete bündeln. Vermieter vergleichen am besten die Gesamtkosten über die Laufzeit und prüfen dabei Laufzeit, Schlüsselmaterial und Zwischenablesung. Wer das tut, ist beim Umstieg auf Funkgeräte zum Jahreswechsel 2026/27 und bei einem späteren Wechsel im Vorteil.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Verträge und AGB prüft ein im Mietrecht tätiger Anwalt oder der örtliche Eigentümerverband.

Häufige Fragen

Weiterführende Themen

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